ارائه راهکار های مشاوره مدیریت دانش
سازمانها برای حفظ مزیت پایدار به مدیریت دانش و بهره برداری از آن متکی هستند. از طرف دیگر شرایط اقتصادی کنونی، سازمانها را ملزم میکند تا در راستای رقابت پذیری، ساختارها و مفاهیم جدیدی برای مدیریت منابع خود ایجاد کنند. به طورکلی رویکردهای مدیریت استراتژیک تمایل دارند تا سرمایه های فکری و دانش را به عنوان منابع اصلی برا ی یک مزیت رقابتی پایدار در نظر بگیرند، بنابراین سازمانهای دولتی و خصوصی برای پایداری و رشد نیاز به پیاده سازی مدیریت دانش و همچنین بهره گیری از مشاوره مدیریت دانش دارند.
مهمترین فعالیتی که مدیران انجام میدهند، تصمیم گیری است و کارایی و اثربخشی تصمیمات مدیران در نهایت موفقیتی یا عدم موفقیت سازمان را تعیین میکند. هرچه اطلاعات دقیق تری در اختیار مدیران باشد، احتمال تصمیم گیری درست افزایش می یابد و این منجر به نتایج مثبت و مطلوب برای سازمان خواهد شد و بالعکس اطلاعات ناقص باعث تصمیم گیری نادرست و در نتیجه شکست سازمان میشود. یکی از تصمیمات مهم مدیران، تصمیم گیری در مورد منابع موجود در سازمان است. روند مبهم، فرآیند دشوار فرهنگ سازی دانش و نیاز بسیاری از سازمانها به مدیریت دانش سبب شده است تا مشاوره مدیریت دانش در این زمینه نقش کلیدی و ارزشمندی را ایفا نماید.
اهمیت نقش مشاوران در حوزه مدیریت دانش در سازمان ها چیست؟
مشاورین در سیستم مدیریت دانش مسیر را به شما نشان می دهند. قطعا ورود به یک وادی جدید برای هر سازمان، اداره و یا شرکتی دشوار خواهد بود. روند مدیریت دانش یک روند جدید برای جمع آوری، حفظ و استفاده از اطلاعات، داده و دانش است. به همین منظور در چنین مسیری برای پیاده سازی ساده، صحیح و اصولی به یک مشاوره نیاز دارید. از اهداف، نقش و اهمیت های مهم وجود مشاوره مدیریت دانش در بسته نرم افزاری می توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- ایجاد دانش جدید در زمینه خدمات و محصولات در سازمان ها
- تبادل اطلاعات با شرکت ها و سازمان های رقیب هم در داخل کشور و هم در ارتباط با شرکا و رقبای خارجی
- ایجاد یک محیط رقابتی و افزایش انگیزه برای کارکنان سازمان ها (بطور مثال برگزاری مسابقات دانش و نمایشگاه های دانش که منجر به افزایش فعالیت های دانش خواهد شد.)
- استفاده از بازخورد دستیابی به دانش جدید برای بهینه سازی رویه های مختلف کاری در آینده
- برگزاری برنامه های آموزشی در جهت ارتقا و افزایش مسیر شغلی و در نهایت برنامه استخدام کارشناسان خبره و کار آزموده تر
روش های مشاوره مدیریت دانش پندار
با توجه به روند مشاوره مدیریت دانش متفاوت در سازمان ها به طور کلی گروه نرم افزاری داتیس دو روش کلی زیر را ارائه می کند:
- روش آموزش و نظارت بر اجرا: در این نمونه روش، سازمان های متنوع می توانند تنها آموزش نحوه استخراج، سنجش بلوغ سازمان در مدیریت دانش، شناسایی انگیزه های مدیریت دانش سازمان و … را فرابگیرند. در این حالت گروه نرم افزاری داتیس در زمینه مشاوره مدیریت دانش به آنها در نظارت برای اجرای صحیح پروژه کمک خواهد کرد.
- روش مشاوره و اجرا: در این روش گروه نرم افزاری داتیس با اطلاع از نحوه فعالیت سازمان، ارگان، هلدینگ، شرکت شما به پیاده سازی مقدمات مدیریت دانش، پیاده سازی نرم افزار و حتی پایش و بهبود فرآیند مدیریت دانش کمک خواهد کرد. مشاور در کلیه فاز ها همراه شما خواهد بود و در این مسیر به روشی اصولی و صحیح شما را یاری میکند.
فازهای مشاوره مدیریت دانش داتیس
در فرآیند استقرار نظام جامع مدیریت دانش نقش یک مشاور برتر و حرفه ای بر همگان واضح است. نحوه چیدمان فازها و بخش های مشاوره به شما در روشن کردن مسیر فرآیند مدیریت دانش کمک خواهد کرد. فازهای مشاوره مدیریت دانش داتیس به قرار زیر میباشد:
فاز اول : شناخت فاز دوم : مقدمات مدیریت دانش فاز سوم : پیاده سازی نرم افزار فاز چهارم: پایش و بهبود
فاز اول: شناخت
1. اهداف:
- شناخت سازمان
- شناخت ساختار دانش فعلی سازمان
- شناخت ساختار تعالی سازمانی
- اشراف مشاور بر فضای سازمان
2. فرآیند:
- به منظور شناخت سازمان و تسلط مشاور به وضعیت موجود و ضمنا تدوین استراتژی،نقشه راه دانش سازمان و نیل به اهداف فاز شناخت مدیریت دانش جلساتی با حضور مدیران بالادستی و تیم پیشنهادی دانش و واحد متولی (Kick Off ) برگزار خواهد شد.
- در این فاز ارزیابی بلوغ مدیریت دانش سازمان با مدل APO نیز به انجام خواهد رسید.
3. خروجی فاز اول:
- پیشنهاد اعضای تیم مدیریت دانش
- ارائه ساختار پیاده سازی مدیریت دانش سازمان
- تدوین استراتژی و نقشه راه مدیریت دانش
- ارائه گزارش سنجش بلوغ دانش سازمان
- تهیه نسخه اولیه درخت دانش سازمان
فاز دوم: مقدمات مدیریت دانش
1.اهداف فاز دوم:
- آموزش
- نظام نامه دانش
- دستورالعمل ها
- جاری سازی
- خبرگان
2. فرآیند فاز دوم:
- فرآیند اجرای مقدمات مدیریت به طور معمول با تمرکز بر تدوین اسناد و سیستم سازی دانشی تمرکز دارد.
- این ساختار بر پایه استاندارد ISO 30401 مدون می گردد.
- در این فاز تمرکز تیم مشاوران داتیس بر اصول و الزامات دانشی سازمان با توجه به شناخت حاصل از فاز اول بوده و تمامی زوائد که سبب از دست رفتن زمان و کاهش چابکی سیستم می گردد می باشد
- این فاز در سه حالت در مجموعه هدف قابل پیاده سازی می باشد:
- مربیگیری و نظارت بر اجرا
- مشاوره و آموزش و نظارت بر اجرا
- اجرای کامل فاز توسط مشاوران و کارشناسان داتیس
- روش اجرای این فاز با توجه به الزامات کارفرما و شناخت حاصل از تیم دانشی کارفرما انتخاب می گردد.
3. خروجی فاز دوم:
- تدوین رئوس آموزشی متناسب با شناخت حاصله و نتایج سنجش بلوغ سازمان
- تنظیم تقویم آموزشی سازمان
- تدوین نظام نامه دانش سازمان
- تدوین نقشه راه مدیریت دانش (KM Road Map )
- درخت دانش سازمان
- شناسایی خبرگان سازمان
- تخصیص خبرگان به درخت دانش
- اندازه گیری شکاف دانشی
- تدوین استراتژی دانش سازمان
- تدوین روش های اجرایی متناسب با شناخت سازمان
- روش اجرایی ثبت ، پذیرش و بکارگیری دانش به ازای قالب های شناسایی شده سازمان
- روش اجرایی خروج از خدمت
- روش اجرایی مدیریت انجمن خبرگی
- روش اجرایی انگیزش و ترویج مدیریت دانش
فاز سه : پیاده سازی نرم افزار
1. اهداف فاز سوم:
- آماده سازی زیرساخت
- دمو و تحویل نسخه به ناظر پروژه و اعمال تغییرات احتمالی
- نصب نسخه اولیه نرم افزار
- پیکربندی و سفارشی سازی نرم افزار
2. فرآیند فاز سوم:
- آماده سازی زیرساخت ها
- نصب نرم افزار
- پیکربندی نرم افزار و ورود اطلاعات
- سیاستهای ورود و تعیین رمز عبور
- سیاست نمایش اطلاعات فاقد طبقه بندی به افراد ناشناس
- تنظیمات اختیاری عمومی
- ساخت و تنظیم فرم ها و گزارشات سفارشی
- ساخت و تنظیم فرایندهای مدیریت دانش
- آموزش راهبری سیستم
- آموزش کاربری سیستم
3. خروجی فاز سوم:
- نصب کامل نسخه سفارشی ساز
- آموزش کامل راهبری و کاربری سیستم
- اطلاعات ورود به سیستم ویژه کاربران
فاز چهارم: پایش و بهبود
1. اهداف فاز چهارم:
- ارزیابی وضعیت کنونی با وضع ایده آل
- پیشنهاد و استفاده از ابزارهای دانشی مناسب
- سنجش مجدد بلوغ سازمان
- برگزاری جلسات مرور پس از اقدام AAR
- آموزش متناسب با وضع موجود
2. فرآیند فاز چهارم:
- انجام اصول کایزن ،بازبینی پس از اجرا،بهبود مستمر یا هر اصطلاح دیگری هدف این فاز خواهد بود بررسی و بازنگری دستاوردهای حاصل از چرخه پیاده سازی شده در مقایسه با دستاوردهای مورد انتظار هدف انجام این فاز خواهد بود.
- داتیس از ابزارهایی برای سنجش میزان دستیابی به اهداف استفاده نموده و در نهایت روشهای بیشماری را برای بهبود نتایج به طور مستمر ارایه می نماید.
3. خروجی فاز چهارم:
- گزارش مرحله دوم سنجش بلوغ سازمان
- گزارش مقایسه میزان بهبود حاصل
- گزارش پایانی پروژه
جمع بندی
در نظر داشته باشید تمامی فرآیند مشاوره مدیریت دانش داتیس با توجه به اطلاعاتی که از جلسه KICKOFF بدست می آید برای شما و سازمانتان پیاده سازی میشود.