هر چه سازمان بزرگتر باشد، دانش بیشتر و نیاز به نرم افزار مدیریت دانش هم بیشتر است. گسترش کسب و کار با کارمندان بیشتر، اسناد بیشتر، داده ها و مشتریان بیشتر همراه است. فرآیند رشد می تواند آشفته باشد زیرا شرکت ها سعی می کنند اطلاعات و منابع خود را سازماندهی کنند . و اینجاست که انتخاب یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت دانش می تواند به شما در سازمانتان کمک کند.
همانطور که نرم افزار مدیریت دانش می تواند به رشد و حفظ دارایی های دانشی کمک کند، عدم پیاده سازی صحیح نرم افزار مدیریت دانش می تواند ضربه بدی به موفقیت کسب و کار بزند. در این میان شناخت بهترین نرم افزار های بازار جهانی میتواند به ما کمک شایانی کند تا نرم افزار مدیریت دانش متناسب با نیازمان را بشناسیم و انتخاب کنیم.
در این مقاله از گروه نرم افزار داتیس نگاهی به بهترین نرم افزارهای مدیریت دانش خارجی خواهیم انداخت.تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.
نرم افزار مدیریت دانش چیست؟
نرم افزار مدیریت دانش (KM) از ابزارهایی مدیریت دانش است که برای جمع آوری و توزیع موثر دانش داخلی و خارجی در شرکت ها مورد استفاده قرار می گیرید.
مدیریت دانش ، به طور خلاصه، روش جمع آوری، سازماندهی و به اشتراک گذاری اطلاعات با افرادی است که به آن نیاز دارند. این نرم افزار به ادغام اطلاعات کمک می کند تا مشتریان و کارمندان شما بتوانند به راحتی به آن دسترسی داشته باشند. با سازماندهی سیستماتیک اطلاعات شرکت، اطمینان حاصل می کنید که همه بخش ها در یک راستا قرار دارند و مشتریان دستورالعمل های ثابتی را دریافت می کنند.
نحوه انتخاب بهترین نرم افزارهای مدیریت دانش
شرکت ها باید فاکتورهای متعددی را هنگام مقایسه ابزارهای KM مختلف در بازار در نظر بگیرند. در اینجا برخی از موارد مهم برای کمک به تصمیم گیری شما وجود دارد.
سهولت استفاده و نگهداری
ابزارهای مدیریت دانش باید زندگی همه را آسان‌تر کند. اگر ابزارها فرآیندها را پیچیده یا موانعی بین بخش ها ایجاد کنند، آنها کار خود را انجام نمی دهند. ابزارها همچنین باید به راحتی نگهداری شوند .و در عین حال که عملیاتی می مانند، به سرعت اطلاعات را به روز کنند.
هزینه کل مالکیت پایین
همه هزینه ها در قیمت ماهانه یک ابزار KM ارائه نمی شود. آموزش، تعمیر و نگهداری و افزودنی ها باید در نظر گرفته شوند تا مشخص شود که خدمات چقدر هزینه دارد. یافتن ابزارهای دانش با هزینه مالکیت پایین به طور قابل توجهی بر سود بلند مدت شما تأثیر می گذارد.
زمان سریع برای ارزش گذاری و بازگشت سرمایه
زمان ارزش گذاری به این اشاره دارد که ابزار KM چقدر سریع مشکل شما را حل می کند. به بزرگترین اولویت هایی که امیدوارید نرم افزار مدیریت دانش حل کند فکر کنید. اگر برای دستیابی به این اهداف به آموزش گسترده تیمی یا توسعه فنی نیاز دارید، بازپرداخت سرمایه‌تان زمان بیشتری از شما می‌گیرد.
ادغام با سایر خدمات
یکی از مزایای بهترین نرم افزارهای مدیریت دانش این است که به عنوان یک مرکز توزیع دانشی عمل می کند که می تواند اطلاعات را به سایر ابزارهای شما متصل کند . و کارایی اعضای تیم را افزایش دهد. این می تواند زمانی انجام شود که نرم افزار KM با:
- نرم افزار خدمات مشتری: نمایندگان می توانند به مقالات پایگاه دانش برای درخواست پشتیبانی مشتری ها کمک کنند.
- سیستم های مدیریت سفارش: مشتریان می توانند سفارشات خود را در پورتال مشتری پیگیری کنند.
اگر ابزار KM با سرویس‌های دیگری که تیم شما استفاده میکند یکپارچه نشود، در نهایت میتواند پایگاه اطلاعاتی ایجاد کند . و فرآیندها را پیچیده کند. از سوی دیگر، نرم افزارهایی که از بسیاری از ادغام ها پشتیبانی می کنند، عملکرد بهتری دارند. به عنوان مثال، اگر بتواند به نرم افزار پورتال شریک شما متصل شود ، تیم شما می تواند راحت تر با شرکای تجاری همکاری کند. یکپارچه‌سازی‌ها همچنین به شما این امکان را می‌دهند که نرم‌افزار را متناسب با نیازهای منحصربه‌فرد خود ارتقا داده و سفارشی کنید.
مقیاس پذیری
به این فکر کنید که تیم شما در حال حاضر به چه ویژگی هایی نیاز دارد و ممکن است در آینده به چه ویژگی هایی نیاز داشته باشید. پلتفرمی که میتواند در شرکت شما گسترش یابد، به شما کمک میکند از دردسرهای فزاینده‌ای که سایر شرکت‌ها با آن رو به رو هستند، اجتناب کنید. مقیاس پذیری عملکرد تیم را در هر مرحله بهینه می کند.
بهترین نرم افزارهای مدیریت دانش در بازار جهانی
همانطور که گفته شد شناخت بهترین نرم افزارهای مدیریت دانش میتواند به ما کمک کند که ویژگی ها و انتظارات ما از یک نرم افزار مدیریت دانش را بشناسیم.در این بخش بهترین نرم افزار های مدیریت دانش در سطح بازار خارجی را با هم بررسی میکنیم.
این مطلب را از دست ندهید: مدیریت دانش چیست؟
Confluence
این نرم افزار بخشی از مجموعه Atlassian SaaS، یک نرم‌افزار با پایگاه دانش قوی است که به همکاران اجازه می‌دهد به طور یکپارچه اطلاعات را با هم به اشتراک بگذارند. در این نرم افزار افراد می توانند در حین کار خود محتوا دانش را ایجاد، ویرایش و سازماندهی کنند. از قابلیت‌های Confluence میتوان به فضاهای انعطاف پذیر و قابل شخصی‌سازی ،میزکار اختصاصی برای پروژه ها،قابلیت جستجوی پیشرفته، قابلیت سفارشی‌سازی قوی طرح‌بندی‌ها، قالب‌ها و تم‌ها بیان کرد.
Document360
یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت دانش، نرم افزار document360 است.این نرم افزار برای شرکت های در حال رشد طراحی شده است، تمام دانش شرکت شما را برای انتشار آسان در یک جا جمع آوری میکند. این ابزار امکان دسترسی خصوصی از طریق ورود ایمن را فراهم می کند تا فقط اعضایی که مجاز هستند بتوانند از اسناد شما استفاده کنند.
این نرم افزار همراه با یک رابط کاربری رضایت بخش و یک سیستم جستجوی قوی، و همچنین تجزیه و تحلیل پیشرفته را ارائه می دهد، بنابراین کاربران در استفاده از آن تجربه خوبی خواهند داشت.
Guru
گورو به عنوان شرکت ویکی کار می کند که به حضور هرچه کارآمدتر کارکنان و ارتباطات داخلی کمک می کند. این ابزار یکپارچه سازی در جریان های کاری را افزایش می دهد و افزونه‌های مرورگر قدرتمندی را ارائه می‌دهد که به کارمندان اجازه می‌دهد اطلاعاتی را که در جریان حرکت هستند ضبط کنند.
از ویژگی های کلیدی این نرم افزار میتوان به استفاده از یک ویرایشگر ساده، که کاربر می تواند محتوای موجود را از ابتدا وارد کند اشاره کرد همچنین سازماندهی سیستماتیک اطلاعات و بینش عمیقی در مورد نحوه استفاده از دانش توسط کارکنان به آن ها عرضه می شود و در نهایت محتواهای تکراری برای جلوگیری از اضافه کاری شناسایی و حذف میگردند.
Bloomfire
Bloomfire یکی دیگر از بهترین نرم افزارهای مدیریت دانش است و قابلیت جست و جوی دانش دارد که به کاربران کمک می کند تا در عین همکاری تیمی بایکدیگر در یک لحظه به اطلاعات هم دسترسی داشته باشند. Bloomfire با نظرات، لایک ها و بازخوردهای شخصی، کاربران را درگیر نگه می دارد و به همکاری در پروژه ها کمک می کند.
در این نرم افزار شکاف های دانش با استفاده از جستجو بر مبنای تجزیه و تحلیل های داخلی کشف و از بین می روند. در این نرم افزار دانش را به صورت فیلم، متن، نمودار، صدا یا هر قالب دیگری منتشر می شود.
Bitrix24
این نرم افزار یک فضای کاری جامع برای همکاری تیمی، مدیریت ارتباط با مشتری و مدیریت پروژه ارائه می دهد. راهکار های مدیریت دانشی که ارائه می دهد به راحتی قابل استفاده است و می تواند در همه دستگاه ها، از جمله تلفن های همراه و لپ تاپ ها قابل دسترسی باشد. حتی می‌توانید پایگاه دانش را مطابق میل خود سفارشی کنید و Bitrix24 را با ابزارهای مورد علاقه خود ادغام کنید. علاوه بر این، این ابزار یک برنامه تلفن همراه اختصاصی را برای بهبود تجربه نهایی کاربر ارائه می دهد. در نهایت این پلتفرم ارتباط آنلاین محبوب، طیف گسترده ای از ابزارها را برای مشاغل ارائه می دهد. که ویژگی هایی مانند مدیریت پروژه، CRM، ابزارهای ارتباطی، مدیریت اسناد و غیره را شامل می شود. Bitrix24 به تیم ها اجازه می دهد تا به طور مؤثر با یکدیگر همکاری کنند و بهره وری را بهبود بخشند.
Zoho Desk
یکی دیگر از بهترین نرم افزارهای مدیریت دانش Zoho Desk است.این نرم افزار یکی از ابزارهای خدمات مشتری است که به عنوان نرم افزار مدیریت دانش نیز عمل می کند. در حالی که در درجه اول برای ارائه عملکردهایی مبتنی بر کمک برای پشتیبانی از عوامل در مرکز، تمرکز دارد، همچنین قابلیت های مدیریت دانش پایه را دارد، عمدتاً راه حل های سلف سرویس را نیز ارائه می دهد.
Zoho Desk به کسب‌وکارها امکان می‌دهد پایگاه‌های دانش مربوط به مشتری را ایجاد و مدیریت کنند و به مشتریان اجازه می‌دهد به منابع سازمان مورد نظر برای سؤالات و مسائل رایج دسترسی داشته باشند.
بهترین نرم افزار مدیریت دانش در بازاهای داخلی
شناخت بهترین نرم افزار مدیریت دانش در بازار داخلی به همان میزان که شناخت نرم افزار در بازار های بین المللی اهمیت دارد مهم است. نرم افزار های داخلی متناسب با فرهنگ سازمانی غالبی که در کسب و کار های ایران وجود دارد بومی سازی شده است و این موضوع ما را در رسیدن به رسالت اصلی مدیریت دانش کمک میکند.
گروه نرم افزاری داتیس، نرم افزار مدیریت دانش پندار را متناسب با ISO30401 طراحی و پیاده سازی کرده است. انعطاف بالایی که این نرم افزار در پیاده سازی فرایند مدیریت دانش دارد، چرخه 5 عنصر حیاتی دانش(شناسایی دانش در سازمان، استخراج دانش های ضمنی و صریح ، ثبت و طبقه بندی دانش، اشتراک گذاری صحیح دانش و بکارگیری و بروزرسانی دانش) را به خوبی و بر اساس استراتژیک خاص سازمانی هر کسب و کاری اجرا می کند.
پایان صحبت ها
در گذشته، به دلیل تمرکز بیش از حد بر ابزارها، ابتکارات سیستم‌های مدیریت دانش ابتدایی اغلب با شکست مواجه میشد که این موضوع به ضرر سایر حوزه‌ها بود. با اینکه تمرکز مدیریت دانش هنوز هم بر افراد و تعاملات انسانی است، ولی باید این نکته را در نظر داشت که سیستم های مدیریت دانش راه طولانی را پیموده اند و امروزه از یک نیاز اختیاری به یک جزء حیاتی برای سازمان شما تبدیل شده اند. امروزه، چنین سیستم هایی می توانند امکان جذب افکار و ایده های بدون ساختار را فراهم کنند،. این موضوع همچنین در سراسر در بخش استراتژی مدیریت دانش بسیار مهم می باشد.
شناخت بهترین نرم افزار مدیریت دانش ما را راهنمایی میکند که نیازمان برای مدیریت دانش چیست؟ و چه پلتفرمی نیازمان را پوشش می دهد.
این مطلب را از دست ندهید: درخت دانش چیست؟