سیستم های مدیریت دانش سیستمی است که به شرکت ها امکان ایجاد،ذخیره و به اشتراک گذاری دانش را می دهد. اجرای استاندارد مدیریت دانش ISO30401 در سیستم مدیریت دانش ، یک سازمان را قادر می سازد تا دانش را در یک مکان مرکزی جمع آوری کند. سپس امکان دسترسی به اطلاعات و یادگیری برای کارکنان در سراسر شرکت در دسترس قرار می گیرد تا در هر زمان به آن دسترسی داشته باشند. این امر می‌تواند هزینه‌های مرتبط با آموزش استخدام های جدید را کاهش دهد و بینش‌های ارزشمندی در مورد الگوها و روندهای داخلی و بیرونی سازمان ارائه دهد که به افزایش درآمد کمک می‌کند. همچنین سیستم مدیریت دانش می‌تواند پایگاه‌های اطلاعاتی قابل جستجو را برای دسترسی به اطلاعات خاص مورد نیاز کارکنان، مشتریان یا سایر ذینفعان فراهم کند.
استاندارد مدیریت دانش ISO30401
ایزو 30401 یک استاندارد برای برای مدیریت دارایی فکری سازمان بر بستر فناوری اطلاعات و ارتباطات است .که از سال 2018 ارائه شده است.این سند یک رویکرد فرآیند گرا برای استقرار، پیاده سازی، بهره برداری و نگهداری سیستم مدیریت دانش است. استاندارد مدیریت دانش ISO30401 مشخص می کند که هر سازمان چه نیازها و الزاماتی را برای دستیابی به اهداف خود، باید فراهم کند. بنابراین، این سند با هدف ارائه یک نمای کلی از مجموعه فرآیندهای مورد نیاز برای ایجاد یک معماری اطلاعاتی قوی پیرامون دارایی‌های دانش در سازمان ، نه تنها الزامات استاندارد را برآورده کند، بلکه بهترین شیوه‌ها را در عملکرد در سازمان نیز ارائه دهد.
هدف ایزو 30401 ارائه چارچوبی برای سازمان ها برای ایجاد و حفظ یک سیستم مدیریت دانش موثر است. مقررات این استاندارد با تمام بخش ها و تمام اندازه های سازمانی سازگار است. آنها باید مطابق با سرعتی که هر نهاد با توجه به اهداف آینده و محدودیت‌های آنها تعریف می‌کند، اعمال شوند.
هدف از اخذ ISO 30401 فقط دریافت گواهینامه نیست. این استاندارد یک چارچوب کلی برای یکپارچه سازی یک سیستم مدیریت دانش در سازمان ارائه می دهد.
بنابراین هر سازمانی باید چارچوب سیستم مدیریت دانش (KMS) خود را توسعه دهد که با الزامات استاندارد ISO 30401 KMS همسو باشد.
استاندارد <<ISO 30401 >>با حصول اطمینان از اینکه همه بخشهای سازمان به دانش مورد نیاز برای اجرای فرایندهای خود دسترسی دارند، رویکردی برای مدیریت دارایی های فکری ارائه می دهد. این استاندارد همچنین انطباق با الزامات قوانین حفاظت از اطلاعات را نیز تضمین می کند و با شناسایی اطلاعات تکراری در سیستمها، پایگاه های داده و نرم افزارها ، کارایی را افزایش می دهد.
الزامات سیستم مدیریت دانش سازمان برای داشتن استاندارد ایزو 30401
- یک سازمان برای داشتن استاندارد ایزو 30401 باید اهداف زیر را دنبال کند :
- سیستم باید نیازهای کسب و کار را برآورده کند و با اهداف تجاری هماهنگ باشد.
- از نظر مزایا و اثرات، سیستم باید قابل اندازه گیری (در صورت عملی) باشد.
- این سیستمها باید دائما نظارت، پایش و در صورت لزوم به روز شود.
- ممکن است اهدافی که در سیستم دنبال می شوند کمی یا کیفی باشند و به مسائلی مانند ایمنی، ریسک، کیفیت،هزینه، سهم بازار و تجربه مشتری مربوط باشند
- ممکن است به نتایج کسب و کار، نتایج سازمانی، نتایج مرتبط با مشتری ویا نتایج اجتماعی و زیست محیطی مربوط باشند،
- سازمان باید طرفهای ذینفعی را که به سیستم مدیریت دانش مرتبط هستند را تعیین کند.
- سازمان باید الزامات مربوطه طرفین را که از نظر عملکرد تجاری و سازمانی ساختار یافته است، تعیین کنند
- سازمان باید حوزه های دانش را شناسایی، ارزیابی و اولویت بندی کنند چرا که بیشترین ارزش برای سازمانها در زمینه سیستم مدیریت دانش ،مسائل شناسایی شده واولویت بندی شده می باشد.
- سازمان ها باید برای ایجاد و تداوم مدیریت موثر دانش، فعالیت های سیستماتیک داشته باشند.
البته در اینجا این سوال مطرح شود که چه اهدافی با اجرای استاندارد ISO 30401 محقق می شود؟
الف) کسب دانش جدید
ب) بکارگیری دانش روز
ج) حفظ دانش فعلی
د) رسیدگی به دانش منسوخ یا نامعتبر
ارتباط بین دانش و استاندارد ایزو 30401 در سازمان ها:
جریان های دانش در سازمان ، باید برای ایجاد و حفظ فعالیت های سیستماتیک باشند بدین منظور رفتارهای مرتبط با محدوده استاندارد ایزو 30401 باید برای پشتیبانی از انواع مختلف جریان های دانش مانند تعاملات انسانی (یعنی مکالمات و تعاملات فردی و تیمی)، ارائه خدمات (یعنی نمایش، ضبط یا کدگذاری ) ، ترکیب دانش(یعنی پالایش، طبقه بندی)، درونی سازی و یادگیری (یعنی ارزیابی و جذب دانش کشف شده) باشد.
مزایای ایزو 30401 (ISO30401)
- توانمندسازی سیستم مدیریت دانش برای حفظ و نگه داری سرمایه انسانی (یعنی نقش ها و مسئولیت ها، پشتیبانی مدیریت ارشد)،
- تأمین منابع مورد نیاز برای سیستم مدیریت دانش
- ضبط فرآیندهایی که در سازمان در جریان است (یعنی دانش تعریف شده در سازمان)،
- تقویت ارزش های سازمانی که باعث افزایش اعتماد در سازمان می شود.
- تقویت فناوری و زیرساخت های موجود در سازمان (یعنی ابزارهای مشارکتی در فضاهای کاری فیزیکی)
- اجرای فرهنگ مدیریت دانش (یعنی هنجارهای به اشتراک گذاری دانش و یادگیری از آن )
- حصول اطمينان از اينكه خط مشي و اهداف مديريت دانش تثبيت شده، قابل ارزيابي و همسوبا اهداف سازمان است.
- افزایش اهميت مديريت مؤثر دانش و انطباق آن به سمت پذیرش تغییرات کاربردی در سازمان
- و در نهایت پروش فرهنگی که کارکنان برای مدیریت دانش ارزش قائل باشند و از آن حمایت کنند که در این صورت میتوان از اینکه سیستم مدیریت دانش به نتایج مورد نظر خود دست می یابد، اطمینان حاصل کرد. که نتیجه غایی آن ارتقاء بهبود مستمر مدیریت دانش در سازمان است.
استاندارد ISO30401: یک قاب جدید برای مدیریت دانش
پیش‌نویس استاندارد جدید مدیریت دانش بین‌المللی (KM)، ISO 30401 برای سیستم‌های مدیریت دانش، برای اظهار نظر عمومی در روز پنجشنبه 23 نوامبر 2017 منتشر شد. متعاقباً این استاندارد در ژانویه 2019 تایید نهایی و انتشار یافت.
پیاده سازی ISO 30401
ایزو 30401، یک استاندارد از زیرمجموعه سیستم های مدیریت (MSS) است و از همان ساختار سطح بالایی که تعدادی از ISO MSS های دیگر از جمله سیستم های مدیریت کیفیت معروف ISO 9001:2015 – و ISO 14001:2015 سیستم های مدیریت زیست محیطی استفاده می کند، استفاده می کند. این ایزو در واقع استانداردی است که برای سازمان‌هایی که یک سیستم مدیریت واحد یا یکپارچه را اجرا می‌کنند ، در نظر گرفته شده است.
بنابراین، پس از انتشار ISO 30401، سازمانها در سراسر جهان توانسته اند با دریافت این گواهینامه مطابقت سازمان خود را با این استاندارد جهانی نشان دهند و از آن برای راهنمایی استفاده کنند. لازم به ذکر است که ممیزی و صدور گواهینامه می تواند توسط طرف هایی انجام شود که ممکن است معتبر باشند یا نباشند، هرچند که هم اکنون تعداد زیادی از نهادهای صدور این گواهینامه به صورت معتبر وجود دارند.
برای ادعای انطباق با یک استاندارد، یک سازمان به شواهدی نیاز دارد که نشان دهد الزامات را برآورده می کند. و این شواهد معمولاً از طریق حسابرسی گردآوری می شود. سه نوع حسابرسی وجود دارد: شخص اول، شخص دوم و شخص ثالث. حسابرسی های شخص اول، ممیزی های داخلی هستند. ممیزی شخص دوم و شخص ثالث ممیزی خارجی هستند. ممیزی شخص ثالث می تواند منجر به صدور گواهینامه شود. تا الزامات دو یا چند استاندارد سیستم مدیریت را به طور همزمان برآورده کنند.
هشدارها
خطر صدور گواهینامه با کیفیت پایین : ادعاهایی در رابطه با «کارخانه‌های صدور گواهینامه» غیرمعتبر که گواهینامه‌های غیر استاندارد ارائه می‌کنند،
دومین خطر این است که سازمانها، این استاندارد را فقط به صورت نمادین دریافت کنند و آن را اجرا نکنند .
فرصت ها:
می توان انتظار داشت که مشکل جذب کم دانش با حمایت قوی استاندارد و صدور گواهینامه iso 3040 کاهش یابد، که احتمالاً بسیاری از شرکت های متخصص در مدیریت دانش به طور فعال مشتریان خود را تشویق می کنند تا به دنبال دریافت گواهینامه باشند در نهایت سازمان باید دانش لازم برای عملیات فرآیندهای دانش خود و دستیابی به انطباق محصولات و خدمات با اصول این استاندارد تعیین کند.
صحبت پایانی:
همانطور که در بالا اشار کردیم، مدیریت دانش به عنوان یک رشته از چندین دهه قبل وجود داشته است . گاهی اوقات فقط در حد یک سبک مدیریتی در نظر گرفته می شده است، شاید به این دلیل که هرگز رویکردها، مدل‌ها، ابزارها و روش‌هایی را به صورتی که در ابعاد جهان توافق شده باشند، نداشته است. در نتیجه گنجاندن اخیر الزامات استانداردهای ایزو در مدیریت دانش نوعی تاکید جدید و حرفه ای برای توسعه یک سیستم مدیریتی است که به طور موثرترویج دانش را برای سازمان ها از طریق ارزش آفرینی امکان پذیر می کند.
موضوعاتی که در این مقاله به آنها پرداخته شده اند، فقط یک نگاه کلی به مسائل متعددی که باید در مورد استاندارد ISO در سیستم مدیریت دانش در نظر گرفت است. از شما دعوت می شود تا برای کسب اطلاعات تخصصی تر در این زمینه با کارشناسان ما در گروه نرم افزاری داتیس در تماس باشید.
این مطلب را از دست ندهید : مدیریت دانش ایزو 30401 چیست ؟