مقدمه
دانش قدرت است. این یکی از بزرگ‌ترین کلیشه‌های همه دوران‌ها است. اما کلیشه‌ها، اغلب، درست هستند. و این دانش است که امروزه به یکی از با ارزش ترین دارایی های نامشهود در اختیار هر سازمانی تبدیل شده است. جای تعجب نیست که شرکت ها می خواهند ارزش این دارایی را به حداکثر برسانند. و آنها می توانند این کار را با سرمایه گذاری در انواع مدیریت دانش و ایجاد سیستم های مدیریت دانش قوی انجام دهند.
در این مقاله قصد داریم اهمیت مدیریت دانش، انواع مدیریت دانش و انواع سیستم های مدیریت دانش را با هم بررسی کنیم.
اطلاعات بیشتر در خصوص نرم افزار مدیریت دانش
مدیریت دانش (knowledge management system) چیست؟
مدیریت دانش سازمانی، سیستمی برای جمع آوری، ذخیره، اشتراک یا بازیابی و استفاده از دانش است. این شامل هر منبع، سند، فایل، پایگاه داده، تجربه کارکنان، فرایند یا ابزاری است که تیم شما نیاز به دسترسی به آن دارد تا بتواند کار خود را به طور موثر انجام دهد. هدف سیستم های مدیریت دانش (KMS) بهبود همکاری، یادگیری و همسویی فرآیند است.
یک سیستم مدیریت دانش معمولی شامل پایگاه دانشی است که در آن محتوا ذخیره و جمع‌آوری می‌شود که دسترسی برای ذینفعان مختلف مانند مدیریت، کارکنان، فروشندگان، مشتریان و … به طور مشخص به پایگاه دانش وجود دارد. سیستم مدیریت دانش ابزاری است که شرکت ها در سازماندهی اسناد، سوالات متداول و سایر اطلاعات متفرقه از آن استفاده می کنند. انواع مختلف سیستم‌های مدیریت دانش دارای ویژگی‌های قوی هستند که به شما امکان می‌دهد اطلاعات را در قالب‌های قابل دسترسی آسان برای کاربران سازماندهی کنید. یک سیستم مدیریت دانش با فراهم کردن دسترسی یکپارچه به اطلاعات برای کارمندان و مشتریان به رشد کسب و کار شما کمک می کند. پیشتر مدیریت مدیریت دانش آنالوگ بود مثل : فایل‌ها، کاتالوگ‌ها، پرونده ها و موارد مشابه. مانند هر فرآیند تجاری دیگری، مدیریت دانش در حال حاضر توسط فناوری دیجیتال تقویت شده است.
اهمیت مدیریت دانش در سازمان چیست؟
بدون مدیریت دانش، کنترل یا درک نحوه جریان اطلاعات در سازمان شما غیرممکن است. فقدان سیستم های مدیریت اطلاعات نیز کارکنان آگاه را تحت فشار بیشتری قرار می دهد. در بیشتر موارد، اعضای تیم شما از آگاه ترین همتایان خود کمک می گیرند. اما، این بدان معناست که کارمندان ماهر زمان زیادی را صرف کمک به دیگران می‌کنند که می‌تواند باعث کاهش بهره‌وری آنها شود. از طرفی تحقیقات نشان می دهد که 47 درصد از شرکت ها پس از استقرار سیستم مدیریت دانش، افزایش فروش را گزارش کرده اند.
به جای تکیه بر یک سیستم بدون ساختار، مدیریت اطلاعات به شما این امکان را می دهد که نحوه جریان دانش در شرکت خود را کنترل کنید. به عبارت ساده، یک سیستم خوب تضمین می کند که اطلاعات در صورت نیاز در دسترس کسانی است که به آن نیاز دارند.
علاوه بر این، مدیریت دانش مهم است زیرا می تواند:
- مدیریت داده ها به شما امکان می دهد اطلاعات ارزشمندی را از منابع مختلف دریافت کنید. سپس، می‌توانید مقالات، ویدیوها و منابع مشابهی ایجاد کنید که به کاربران در حل مشکلاتشان کمک کند.
- ایجاد منابع مورد نیاز تیم و مشتریان شما اولین قدم عالی است. اما، این بدان معنا نیست که دسترسی به آن آسان است. طبیعی است که یک کارمند بیش از 12 ساعت در هفته را صرف تحقیق در مورد اطلاعات کند. مدیریت دانش به تیم شما اجازه می دهد به منابع از طریق یک پلت فرم متمرکز دستیابی داشته باشند.
- می توانید محیطی را پرورش دهید که در آن دانش ارزش دارد. دانش به عنوان یک مزیت است و تیم شما باید آن را چنین ببیند. بهبود روش جریان اطلاعات، می توانید نحوه نگاه کارکنان خود به منابع دانش را تغییر دهید. همچنین می تواند به ریشه یابی این ایده کمک کند که دانش و همکاری به اندازه هر ابزار تجاری دیگری ارزشمند است.
- حس ارزشمندی را به کارکنان خود منتقل کنید و مسئولیت‌پذیری را د ر آنها بالا ببرید. برخی از شرکت ها از آنها انتظار دارند که بدون قدردانی یا قدردانی، مسئولیت بیشتری بر عهده بگیرند. نیازی به گفتن نیست که این امر می تواند منجر به ریزش زیاد کارکنان شود که می تواند منجر به هزینه های بالاتر شود.
کارکنان آگاه نقش مهمی در شرکت هایی دارند که بر اشتراک گذاری اطلاعات تمرکز دارند. این به کارمندان ماهر شما اجازه می دهد تا دانش خود را بدون تحت فشار قرار دادن آنها به اشتراک بگذارند. این باعث می شود اعضای تیم آگاه احساس کنند دارایی های ارزشمندی هستند و به آنها اعتباری را که شایسته آن هستند می دهد.
اجزای اصلی مدیریت دانش
افراد، فرآیند، محتوا و استراتژی چهار جزء کلیدی مدیریت دانش هستند.
صرف نظر از بخش، اندازه یا نیازهای دانش سازمان شما، همچنان از افراد برای رهبری، حمایت و تشویق به اشتراک گذاری دانش نیاز دارید. برای تنظیم و اندازه‌گیری جریان‌های اطلاعات، فرآیندی به خوبی تعریف شده مورد نیاز است. داشتن محتوای اطلاعاتی و منابع فناوری اطلاعات که افراد مناسب را در زمان مناسب به مطالب مناسب متصل می کند، ضروری است. شما باید یک استراتژی روشن برای استفاده از KM برای برآورده کردن مهمترین و فوری ترین خواسته های تجاری داشته باشید. هر کدام از این اجزا خود یک دانش محسوب می شوند که مدیریت دانش باید آنها را پوشش دهد.
چارچوب مدیریت دانش چیست؟
چارچوب مدیریت دانش ساختاری است که ممکن است به شما در نقشه‌برداری، ایجاد، توزیع، مقیاس‌بندی و بهینه‌سازی منابع دانش و دانش شرکتتان کمک کند. این چارچوب همه چیز را پوشش می‌دهد، از کتاب‌های راهنمای کارکنان و دستورالعمل‌های گام به گام برای استفاده از برنامه‌های نرم‌افزاری مختلف گرفته تا راه‌حل‌ها تا پرسش‌های رایج از مصرف‌کنندگان و تحقیقات بازار مورد نیاز برای تصمیم‌گیری با ریسک بالا.
انواع مدیریت دانش
- مدیریت دانش شخصی personal knowledge management:
مدیریت دانش شخصی (PKM) به زبان ساده، داشتن یک سیستم ساختاریافته برای سازماندهی افکار، یادداشت ها و فایل های فرد است. فرد تخصص و اطلاعات خود را در طول روز جمع آوری، طبقه بندی، ذخیره میکند تا بتواند از آن در امور آتی استفاده کند و همینطور بتواند به اشتراک بگذارد. مدیریت دانش شخصی روشی است که در آن کارکنان مسئول رشد و یادگیری خود هستند. این یک رویکرد از پایین به بالای مدیریت دانش است. مدیریت دانش شخصی را نیز میتوان بخشی از مدیریت دانش ضمنی که یکی از مهم های مدیریت دانش در سازمان ها هست، دانست.
- مدیریت دانش سازمانی Knowledge Management systems :
مدیریت دانش سازمانی یا همان سیستم مدیریت دانش (KMS)، مجموعه فرایند و استراژیکی است که است دانش ضمنی و صریح در سازمان را جمع‌آوری، ثبت، طبقه بندی، اشتراک‌گذاری و به‌روز میکند. مدیریت دانش سازمانی دانش را برای بهبود درک، همکاری، همسویی فرآیندها، افزایش بهره وری و بهبود مستمر ذخیره و بازیابی می کند.
- مدیریت دانش مشتری Customer Knowledge Management :
مدیریت دانش مشتری (CKM) فرآیند یک شرکت برای جمع آوری، ذخیره، ارزیابی و تجزیه و تحلیل داده ها و بینش مشتری است. این معمولاً شامل اطلاعاتی مانند تاریخچه خرید، جمعیت شناسی، بازخورد مشتری، تعاملات گذشته خدمات مشتری و موارد دیگر می شود. در حالی که هر عنصر از این اطلاعات ممکن است به تنهایی مفید نباشد، وقتی ترکیب و تجزیه و تحلیل شود، تصویری جامع از هر مشتری ترسیم میکند و جزء اصلی رابطه شرکت و مشتری می‌شود. با مجهز شدن به این دانش، شرکت‌ها می‌توانند بینش عمیقی در مورد رفتار و روندهای مشتری کسب کنند که می‌تواند تجربه مشتری مؤثرتر و شخصی‌شده‌تری را ارائه دهد.
برای داشتن مدیریت دانش در سازمان، باید بتوانیم از انواع مدیریت دانش بهره مند شویم. از(PKM) برای مدیریت دانش خبرگان و دانش ضمنی کارکنان. از (CKM) به منظور بهبود تجربه مشتریان، ارتقای محصول و گسترش بازار رقابتی. از (KMS) برای حفظ دارایی ارزشمند دانشی، افزایش بهره وری و ایجاد مزیت رقابتی سودآور برای سازمان استفاده کرد.
در این اینجا انواع سیستم های مدیریت دانش را معرفی میکنیم.
انواع سیستم های مدیریت دانش
انواع مختلفی از سیستم های مدیریت دانش بر اساس استفاده وجود دارد. در این دنیای فناوری پیشرفته، سه نوع سیستم مدیریت دانش اصلی وجود دارد:
- سیستم های مدیریت دانش در سطح سازمانی
این سیستم ها به گونه ای طراحی شده اند که با نیازهای مدیریت دانش همه منظوره مطابقت داشته باشند و بهره وری سازمانی را در اولویت قرار دهند. این سیستم ها برای کاهش هزینه ها، تمرکز بر ساده کردن دسترسی به اطلاعات برای پشتیبانی از فرآیندها و تصمیم گیری، طراحی شده اند. انواع فرعی سیستم های گسترده سازمانی شامل سیستم های دانش ساخت یافته، سیستم های دانش نیمه ساختاریافته و سیستم های شبکه دانش است. یک سیستم مدیریت دانش گسترده سازمانی مزیت حیاتی حفظ بهره وری سازمانی و ساده کردن کار را ارائه می دهد. مزیت مهم چنین سیستمی این است که به سازمان اجازه می دهد تا فرآیندهای تجاری را به جای داده ها هدف قرار دهد. به نوبه خود، این به افزایش کارایی در سطح اداری کمک می کند. علاوه بر این، به کسب و کارها در کاهش هزینه های تولید کمک می کند. سیستم مدیریت دانش سازمانی برنامه‌ای است که به ساده‌سازی نقاط دسترسی از منابع مختلف و بانک‌های داده نیز کمک میکند.
- سیستم کار دانش
سیستم های کار دانش در ایستگاه‌های کاری و سیستم‌های تخصصی، دانشمندان، مهندسان و سایر کارکنان را قادر می‌سازند تا دانش جدید را ایجاد و کشف کنند. سیستم کار دانش سیستمی است که KM را در سطح سازمانی ارائه می دهد. بر روی سیستم های غیر مشابه تمرکز می کند. این زیربخش از سیستم ها ممکن است شامل یک پایگاه داده دانش، مخزن دانش و نمودار دانش باشد.
- تکنیک های هوشمند
تکنیک های هوشمند ابزارهایی هستند که برای کشف الگوها و به کارگیری دانش در تصمیمات گسسته و حوزه های دانش استفاده می شوند. اینها می تواند شامل داده کاوی، شبکه های عصبی، و الگوریتم های ژنتیک، همراه با ابزارهای دیگر باشد.
شرکت ها می توانند از هوش مصنوعی برای جذب و حفظ دانش ضمنی استفاده کنند. همچنین می‌تواند برای کشف دانش، ایجاد راه‌حل‌هایی برای مسائل دقیق که بیش از حد پیچیده و عظیم هستند که توسط انسان‌ها به تنهایی تجزیه و تحلیل شوند، و کمک به شرکت‌ها در جستجو و فیلتر کردن داده‌ها مفید باشد. هوش مصنوعی فاقد وسعت، عمومیت هوش انسانی و انعطاف‌پذیری است، اما میتوان از آن برای تدوین، گسترش و جذب دانش سازمانی استفاده کرد. سیستم های خبره دانش ضمنی را از حوزه محدودی از مهارت انسانی می گیرند و آن دانش را در قالب دستورالعمل ها بیان می کنند. هنگامی که کاربران با یک مورد جدید مواجه می‌شوند، سیستم مدیریت دانش موارد مرتبط را بررسی میکند، نزدیک‌ترین تناسب را کشف میکند و پاسخ‌های مورد قدیمی را به موارد جدید پیاده‌سازی میکند. این مورد جدید با راه حل های موثر در پایگاه داده سپرده شده است.
نحوه پیاده سازی سیستم مدیریت دانش
مانند هر پلتفرم فناوری یا ابزار دیجیتال، سیستم های مدیریت دانش برای موفقیت نیاز به پذیرش و استفاده در سطح شرکت دارند. بنابراین، مهم است که سازمان‌ها برای اطمینان از اجرای صحیح، بشارت و نگهداری سیستم، برنامه‌ریزی کنند. در اینجا چند مرحله توصیه شده برای اجرای موفقیت آمیز یک سیستم مدیریت دانش آورده شده است.
- برای درک آنچه می خواهید با ابزار مدیریت دانش به دست آورید، اهداف و مقاصدی را شامل اهداف کوتاه مدت و بلند مدت تعیین کنید.
- یک استراتژی مدیریت تغییر ایجاد کنید که بازخورد کارکنان را در خود جای دهد.
- شکاف بین وضعیت فعلی و مطلوب را شناسایی کنید و توصیه هایی برای رسیدن به وضعیت مطلوب ایجاد کنید. این امر به ویژه برای بهبود حفظ دانش در میان تیم مهم است.
- یک نقشه راه پیاده سازی بسازید که محدوده پروژه و مراحل و نقاط عطف کلیدی را نشان می دهد.
- بعد از پیاده سازی سامانه در یک مقطع زمانی معقول، کارایی سیستم را ارزیابی کنید و نقاطی که نیاز به بازنگری دارند را شناسایی کنید.
- برای بهبود مستمر و ارزیابی های بیشتر برنامه ریزی کنید تا از جدید ترین دانش در سطح جهانی بهره مند شوید.
این مطلب را از دست ندهید: مدیریت دانش چیست؟
آنچه می تواند در یک سیستم مدیریت دانش گنجانده شود
انواع مختلفی از دانش وجود دارد که می تواند در یک سیستم مدیریت دانش گنجانده شود.
- رویه‌های عملیاتی استاندارد: مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها که نحوه تکمیل یک کار، فرآیند یا رویه خاص را توضیح می‌دهد
- اسناد: اطلاعات مربوط به محصول، خدمات یا شرکت شما
- خط مشی های منابع انسانی: مجموعه ای از دستورالعمل ها که خط مشی های شرکت شما را توضیح می دهد
- آکادمی ها و برنامه های آموزشی: مجموعه ای از آموزش ها و درس هایی که کارکنان در یک مرکز خاص یا درمورد موضع مهمی آموزش داده می شوند.
- وبینارها: جلسات ویدیویی ضبط شده در مورد یک موضوع معین و یا صورتجلسات
نتیجه
در حالی که جنبه‌های سیستم های مدیریت دانش می‌توانند متفاوت باشند، اما هدف یکسان است. این سه نوع سیستم اطلاعاتی بهترین نتایج را برای جمع آوری داده های مربوط به کار ارائه می دهند. هر سیستم مدیریت دانش تمایل دارد در صنایع مختلف مناسب باشد. از این رو، بهتر است یک سیستم ایده آل متناسب با مدل فعلی سازمان انتخاب شود.
برخی سیستم های مدیریت دانش را به عنوان نرم افزار مدیریت جامعه دانش تعریف می کنند زیرا با استفاده از داده های جمع آوری شده عمل می کند. کسب‌وکارها می‌توانند از مزایای مدیریت دانش که شامل دستورالعمل‌های عملیاتی در چنین برنامه‌هایی است برای توزیع استعدادها در بخش‌های مناسب استفاده کنند. اگر چنین سامانه‌ای به درستی مورد استفاده قرار گیرد، در سطح سازمانی به شرکت ها کمک میکند تا همکاری های بهتری را بین زیرشاخه های مختلف توسعه دهند تا بهره وری و کارایی سازمانی را گسترش دهند.
از اینکه تا انتهای این مطلب همراه ما بودید، صمیمانه تشکر می کینم. امیدواریم تونسته باشیم شما را در فهم موضوع انواع سیستم های مدیریت دانش یارس کرده باشیم. با آنکه با سامانه مدیرتی دانش و امکانات آن آشنا شوید حتما صفحه اختصاصی نرم افزار مدیریت دانش پندار را مطالعه بفرمایید.