تاثیر مدیریت دانش بر افزایش بهره وری سازمان
از آنجا که مدیریت دانش به عنوان ابزاری مهم برای حفظ مزیت رقابتی و افزایش بهره وری سازمان شناسایی شده است. این مقاله قصد دارد به بررسی عواملی که در پیادهسازی مدیریت دانش برای بهبود بهره وری سازمانی مؤثر هستند بپردازد. همچنین ابزارهایی مانند آموزش ،مشاوره مدیریت دانش و نرم افزار مدیریت دانش برای ارزیابی قابلیتهای مدیریت دانش در سازمانها را ، ارائه دهد.
در اصل، حوزهی مدیریت دانش بر اتصال افراد به دانشی که برای انجام موفقیتآمیز کارهایشان نیاز دارند، تمرکز دارد. بخش بزرگی از این امر بهبود بهرهوری است که برای هر دو گروه کسبوکارهای آزاد و کارکنان سازمانی مفید است.
چگونه مدیریت دانش افزایش بهره وری سازمان و تجربهی کاری کارکنان را بهبود میبخشد
درواقع هدف از پیاده سازی مدیریت دانش این است که افراد به دانش و اطلاعاتی که برای موفقیت در کارشان مورد نیاز است، متصل شوند.
یکی از مهمترین عواملی که کارمندان یک سازمان با آن دست به گریبان هستند این است که بتوانند هر روز در کارهایی پیشرفت کنند که برایشان ارزشمند است.” به عبارتی، کارمندان میخواهند مؤثر باشند و احساس کنند که تأثیر واقعی بر سازمان خود دارند. برای دستیابی به این موفقیت، آنها به ابزارها و منابعی نیاز دارند که به آنها کمک کند تا تصمیمات آگاهانه بگیرند. همچنین موانعی را که بر سر راه اهداف آنهاست از سر راه بردارند.
مدیریت دانش مدرن
مدیریت دانش مدرن به متمرکز کردن هوش جمعی یک سازمان و قابل جستجو کردن این دانش میپردازد تا همه کارمندان بتوانند از آن بهرهمند شوند، در واقع صرفنظر از محل کار، دسترسی آسان به دانش موجود در سراسر سازمان به کارمندان این امکان را میدهد که منابع لازم برای افزایش بهرهوری خود را در اختیار داشته باشند و بتوانند به طور معنادار در کار روزانه خود پیشرفت کنند.
کارکنان میتوانند از دانش و تجربیات سازمانی و یادگیریهای همکاران خود بهرهبرداری کنند و آن را در زمینههای مختلفی از جمله کمک به مشتریان، حل مشکلات داخلی و اتخاذ تصمیمات محصول بر اساس تحقیق به کار بگیرند. این دسترسی بیشتر به دانش نه تنها منجر به تصمیمگیری سریعتر و مطمئنتر میشود، بلکه خطاها را کاهش داده و به نتایج موفقتر در سازمان کمک میکند. در اینجا چند نمونه از مزیت های استفاده از نرم افزار مدیریت دانش در جهت افزایش بهره وری سازمان ،بیان شده است:
۱. کاهش اختلالات در جریان کار
به طور میانگین،۲۵ دقیقه زمان نیاز است تا کارمندان پس از یک وقفه، دوباره به کار خود برگردند. اما زمانی که کارمندان میتوانند اطلاعات مورد نیاز خود را از طریق یک جستجوی سریع پیدا کنند، به جای اینکه کار خود را متوقف کرده و به جستجوی منابع متعدد یا پیدا کردن یک کارشناس موضوع (SME) بپردازند، زمان کمتری به هدر می رود و کارهای بیشتری را انجام می پذیرد.
۲. کاهش درخواستهای تکراری از کارشناسان موضوع
کارشناسان موضوع معمولاً باید به سوالات مشابهی از کارمندان مختلف پاسخ دهند که باعث اختلالات غیرضروری میشود. وقتی این کارشناسان میتوانند یک بار پاسخ یک سوال را مستند کنند و آن را با تمام کارمندان نیازمند به آن اطلاعات به اشتراک بگذارند، زمان بیشتری برای تمرکز بر روی کارهای معنادار به دست میآورند.
۳. پاسخ به سوالات مشتریان سریعتر
برای کارمندان، ارائه پاسخ به موقع به سوالات مشتریان ،بسیار مهم است. وقتی کارمندان میتوانند با یک جستجوی کلیدی به سرعت پاسخی پیدا کنند، میتوانند به طور مؤثرتری به مشتریان کمک کرده و تجربهای مثبت برای آنها فراهم کنند.ا
ایجاد پایگاههای دانش متمرکز:
- با ایجاد پایگاههای اطلاعاتی که شامل مستندات، راهنماها و منابع مفید هستند، مدیران دانش میتوانند به افزایش بهرهوری سازمان از طریق دسترسی آسانتر به اطلاعات کمک کنند. این پایگاهها باید بهطور منظم بهروزرسانی شوند تا اطلاعات همواره بهروز و مرتبط باقی بمانند.
ترویج فرهنگ اشتراکگذاری دانش:
- مدیران باید فرهنگ همکاری و اشتراکگذاری اطلاعات را در سازمان ترویج دهند تا به افزایش بهرهوری کمک کنند. این کار میتواند شامل برگزاری کارگاهها و جلسات آموزشی باشد که در آن کارمندان یاد بگیرند چگونه بهطور مؤثر با یکدیگر همکاری کنند.
استفاده از فناوریهای نوین:
- بهرهگیری از ابزارها و نرمافزارهای پیشرفته مدیریت دانش میتواند به افزایش بهرهوری سازمان کمک کند. این ابزارها معمولاً شامل قابلیتهای جستجو، فیلتر و دستهبندی هستند که کارمندان میتوانند به راحتی اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنند.
آموزش و توانمندسازی کارمندان:
- مدیران دانش باید کارمندان را در استفاده مؤثر از منابع موجود آموزش دهند تا بهرهوری سازمان افزایش یابد. این شامل آشنایی با نحوه جستجوی اطلاعات و استفاده از ابزارهای KM است که میتواند به افزایش کارایی کمک کند.
ایجاد سیستمهای بازخورد:
- ایجاد کانالهایی برای دریافت بازخورد از کارمندان در مورد سیستمهای مدیریت دانش میتواند به بهبود مستمر این سیستمها و در نتیجه افزایش بهرهوری سازمان کمک کند. این بازخورد میتواند به مدیران دانش کمک کند تا نقاط ضعف را شناسایی کرده و اصلاحات لازم را انجام دهند.
شناسایی و مستند کردن دانش موجود:
- مدیران باید دانش موجود در سازمان را شناسایی کرده و آن را مستند کنند. این کار میتواند شامل شناسایی تجربیات و بهترین شیوههای کارمندان باشد که میتواند به افزایش بهرهوری سازمان کمک کند.
در واقع می توان گفت که با انجام این اقدامات، مدیران دانش میتوانند به بهبود دسترسی به دانش و در نتیجه افزایش بهرهوری سازمان کمک کنند.
چگونه یک سیستم مدیریت دانش موفق ایجاد کنیم
یک سیستم مدیریت دانش میتواند بهرهوری و همکاری را در سازمانتان تقویت کند. اما برای اینکه بهترین نتیجه را بگیرید، داشتن یک استراتژی قدرتمند میتواند شما را به حداکثر نتیجه مطلوب برساند. در ادامه چند روش که برای این کار ارائه شده است را بیان کرده ایم:
ایجاد فرهنگ همکاری در سازمان
یکی از موانع اصلی برای داشتن یک سیستم مدیریت دانش کارآمد، این است که افرادی در سازمان در برابر اشتراک گذاری دانش کم کاری کنند. خب پر واضح است که خیلی از افراد بهطور طبیعی در برابر تغییر مقاومت میکنند .همچنین شاید تمایلی به اشتراکگذاری دانش خود با دیگران نداشته باشند.
اینکه فقط یک سیستم مدیریت دانش راهاندازی کنیم، کافی نیست. رهبران باید تصمیمها و تجربیاتشان را شفافتر با دیگران به اشتراک بگذارند و فرهنگ همکاری را در همه بخشهای سازمان تقویت کنند.
الویت بندی دانش
ایجاد یک پایگاه دانش برای سازمان ممکن است کار بزرگی بهنظر برسد. اما همه چیز به اینجا ختم نمی شود چرا که بهتر است اول روی اطلاعاتی تمرکز کنید که نوآوری و بهرهوری را بالا میبرد. سپس با گذشت زمان، میتوان بخشهای دیگر دانش را تکمیل، و به اشتراک گذاری کنید.
افزایش انعطاف پذیری در سازمان
پیدا کردن ابزار مناسب برای مدیریت دانش با توجه به اینکه، اندازه و نیازهای کسبوکار شما ممکن است با گذشت زمان تغییر کند، نیاز به ایجاد تغییر و تحول دارد. اگر دیدید ابزارهایی که استفاده میکنید خوب عمل نمیکنند، نباید به آنها اکتفا کنید.
ابزارهای مختلفی را امتحان کنید تا ببینید کدامیک بهتر با نیازهای فعلیتان همخوانی دارد و امکان گسترش را برای شما فراهم میکند.”
مدیریت دانش، آینده کار را شکل میدهد
با افزایش استفاده از نرم افزار مدیریت دانش برای تقویت نوآوری و همکاری، و همچنین افزایش بهره وری سازمان ،نقش این سیستم در حمایت از شفافیت در تمامی سطوح سازمانی بیشتر میشود. این شفافیت نه تنها باید شامل جنبههای مالی و استراتژیهای شرکت باشد، بلکه باید به درسهای آموختهشده از تجربیات گذشته نیز توجه کند. برای شرکتهایی که میخواهند در رقابت باقی بمانند و کارکنان خود را درگیر نگهدارند، ایجاد یک سیستم مؤثر مدیریت دانش ضروری است و بهعنوان کلید موفقیت و افزایش بهرهوری سازمانی محسوب میشود.به همین منظور استفاده از نرم افزار مدیریت دانش در سازمان ها رو به افزایش است.
جمع بندی
شیوههای مدیریت دانش جزء جداییناپذیر هر کسبوکار موفقی هستند. یک سیستم مدیریت دانش ابزاری است که اشتراکگذاری و استفاده از اطلاعات را تسهیل میکند تا به آموزش، تربیت، راهنمایی، ترویج نوآوری و بهینهسازی نیروی کار کمک کند. در گروه نرم افزاری داتیس خدمات سودمندی که شامل ارائه نرم افزار، آموزش مدیریت دانش و مشاوره مدیریت دانش می باشد،ارائه می شود .
این خدمات افزایش بهرهوری کارکنان از طریق بهبود اشتراکگذاری دانش و افزایش همکاری بین کارمندان را به دنبال دارد. همچنین، این شرکت به ساماندهی مؤثر دانش کمک میکند و کارمندان دورکار را به منابع دادههای ضروری متصل میسازد. علاوه بر این، مدیران میتوانند به گزارشهایی در مورد معیارهای کلیدی عملکرد دسترسی داشته باشند، که این امر به پیشبینی دقیق تری برای برنامه ریزی آینده کمک میکند.
امید است که در این مقاله توانسته باشیم ، اهمیت سرمایهگذاری در یک سیستم مدیریت دانش کارآمد در جهت افزایش بهره وری سازمان ،کارایی ، سودآوری و بهبود رضایت خدمات مشتری را به خوبی بیان کرده باشیم . اگر به جزئیات بیشتری در مورد اینکه چگونه این ویژگیها میتوانند به شرکت شما کمک کنند، نیاز دارید، لطفاً امروز با گروه نرم افزاری داتیس تماس بگیرید.
