مدیریت دانش تکنیکی است که به سازمانها برای حفظ دارایی ارزشمند خود کمک می کند. سازمان و شرکت ها بر پایه دانشی که برای تولید محصول یا خدمات دارند، استوار ماندند. این دانش در اختیار کارکنان، در فرایند ها، در تکنیک های تولید نهفته هستند. سازمان برای بقا و پیشرفت نیاز دارد تا از این دانش محافظت کند و آن را با دانش های روز جهان بهروز روزرسانی کند.
استفاده از تمام دانش تخصصی سازمان، راهی در جهت به حداکثر رساندن پتانسیل سازمان و افزایش کارایی است. با یک ساختار مدیریتی درست میتوان دانش های نهفته و پراکنده را یافت، ثبت کرد و با اشتراک گذاری از آن استفاده کرد.
در این مقاله از گروه نرم افزاری داتیس تلاش داریم، مدیریت دانش را تعریف کنیم و به بیان ساده درمورد مزایا، کاربرد، تاریخچه و … با هم صحبت کنیم.
مدیریت دانش Knowledge management – KM چیست؟
اولین تعریف کلاسیک از مدیریت دانش را تام داونپورت در یک خط گفت: “مدیریت دانش فرایند جذب، توزیع و استفاده موثر از دانش است.”
به بیان دقیق تر میتوان گفت: مدیریت دانش، مدیریت دانایی یا مدیریت اندوخته علمی است که به طور ساختار مند دانایی و دانش را ثبت و در سازمان به اشتراک می گذارد. مدیریت دانش به فرایندی گفته می شود که سازمان از روشهای مختلف جهت جمع آوری، ثبت، طبقه بندی، به اشتراگ گذاری و ارزیابی دانش به استفاده می کند تا کارکنان به راحتی بتوانند به آنها دسترسی داشته باشند و از آن جهت بهبود عملکرد و بهبود مستمر بهره مند شوند. این فرایند میتواند از روش های مختلفی صورت بگیرد. دانش ها میتوانند منابع فنی، پرسش متداول مشتریان، اسناد آموزشی، تجربیات به دست آمده از ماموریت، تکنیک های تولید و یا فرایند های درون سازمان باشد. در واقع هرآن چیزی که در سازمان ارزش دانشی داشته باشد جمع آوری و مدیریت می شود.
تاریخچه پیدایش
پژوهشگران و دانشمندان زیادی برای یافتن آغاز پیدایش مدیریت دانش تحقیق کرده اند. تا به الان تاریخ مشخصی از آغاز پیدایش این مفهموم بنیادی در دست نیست. تئوریسین‌های برجسته در این حوزه معتقد هستند که از چند صد سال قبل که شرکتهای خانوادگی یا فعالان تجاری ماهر برای حفظ بقای صنعت و تجارت خود دانسته ها و نکات طلایی حرفه خود را به صورت محافظت شده به فرزندان خود انتقال می دادند. در واقع با انتقال این دانایی ها مدیریت دانش را پیاده می کردند.
آقای توماس آلن و اورت راجز در سال 1970-1971 در دانشگاه استنفود تحقیقاتی در مورد انتقال اطلاعات و فناوری انجام داده اند که کمک بزرگی به فهم و درک مدیریت دانش کردند. در واقع می توان گفت با شروع این تحقیقات مفهوم مدیریت دانش آغاز به پیدایش کرد. در سالهای 1980-1990 تحقیقاتی پیرو تحقیقات سالهای قبل، در مورد هوش مصنوعی و دانش اکتسابی مهندسی دانش انجام شد و مطالب ارزنده ای نیز عرضه شد. در سال 1990-1991 تحقیقات انجام شده کامل تر شدند و مطالبی در مورد مدیریت دانش منتشر شد. با تکمیل این تحقیقات به طور جدی موضوع مدیریت دانش مطرح شد و به عنوان یک رشته مدیریتی شناخته شد.
از سال 1990 فعالان حوزه تجاری و صنعتی به اهمیت دانش و مدیریت دانش پی بردند و این موضوع بسیار مورد توجه مدیران در صنایع بزرگ قرار گرفت. و می توان گفت به یک موضوع حیاتی و ومزیت رقابتی تبدیل شد. اولین کشوری که مدیریت دانش را در سازمانهای خود شاهد بود، کشور ژاپن بود. در سال 1995 آقای کوجیه، نوناکا و تاکوچی تحقیقاتی در زمینه خلق دانش با عنوان “چگونه شرکتهای ژاپنی نوآوری و پویایی را بوجود می‌آورند؟” انجام دادند که گام های اولیه در پیاده سازی برداشته شد. پس از تحقیقات بسیار در این زمینه آقای نوناکا و تاکوچی یک مدل اجرایی نیز برای مدیریت دانش ارائه دادند. با موفقیت هایی که شرکت های ژاپنی به دست آوردند، این مفهوم در کشورهای اروپایی مورد توجه قرار گرفت و به آرامی پیاده سازی شد و نتایج فوق العاده ای به همراه داشت.
“مدیریت دانش فلسفه ای است کهنه اما نو ظهور برای تحقق اهداف کلان سازمانها و شرکتها”
تاریخچه مدیریت دانش در ایران
این مفهوم با تاخیر به کشور ما رسید. در سال 1380 اولین گامها برای مدیریت دانش برداشته شد. اما درک شفاف و درستی نبود و صرفا در مورد اهمیت این موضوع اطلاعتی به دست آمده بود. در سال 1384 در جهت یافتن کارکنان کلیدی و متخصص و بعد برای اشتراک گذاری دانش در سازمان به طور جدی به سمت اجرا شدن حرکت شد.
اولین شرکت هایی که به این سمت رفتند، شرکت ها و سازمان های نفت، پتروشیمی و گاز بودند. در آن دوران تمامی متخصصات زبده این شرکتها در آستانه بازنشنگی بودند و با رفتن آنها تمامی تجربیات و دانستهای آنها نیز از شرکت خارج می شد و عملا سازمان فلج می شد. این شد که به کمک مدیریت دانش تلاش کردند تا دانش و تجربیات اساسی کارکنانی که بخش عظیم دارایی علمی محسوب می شدند را در محلی ثبت و نگهداری کنند و آنها را بین دیگر کارکنان جدید به اشتراک بگذارند. این مفهوم رفته رفته در بین تمامی شرکت ها و سازمان ها گسترش یافت. شرکتهای خصوصی در این مسیر پیشرو بودند و توانستند پیشرفت خوبی تجربه کنند. اما متاسفانه سازمانهای دولتی با سرعت کمتری با مدیریت دانش خود را هماهنگ کردند.
انواع دانش در سازمان
کل سازمان بر اساس دانش ساخته شده است. به همین جهت برای ایجادیک برنامه مدون و موفق نیاز است تا تمامی انواع دانش را بشناسیم. دانش رامی توان از زوایای مختلف بررسی و دسته بندی کرد. بررسی اواع دانش به دیدگاه سازمان و استراتژی آن برم می گردد. با درک انواع دانش مکانسیم برای کسب، ذخیره، اشتراک گذاری و به کارگیری موثرتر عمل میکند.
در اینجا ما دانش را از دید ماهیت وجودی مورد بررسی قرار داده ایم:
- دانش صریح Explicit knowledge: دانش صریح یا آشکار همان اطلاعات ملموسی است که در سازمان وجود دارد. مثل محتوای معرفی محصول، گزارش های تایپ شده یا کتابخانه آموزشی درون سازمان.
- دانش ضمنی Implicit knowledge: این دانش پس از انجام امور و به دست آوردن تجربیات به دست می آید. به عنوان مثال: تجربه به دست آمده از یک ماموریت یا یک نکته به دست آمده از برخورد با مشتری.
- دانش تاکتیکی Tacit knowledge: این دانش بسیار ظریف تر است . فرض کنید یک کارمند جدید پس از مطالعه دانش صریح و در دست داشتن ابزارهای لازم شروع بهکار میکند.در نحوه درست ابزار و دانش صریح، نکات کوچکی وجود دارد که مانند فوت کوزه گری است. اگر فرد این نکات را نداند نتیجه حاصل مطلوب نخواهد بود.
- دانش اعلامی Declarative knowledge: دانش اعلامی که به آن دانش توصیفی و گزاره ای هم گفته می شود. این دانش در مورد اطلاعات مبتنی بر اصول مفاهیم، رویداد ها و فرهنگ سازمانی مربوط به نقش شغلی مختلف در سازمان است. به عنوان مثال فرهنگ سازمانی مدیران و کارمندان در بخش های مختلف مبوط به آن بخش است. این فرهنگ در نحوه اجرای نقش شغلی و ایجاد ارتباط بسیار مهم است.
- دانش رویه ای Procedural knowledge: این دانش که به دانش امری نیز شناخته می شود به روشهای مختلف انجام یک فرایند تمرکز دارد. دانش رویه ای به سوالات “چگونه” انجام دادن یک کارخاص ، پاسخ می دهند. برای انجام یک کار خاص روشهای مختلفی وجود دارد. لطلاعات مهمی که در فرایندهای کسب و کار وجود دارد، از حیاتی ترین دانشهای سازمان است. به عنوان مثال : چگونه فرهنگ مشارکت در سازمان را افزایش دهیم؟ برای این کار روشهای مختلفی وجود دارد
- دانش پیشینیA priori knowledge: این دانش که در فلسفه، ریاضیات نیز وجود دارد، اینگونه معنا می شود که پیش از انجام کار اصلی باید علم و دانش اولیه ای داشت که بتوان کار خاص را انجام داد. در سازمانها این دانش کمتر دیده شده است. اما در ادامه راه سازمان و تعیین استراتژی ها بسیار کمک کننده است. این دانش با تجربه به دست نمی آید و نتیجه استدلال منطقی یا انتزاعی است. به عنوان مثال: مدیران میدانند که برای موفقیت در بازار تخصصی خود باید نرخ تبدیل را بالا ببرند. بر اساس این تحلیل، تصمیمات مهمی اتخاذ می کنند.
- دانش پسینی A posteriori knowledge: دانش پسینی بر خلاف دانش پیشینی تجربه ای است که بعد از انجام یک کار به دست می آید. این دانش بسیار نهفته و در ذهن افراد کاملا متفاوت است. اما باعث ایجاد خلاقیت و نو آوری می شود. به عنوان مثال: ارزیابی انجام فرایند مشخصی در سازمان. نحوه عملکرد این فرایند در ذهن افراد متفاوت است و گاه تمامی فرایند را در ذهن خود جور دیگه ای چیده باشند. با ثبت این دانش، میتوان از دانش پسینی برای اصلاح و بهبود استفاده کرد.
دانش ضمنی، تاکتیکی، اعلامی، رویه ای، پیشینی و پسینی به دلیل آنکه در ذهن افراد هستند را به طور کلی دانش تعبیه شده می نامند. مجموعه دانش تعبیه شده بسیار مهم هستند و باید با استراتژی های دقیق کارکنان را ترغیب کرد تا دانش هایی که در ذهن دارند را ثبت و به اشتراک بگذارند.
به طور کلی دانش به سه نوع اصلی دسته بندی می شود: آشکار، تاکتیکی و ضمنی(دانش ضمنی، اعلامی، رویه ای، پیشینی و پسینی)
این مطلب را از دست ندهید: درخت دانش چیست؟
مدیریت دانش چگونه کار می کند؟
مدیریت دانایی یا همان مدیریت دانش به کمک ابزار های مختلف، سعی می کند تا کارکنان را به اشتراک گذاری دانش ترغیب کند. همچنین دانش های صریحی که وجود را نیز به صورت مستند، ثبت و طبقه بندی می کند. در مدلهای مختلفی که ارائه شده است، این فرایند را به شکل های مختلف نشان می دهد. اما کاملترین مدل، “مدل پایه های سنگ بنای ساختمان مدیریت دانش” است. در چرخه ای که وجود دارد دانش از بقیه اطلاعات تفکیک می شود و سپس وارد مسیر مدیریت می شود. به طور کل میتوان چرخه را اینگونه بیان کرد:
- شناسایی دانش نزد افراد
- خلق دانش
- ذخیره سازی
- طبقه بندی دانش
- اشتراک گذاری صحیح
- بکارگیری دانش
- ارزیابی دانش
این چرخه کمک میکند تا بهبود مستمر در سازمان به بهتربن شکل اجرا شود و با بکار گیری دانش ثبت شده و ارزیابی آن دانش به روزرسانی شود سپس دانش به روز شده مجددا وارد چرخه دانش می شود. این روند به طور مستمر ادامه پیدا می کند تا در نهایت شاهد حفظ دانش ضمنی و آشکار سازمان، پیشرفت و تخصصی تر شدن آن و ایجاد یک مزیت رقابتی بین رقبا خواهیم بود.
هدف مدیریت دانش چیست؟
هدف اصلی مدیریت دانش بهبود کارایی سازمان و حفظ دانش در سازمان است. مدیریت دانش در فرایند شفافی که انجام می دهد در تلاش است تا دانش های جاری در سازمانها ثبت، ذخیره و دسته بندی کند. سپس بستری فراهم آورد تا افراد بتوانند دانش خود را به اشتراک بگذارندو همگی به آسانی به دانش های درون سازمان دسترسی داشته باشند. با بکارگیری دانش، می توان آن را ارزیابی کرد و آن را به روزرسانی کرد. این چرخه دانش را حفظ می کند و با افزایش تخصص کارکنان و دانش سازمانی، کارایی بهبود می یابد. این امر باعث ایجاد مزیت رقابتی بین رقبا می شود. مزیت رقابتی نیز دیگر هدف مدیریت دانش است.
چالش های پیاده سازی
تغییرات بزرگ در سازمان به طور حتم چالشهایی با به همراه دارد که باید به آنها توجه کرد. اگر به این چالش های و راه حل آنها دقت نشود، مدیریت دانش با موفقیت روبرو نمی شود. مهم ترین این چالش ها را شمامل موارد زیل می شوند:
- ایجاد انگیزه برای مشارکت، نوآوری، و یادگیری کارکنان
- بودجه بندی و اختصاص منابع برای اجرای
- تعریف و درک درست مدیریت دانش
- همسو کردن اهداف مدیریت دانش با اهداف کلی سازمان
- انگیزه دادن و هدف دادن به کارکنان برای به درستی انجام دادن کار
- ضعیف بودن هدف مدیریت دانش
- همکاری و مشارکت نکردن افراد در سازمان
- ایجاد یک منبع معتبر در سازمان برای حل مشکلات سازمانی
- ایجاد تعادل بین 3 رکن کارکنان، فرآیندها و تکنولوژی
راه حل
بزرگترین موانع و چالش در این مسیر فقدان فرهنگ سازمانی (نبود اعتماد، مشارکت، تعامل صحیح) و فقدان آگاهی و درک درست از مدیت دانش است.
برای حل چالش ها سه راه حل اساسی وجود دارد تا از بروز این چالش ها جلوگیری کند. اول اینکه: پیش از پیاده سازی مدیریت دانش باشد فرهنگ مشارکت و تعامل را در سازمان افزایش داد. دوم اینکه: پیش از شروع باید با یک مشاوره زبده و آگاه در این زمینه مشورت کرد تا سازمان را از ابعاد مختلف مورد بررسی شود تا مدل مناسب در سازمان اجرا شود. سوم اینکه: مدیریت دانش را نباید یک فرایند جدا در کار دانست. بلکه یک فرایند هموار در بین تمام امور جاری در سازمان است و باید ابزار ها و سیستم ها را کنار هم قرار داد.
این مطلب را از دست ندهید: مزایای مدیریت دانش چیست؟
چرا اینقدر مهم است؟
همانطور که پیش تر گفته شد، بعد از سال 1990 تمامی جوامع علمی و تجاری به اهمیت دانش پی بردند. دانش به عنوان یک محرکه رشد عمل میکند. در واقع زیر بنای یک سازمان و شرکت دانش است. با اطمینان دسترسی همه کارکنان به تخصص کلی سازمان نیروی باهوش تر و ماهر تر ساخته می شود که قادر به انجام تصمیم گیری درست و انجام کارهای دقیق خواهد بود که به نفع کل سازمان است. بسیار مهم است که دانش را در سازمان حفظ کرد و آن را توسعه داد. با توسعه دانش در سازمان و افزایش تخصص کارکنان در عمل این سازمان است که متخصص تر می شود. امروزه تمامی کسب وکار ها به سمت تخصصی تر می روند، برای باقی ماندن در بازار رقابت مستلزم آن است که از دانش برای بهبود استفاده کرد تا از رقبا پیشی گرفت.
مدیریت دانش فرایندی است که دانش موجود را حفظ میکند و اجازه نمی دهد که از بین برود و یا از سازمان خارج شود. بلکه در تلاش است از دانش به نحو احسن استفاده شود و در جهت بهبود و رشد سازمان به روز شود.
مزایای مدیریت دانش
حفظ منابع و منافع سازمان از نتایجی است که پس از اجرای مدیریت دانایی، به دست می آید. حفظ دانش و توسعه آن باعث تخصصی تر شدن سازمان در عرصه رقابت می شود.همپنین مدیریت دانش در تصمیم گیری ها تجاری و صنعتی تقش موثری دارد. در ذیل به دیگر مزایای مدیریت دانش که بعد از یک نظرسنجی در طیف وسیعی از صنایع، مکان و تجارت انجام شده است موارد مهمی را آشکار کرده است.
مهمترین مزایا شامل:
- کاهش زمان برای یافتن اطلاعات
- کاهش هزینه و زمان برای آموزش کارکنان جدید و توانمند کردن آنها
- بهبود رضایت مشتری
- کاهش هزینه های عملیاتی و فرایند ها درونی
- ایجاد مزیت رقابتی
- افزایش نوآوری و خلاقیت در سازمان
- افزایش فرهنگ سازمانی و افزایش مشکارکت و تعامل کارکنان
- افزایش چاپکی سازمان
استاندار ISO 30401:2018
استاندار ایزو 30401:2018 دستورالعمل های لازم برای ایجاد، حفظ، اجرا، بررسی و بهبود مدیریت دانش در سازمان را ارائه می کند. این ایزو در تاریخ 31 اکتبر 2018 بر روی سایت بین اللملی استاندار (ISO) منتشر شد. هدف اصلی این استاندار کمک و حمایت سازمانها برای پیاده سازی یک سیستم مدیریتی موثر مبنی بر دانش است. به گونه ای که سازمانها از سیستم متمرکزی که اجرا میکنند با بهره گیری از دانش ارزش آفرینی کنند و به صورت اثر بخش از دانش در جهت ارتقای سازمانه بهره مند شوند.
فناوری اطلاعات و تکنولوژی
فرایند مدیریت دانش در سازمان بسیار حساس است. اینگونه که باید با ترفند های مختلف کارکنان را به مشارکت در ثبت و اشتراگ دانش ترغیب کرد. باید یک بستر آسان و در دسترس در سازمان مهیا شود که کارکنان بدون دغدغه دانش و تخصص خود را به اشتراگ بگذارند. از طرفی دانش های به اشتراگ گذاری شده به راحتی در دسترس دیگر افراد باشد. مدیران در سازمان برای ارزیابی دانش به کار گیری شده نیاز دارند تا این فرایند را مدیریت کنند و دانش ها را در محلی امن نگهداری کنند.
فناوری اطلاعات و تکنولوژی به کمک این موضوع آمدهاست. نرم افزار مدیریت دانش ابزاری است تا بتوان بر اساس استاندار ایزو دانش را در جهت ارتقای سازمان مدیریت کرد. نرم افزار مدیریت دانش، فرایند کشف، ثبت، حفظ، طبقه بندی، به اشتراک گذاری، به کارگیری و ارزیابی را کاملا سیستماتیک کرده است. مدیران بدون نگرانی می توانند از این نرم افزار کمک بگیرند تا این تکنیک مهم را در سازمان خود پیاده کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد نرم افزار مدیریت دانش پندار لطفا وارد صفحه این نرم افزار شود.
سخن پایانی
در بازار رقابتی امروزه پیچیدگی های فضای رقابتی و سرعت زیاد درتغییرات بازار رقابتی و سرعت بالای تخصصی شدن سازمانها، پاسخگویی به مشتریان و هماهنگ شدن با این پیچیدگی و سرعت بالا را دشوار کرده است و جز بهره گیری از مدیریت دانش امکان پذیر نیست. دانش محرکه رشد است و باعث حفظ مزیت رقابتی، نوآوری، کاهش هزینه ها و کسب سود بیشتر خواهد شد. اگر سازمان و کارکنان همواره از دانش کلی سازمان استفاده کنند، بهتر و موثرتر می توانند کارها را انجام دهند و به مشتریان پاسخ دهند.
امیدواریم توانسته باشیم در مورد مدیریت دانش به شما آگاهی جدیدی داده باشیم. از اینکه تا انتهای مطلب باما همراه بودید، سپاسگزاریم.