امروزه با رشد بازار رقابتی جهانی، مدیران زمان کافی جهت کنترل تک تک کارکنان را ندارند و درگیر شناسایی فرصتهای خارجی و داخلی سازمان هستند. در چنین شرایطی بخشی از مهترین امور بر عهده کارکنان خواهد بود و کارکنان زمانی می توانند این وظایف را به درستی انجام دهند که از مهارت، تخصص و دانش کافی برخوردار باشند. کارکنان مهمترین دارایی سازمان هستند و میزان توانمندی و تخصص آنها ارتباط مستقیمی بر موفقیت سازمان دارد. همچنین سازمانها برای ورود به عرصه های رقابتی بین المللی به نیروهای توانمند و متخصص نیاز دارد. برای توانمند سازی نیاز است تا تمامی افراد اعم از کارکنان خط مقدم تا مدیران سطح بالا همواره در تلاش باشند تا مهارت و دانش خود را افزایش دهند.
برای توانمند سازی نیاز است تا تمامی افراد اعم از کارکنان خط مقدم تا مدیران سطح بالا همواره در تلاش باشند تا مهارت و دانش خود را افزایش دهند. توانمند سازی کارکنان موضوعی است که با تغییرات محیطی و افزایش رقابت جهانی، در کانون توجه مدیران قرار گرفته است. نیروهای توانمند مسئولیت پذیرتر و با انگیزه تر هستند و رضایت شغلی بیشتری نیز دارند. کسب مهارت افراد را قادر می کند تا خلاق تر و نوآورت عمل کنند. اینگونه سازمان با داشتن کارکنان توانمند و متخصص پیشرفت چشمگیری خواهد داشت و در عرصه های جهانی موفق تر عمل میکند.
در این مقاله از گروه نرم افزاری داتیس روشهایی توانمند سازی کارکنان را با هم بررسی میکنیم.
انواع توانمند سازی
توانمند سازی افراد در سازمان باعث می شود تا کارکنان و مدیران بدون از دست دادن زمان و فرصت وظایف خود را انجام دهند و به اهداف مشخص شده برسند. توانمند سازی در سازمان در سطوح مختلفی صورت می گیرد و بر این اساس میتوان به دو نوع اصلی تقسیم کرد:
- فردی: توانمند سازی به بیان ساده یعنی قدرتمند شدن. افراد نقاط ضعف و قوت خود را می شناسند، با افزایش اعتماد به نفس و مهارت، تصمیمات مرتبط با حیات کاری خود را بدون حضور مستقیم سرپرست خود خواهند گرفت و در قبال آن پاسخگو خواهند بود. کارکنان با کسب مهارت به توانایی های خود می افزایند، قدرت تحلیل و تخصصشان رشد می یابد و قادر خواهند بود برای چالشهای خود راه حل مناسب پیدا کنند. همچنین فرد می تواند در موقیعت و شرایط جدید خود را هماهنگ کند و در مقابل تصمیمات و عملکردش پاسخگو باشد. با توانمند سازی فردی، در واقع به کارکنان آزادی عمل داده میشود و سازمان را از آن خود می دانند و برای موفقیت آن تلاش خواهند کرد.
- سازمانی: این سطح مرتبط با مدیران است. مدیران با کسب توانایی ها می توانند برنامه های کلی و اساسی سازمان را تدوین کنند. مدیران تصمیم خواهند گرفت که امور چطور و توسط چه کسی انجام شود.مدیریان وظایت مدیریتی خود را بهتر خواهند دانست و هدایت کارکنان را برعهده خواهند داشت. بدین ترتیب سازمان در عرصهای بین الملی موفقت تر عمل خواهند کرد.
توانمندسازی کارکنان چیست؟
توانمندسازی کارکنان به بیان سازمانی یعنی: مجموعه ای از ابزار ها، روشها، اقدامات و برنامه هایی که کمک می کند توانایی ها، شایستگی ها، قابلیت ها و تخصص افراد افزایش یابد. همچنین از این قابلیت ها در مسیر افزایش بهره وری، رشد و نوآوری سازمان و افزایش شایستگی نیروی انسانی برای تحقق اهداف سازمانی به کار گرفته شود. به بیان ساده تر میتوان گفت: توانمندسازی کارکنان یعنی: حمایت از کارکنان، انتقال احساس ارزشمندی، تقویت نقاط قوت و از بین بردن نقاط ضعف در آنها به کمک اقدامات و ابزارهای هوشمند است. با انتقال حس ارزش و قدرت، به کارکنان در انجام امور آزادی عمل داده می شود تا بتوانند کار های بیشتری را انجام دهند.
توانمند سازی راه حلی برای رفع چالش های مدیریت منابع انسانی
نظام مدیریت منابع انسانی همواره با چالش های روبرو بوده است. توانمند کردن کارکنان از موثرترین گام های این نظام مدیریتی برای رفع چالش های روبرو است. توانمند سازی کارکنان دو نتیجه اساسی برای سازمان دارد:
اول اینکه، کارکنان توانمند متعهدتر، با انگیزه تر و خلاق تر عمل خواهد کرد. به علاوه برای موانع پیش روی سازمان تمام توان خود را برای حل آن به کار میرود. در واقع می توان گفت کارکنان با افزایش توانمندی، خود را موثرتر و مفیدتر در سازمان احساس خواهند کرد. دومین نتیجه از توانمند سازی کارکنان، جلوگیری از برخی چالش ها و مشکلات است. به این علت که برخی از چالش ها به علت عدم توانایی در کارکنان است. با توانمند شدن کارکنان، کارها بدون اتلاف زمان و سرمایه به یک روند رو به صعود پیش خواهند رفت.
چالشهای موجود در مسیر توانمند سازی كاركنان
مهمترین چالش ها را از دو بعد مدیریتی و پیامدی می توان مورد بررسی قرار داد:
چالشهای مدیریتی:
- عدم باور پذیری: بعضی از مدیران این باور را دارند که توانمندی ذاتی است و نه اکتسابی به همین دلیل با موضوع توانمند سازی کارکنان مخالف هستند و در این راه مانع ایجاد می کنند. این مدیران معتقدند که کارکنان، نه تنها نمیتوانند وظایف خود را به درستی انجام دهند، بلکه نمیتوانند وظایف و نقش های جدید را برعهده بگیرند.
- تهدید امنیت مدیریتی: مدیرانی هستند که فکر می کنند که توانمند شدن کارکنان، قدرت آنان را تضعیف می کند و کنترل امور از دستشان بیرون خواهد کرد. برای همین مهارتهای خود را به کسی منتقل نمی کنند.
- عدم اعتبارات: متاسفانه برخی از مدیران تخصیص بودجه در جهت توانمند سازی را، هزینه ای اضافی می دانند. مطمیناً این مدیران از نتایج حاصل از توانمندسازی کارکنان بی اطلاع هستند و نمی دانند با توانمند سازی بسیاری از هزینه ها با افزایش مهارت کارکنان کاهش خواهد یافت.
چالشهای پیامدی:
- تغییر سبك مدیریتی: در راستای برنامه های توانمند سازی، سبکهای مدیریتی تغییر بنیادی خواهد داشت و به سبکهای رهبری تغییر میکند. این تغییرات همیشه با مقاوت های شدید تمامی سطوح روبرو خواهد شد. به این علت که شیوه های انجام امور زیر سوال می رود، تمامی فعالیت های تیمی انجام می شود، آزادی عمل به کارکنان داده میشود و اطلاعات و تجربیات تبادل می شود. پذیرش این تغییرات اساسی در سازمان نیازمند اقدامات اولیه برای آماده کردن ذهن هاست.
- تغییر عملكرد كاركنان: برنامه های توانمندسازی باعث می شود که کارکنان آزادی عمل و آزادی بیان داشته باشند. کارکنان به دنبال راه حل باشند و منافع جمع و سازمان را در الویت قرار دهند. اما با وجود ساختار متمرکز در اکثر سازمانها این موارد باعث مشکلات زیادی خواهد شد به خصوص در حوزه روابط کاری چالش هایی به وجور خواهد داشت.
- تغییر ساختار سازمانی: در فرایند توانمند سازی، سازمان با هر ساختاری که باشند به ساختار دایره ای تغییر خواهند کرد. این تغییر ساختار باعث می شود تا کارکنان، با کسب مهارت تصمیمات مربوط به فعالیت خود را بدون حضور مستقیم سرپرست خود بگیرند. همچنین مسئولیت تصمیم ها را برعهده بگیرند و روحیه مشارکت تیمی نیز افزایش می یابد. اما در ساختار های هرمی قبل باید حتما تایید و امضای مدیر برای انجام فعالیت گرفته می شد. این آزادی عمل باعث ایجاد چالش هایی خواهد شد.
الگوهای توانمند سازی
یاهیا ملهم در پژوهشی که انجام داده است، چهار عامل را بیان می کند که ارتباط مستقیمی بر توانمند سازی کارکنان دارد. سازمانها باید به این چهار عامل توجه کنند تا بتوانند به تغییرات با سرعت و کیفیت در سازمان انجامشود.
براساس این پژوهش عوامل مؤثر بر توانمند سازی كاركنان عبارتنداز:
- دانش و مهارت، اولین عامل در سرعت موفقیت سازمان است. دانش مهمترین متغیر پیشرفت در همه کسب وکار هاست. با ارتقای مهارت و دانش کارکنان و به کارگیری آنها، کارآفرینی، خلاقیت و اثر بخشی کارکنان به یک یرگ برنده برای سازمان تبدیل می شود.
- رهبران با اعتماد به کارکنان و پذیرش ایده های جدید، به آنها نشان میدهند که نقش آنها در سازمان چقدر مهم است. اینگونه مشارکت افزایش می یابد و کارکنان با دانش کسب شده مسئولیت پذیرتر از قبل عمل خواهند کرد.
- ارتباطات، در امر توانمند سازی کارکنان بسیار موثر است. به این جهت که با ارتباطات دو جانبه در کارکنان و مدیران دانش و مهارت گسترش می یابد. سپس ارتباط با مشتری با عملکرد بهتری صورت می گیرید. همچنین کانال های ارتباطی در سازمان موجه ارتقای دانش و افزایش اعتماد نیز می شود.
- انگیزه، یکی از مهمترین محرک های بهبود عملکرد کارکنان است. ارائه پاداش چه معنوی و چه مادی میتواند انگیزه را در کارکنان بالاببرد و به این ترتیب بهره وری در کارکنان نیز افزایش می یابد. پاداش های معنوی از اهمیت بیشتری برخوردار هستند. با به وجود آورن احساس کنترل بر فعالیت های خود، آگاهی از ساختارهایی که با آن کار انجام می شود، مسئولیت پاسخگویی، اخذ تصمیمات مربوط به کار خود ، مشارکت در فعالیت های اصلی سازمان و برقراری عدالت در تمامی سازمان و انصاف در اعطای پاداشها باعث افزایش بهره روی می شود.
این مطلب را از دست ندهید: مدیریت تجربه کارکنان چگونه باعث پیشرفت سازمان می شود؟
مزایای توانمند سازی کارکنان
- افزایش روحیه مسئولیت پذیری، وفاداری و رضایت شغلی
- ارتقای کارکنان از طریق ایجاد دانش و توانای
- ایجاد کارکنان متعهد و مشتاق
- استفاده از ظرفیت های بالقوه کارکنان
- افزایش بازدهی و کاهش هزینه ها
- بهبود کیفیت کار
- بهبود مشارکت و فرهنگ سازمانی
- افزایش رضایت مشتری
- افزایش نوآوری و خلاقیت کارکنان در سازمان
- افزایش بهره‌وری و بالطبع سود سازمانی
- کاهش تنازعات بین کارکنان و افزایش همکاری بین پرسنل سازمان و ایجاد عدالت بین کارکنان
روش های توانمندسازی کارکنان
توانمند سازی کارکنان یکی از ابزار های افزایش بهره وری در سازمان ها شناخته می شود. اندیشمندان بزرگ این حوزه الگو ها ی مختلفی را برای توانمند سازی مطرح کرده اند. اما آموزش پرسنل از ارکان مهم این مسئله است. با کسب دانش و مهارت مرتبط با حیطه کاری کارکنان، بستر جهت توانمند سازی و تبادل دانش فراهم میشود.
- تفویض اختیار: اختیارات و مسئولیت های فراتر از وظایف روزمره را بر عهده کارکنان قرار دهید و اجازه دهید چالش های که با آن روبرو می شوند را خودشان حل کنند. تفویض اختیار در اصل فرصتی برای تقویت توانایی‌ها، ایجاد مشارکت، افزایش اطمینان متقابل و ارتقاء اعتماد به‌نفس اعضاء تیم به حساب می‌آید. این امر، غالبا با هدف رشد و توسعه هر چه بیشتر سازمان انجام می‌گیرد.
- تصریح وظایف و اختیارات: با تصریح و شفاف سازی انتظارات، کارمندان حدود و حیطه اختیارات خود را خواهند دانست و در آن محدوه با آزادی عمل بیشتری عمل خواهند کرد و خلاقیت خود را با تمرکز و دقت بیشتری به کار خواهند گرفت.
- ارزیابی عملکرد کارکنان: ارزیابی کارکنان و فعالیت ها، به ما کمک می کند تا بدانیم در نقطه ای که ایستاده ایم چقدر درست است و چه میزان به اهدافمان رسیده ایم. با بررسی متوجه خواهیم شد چه بخش هایی نیاز به تغییر و توانمند سازی دارند. با این کار هر فرد در جایگاه شغلی که به آن علاقه دارد و متناسب با توانایی و مهارت آن است قرار داده می شود. این گونه تلاش ها با نتیجه بهتری خواهند بود و افراد با انگیزه بیشتری کار خواهند کرد. به علاوه کارمندان موثر تر دیده می شوند. برای بررسی و ارزیابی اصولی و بر اساس استاندارهای جهانی نیاز است تا از فناوری های روز استفاده کرد. نرم افزار ارزیابی عملکرد داتیس به سازمان کمک میکند تا تمامی افراد را با شاخص های مشخص ارزیابی کرد و از نتایج حاصل در تصمیمات آتی استفاده کرد.
- ترسیم استراتژی های سازمانی: با ترسیم برنامه پیش رو افراد بهتر متوجه می شوند وظیفه آنها چیست و با تمرکز بیشتر بر روی وظایف خود عمل خواهند کرد. با داشتن استراتژی سازمانی، کارمندان در یک چارچوب مشخص فعالیت می کنند و از هدر رفتن انرژی آنها برای کار های بیهوده جلوگیری می شود.
- حمایت از ایده ها و پیشنهادهای خلاقانه: تا حد امکان کارکنان خود را در تصمیمات و چالش های سازمان و شرکت مشارکت دهید. این کار نه تنها باعث ایجاد انگیزه و افزایش فرهنگ سازمانی و مشارکت درون سازمانی میشود، بلکه به توانمند سازی کارکنان نیز کمک می کند و افراد با دریافت احساس ارزشمندی و موثر بودن در سازمان تلاش خود را برای بهتر شدن بیشتر خواهند کرد. از طرفی با دریافت پاداش برای ایده و پیشنهاد خود، برای ارائه ایده های بعدی خلاقانه تر و نو آورد تر عمل خواهند کرد.
- آموزش کارکنان: همانطور که می دانید، کارکنان مهم ترین دارایی سازمان هستند و سرمایه گذاری روی آنان بسیار سودمند است. می توان کارکنان را در دوره های آموزش تخصصی ثبت نام کرد تا با گذراندن این دوره ها توانمند تر شوند. آموزش می تواند فردی، گروهی و یا عالی باشد. آموزش مدیران یکی از موثرترین روشهای توانمند سازی است، زیرا یک مدیر دانا می داند کارمندان خود را به چه سمتی هدایت کند.
- مدیریت دانش: در سازمان دانش و مهارت های زیادی در جریان است. دانش ضمنی که در ذهن کارکنان است و افراد این دانش را با تجربه به دست آورده اند. همچنین دانش آشکار که به صورت پرونده و گزارش بر روی کاغذ قابل دسترس هستند. با مدیریت دانش و بکارگیری اصولی آن میتوان کارمندان سازمان را توانمند کنیم. برای مدیریت و استفاده از دانش سازمان، “نرم افزار مدیریت دانش” یکی از بهترین گزینه هاست. به کمک این نرم افزار متوجه می شویم که چه دانش های در سازمان وجود دارد و نیاز است چه دانشی را بروزرسانی شود. همچنین دانش ضمنی و آشکار را ثبت و یکپارچه میکند تا دسترسی برای همگان آسان باشد.
- فراهم آوردن بازخورد مستمر: با ایجاد بستری جهت دریافت مستمر بازخورد کارکنان با درک بهتر از کاری که انجام می دهند، می توانند بازخورد های سازنده ی خود را به مدیریت منتقل کنند. با پیاده سازی ساز و کار های بازخورد و ارائه پاداش، کارکنان احترام و حس ارزشمندی دریافت می کنند. در “نرم افزار جامع نظام پیشنهادات داتیس” مکانیزم دریافت مستمر بازخورد و نظرات و بررسی های آنها بر مبنای استاندار ایزو طراحی شده است. همچنین اپلیکشن موبایل در کنار نرم افزار کمک میکند تا افراد بازخورد و پیشنهادات خود را با کمک مستندات برای مدیریت ارسال کنند.
سخن پایانی
بخش اساسی و مهم کارها در سازمان بر دوش کارکنان است. این کارمندان هستند که چرخ دهنده های یک سازمان هستند. سرمایه گذاری بر روی کارکنان سود کلانی خواهد داشت و همواره سازمان را در مسیر موفقیت نگه می دارند. توانمند سازی کارکنان یعنی دادن قدرت به آنها که کمک می کند تا توانایی های بالقوه کارمندان را برای بهره وری در سازمان استفاده کنیم. این قدرت های خرد در سازمان باعث می شود خود سازمان قدرتمند شود.
منبع: www.leadershipchoice.com