نرم افزار مدیریت دانش چیست؟

اهمیت استفاده از نرم افزار مدیریت دانش

برای بیان اهمیت استفاده از نرم افزار مدیریت دانش دلایلی وجود دارد، از جمله :

• بهبود تصمیم گیری و تصمیم سازی :

بهبود کیفیت تصمیم گیری در بخش مدیریت با اطمینان از ایمن بودن  و قابل اعتماد بودن دانش، اطلاعات و داده ها از طریق چرخه گردش دانش.

• دستیابی سریع به دانش:

با توجه به داده های نامحدود در گردش در سازمان. با نرم‌افزار KM، اساساً شما باید بینش‌های جمع‌سپاری را از هر فردی که استخدام می‌کنید و هر مشتری که با آن تجارت می‌کنید، دریافت ‌کنید. اما این به سادگی ممکن نیست مگر اینکه شما یک سیستم KM داشته باشید که بتواند به سرعت و به راحتی از محتوای کارمندان و مشتریان صرف نظر از اینکه دورکار هستند یا در محل کار حضور دارند، استفاده کند.

به عبارت دیگر، هیچ داده ی تلنبار شده ای نمی تواند وجود داشته باشد. دانش باید در زمان واقعی قابل دسترسی باشد، و باید از هر دستگاهی، در هر نقطه از جهان، و حتی به چندین زبان در دسترس باشد، اگر شرکت شما واقعاً از نظر وسعت جهانی باشد

• آسان کردن دانش برای فهمیدن:

یکی از بزرگترین چالش هایی که  سازمان ها امروزه با آن مواجه هستند این است که کاربران نمی توانند در میان انبوهی از داده ها آنچه را که مدنظر دارند را پیدا کنند. این دقیقا همان چیزی است که اهمیت نرم افزار مدیریت دانش را نشان میدهد چرا که این نرم افزار داده ها را به گونه ای سازماندهی کند که برای کاربران منطقی باشد. اما حتی اگر نرم افزار KM این کار را به خوبی انجام دهد، باز هم همه مشکل حل نمی شود سوالی که مطرح می شود این است که  چگونه کاربران نتیجه دقیق مورد نظر خود را بیابند؟

• استخراج و ثبت دانش :

جمع آوری و ثبت دانش در بستری امن از چالش های مهمی است که شاید کمتر به آن توجه شده باشد. اینکه کارکنان بتوانند به سهولت و سادگی دانش، درس آموخته و اطلاعات مهم را در نرم افزار مدیریت دانش ثبت شوند. اگر ابزار ثبت به آسانی در اختیار کاربران نباشد اطلاعاتی که در لحظه در ذهن آنها است، از بین می رود و فرایند کشف دانش به سمت فراموشی دانش می رود.

•  پایگاه دانش و محل حفظ دانش :

دو نوع پایگاه دانش وجود دارد. یک پایگاه دانش قابل خواندن توسط ماشین ها که داده هایی را ذخیره می کند که فقط توسط سیستم های هوش مصنوعی قابل تجزیه و تحلیل هستند. یک پایگاه دانش قابل خواندن برای انسان، که اسناد و متون فیزیکی را ذخیره می کند که برای مردم قابل دسترسی است. پایگاه‌های دانش قابل خواندن برای انسان قابلیت برقراری تعامل بیشتری را دارند، اما جستجوها اغلب وقت‌گیرتر هستند. ولی اگر به همه دانش سازمانی  دسترسی وجود داشته باشد  و حتی هر چیزی را که مورد نیاز است در کمترین زمان ممکن پیدا شود. این هنوز  مشکل برگرفته شده از اطمینان از آپلود ها و به روز رسانی های دقیق و منظم را حل نمی کند.