نقش نظام پیشنهادات در بهبود وضعیت سازمان
مدیریت مشارکتی نظامی است که در توسعه منابع انسانی نقش حیاتی دارد و مورد توجه جهانیان است. برای پیاده سازی مدیریت مشارکتی از ابزار ها و تکنیک های مختلفی استفاده می شود که کمک به همفکری و بهبود کار تیمی در سازمان می شود. در کار تیمی چالش هایی که پیش می آیند با بهترین راه حل برطرف می شوند. همچنین برای پیشبرد اهداف در سازمان از همه ی افکار و توان کمک گرفته می شود. اینگونه کارکنان نظرات و پیشنهادهای خود را بدون در نظر گرفتن سطوح سازمانی بیان می کنند و همه افراد از سطح اجرایی تا مدیران ارشد با هم به گفتگو می پردازند. به این ترتیب با بحث و گفتمان به یک پیشنهاد کامل و قابل اجرا می رسند و نقش نظام پیشنهادات در بهبود وضعیت سازمان به کمک مشارکت سازمانی به نتیجه خواهد رسید.
مبنای نظام مشارکتی انسان مداری است، به نظرات و افکار کلیه اعضای سازمان احترام قائل است و همه ی پیشنهادهای خلاقانه و ایده های افراد را مورد بررسی قرار می دهد. با این اصل عدالت در سازمان برقرار خواهد شد و آزادی بیان را به همراه خواهد داشت.
نظام پیشنهادات روش و ابزاری است که می توان از فکر، خلاقیت و ایده های کارکنان برای حل مسائل، بهبود روند کار، ایجاد فرصت های جدید و بهبود وضعیت سازمان استفاده نمود. باید به یاد داشت که نظام پیشنهادات فقط بیان مشکلات، گله و انتقاد نیست، بلکه راه های نوآورانه ای به کمک این ابزار ارائه می شود. نظام پیشنهادات و کارکنان سازمان دو بازوی عملی جهت اجرای مدیریت مشارکتی، هم فکری و بهبود روابط در سازمان هستند. پیاده سازی نظام پذیرش پیشنهادات و بررسی آنها در یک سازمان باعث می شود تا کارکنان خود را موثرتر در سازمان احساس کنند و در حل چالش ها و ارائه پیشنهادهای خلاقانه خود را مسئول بدانند. به این ترتیب مشارکت در سازمان افزایش می یابد و انگیزه و خلاقیت کارکنان نیز بیشتر می شود و سازمان به فرصت های جدیدی دست پیدا میکند.
نظام پذیرش و تاریخچه ی نظام پیشنهادها
نظام پیشنهادات و مدیریت مشارکتی بیش از 200 سال است که مورد بحث و توجه قرار دارد. کشور ژاپن از دهه 1950 از نظام پیشنهادات در شرکت های تولیدی-خدماتی خود استفاده می کند. این کار موجب شده است تا کشور های جهان به این موضوع اهمیت بیشتری بدهند، آن را بپذیرند و در الویت امور مدیریتی خود قرار دهند. این جهش مدیریتی در دهه 1360 به ایران رسید و شرکتهای صنعتی اولین شرکتهای ایرانی بودند که از نظام پیشنهادها استفاده کردند و نتایج بسیار مطلوبی به دست آوردند.
البته پذیرش این تحول در ایران سرعت کمی داشت و می توان گفت دلیل عدم استقبال کارکنان،عدم توجه به نظرات و پیشنهادات آنها بوده است. کارکنان بعضا می دیدند که همه فرایند ها تا مرحله ارائه پیشنهادها است و مدیران فقط نظرات را جمع میکنند و هیچ اقدامی برای آنها انجام نمی دهند.این باعث می شد تا کارکنان دلسرد شوند و دیگر به خود زحمت ارائه نظر و پیشنهاد را ندهند. مدیران نیز انتظار داشتند که پس از پیاده سازی نظام پیشنهادها و در زمان کم، تحول شگرفی در سازمان ایجاد شود. این دو ذهنیت مانع پیشرفت هستند و به همین علت در ایران نیاز است در قدم اول کار فرهنگی انجام شود تا ذهنیتی مثبت ایجاد شود. با آماده بودن ذهن ها در سازمان نظام پیشنهاد ها تقویت می شود و عملکرد بهتری خواهد داشت.
بهبود وضعیت سازمان در کشور ژاپن به کمک نظام پیشنهادات
همه ما می دانیم، در همه جوامع کشور ژاپن مثالی برا موفقیت از طریق مدیریت مشارکتی است. مدیران با مدیریت قدرتمند و استقرار نظام پیشنهادها کارکنان را تشویق و ترغیب به نوآوری و خلاقیت می کنند و انگیزه را در کارکنان بالا می برند. در کشور ژاپن معیار افتخارات سازمانی و کسب شهرت، میزان پیشنهادات هر سازمان و کشف پیشنهادات سازنده و خلاق توسط مدیریت از بین آنهاست. نظام پیشنهادها به مدیران ژاپنی برای دریافت افتخارات کمک بسیاری کرده و مهمترین ابزار جهت کشف فرصتهای جدید بوده است. نظام پیشنهادات کمک می کند تا تعامل سازمانی بهبود یابد و با احساس ارزشمندی که کارکنان دریافت می کنند، رضایت شغلی نیز در آنها افزایش یابد. احساس ارزشمندی و رضایت شغلی با تقدیری که از پیشنهاد برتر می شود بالاتر می رود و بهره وری در سازمان رشد خواهد کرد.
اعضای سازمان در فضای تعاملی ایجاد شده در مورد پیشنهادات بیان شده به گفتگو می پردازند که باعث می شود ایده خام اولیه به یک پیشنهاد جامع قابل اجرا تبدیل شود، این گفتگو بین افراد باعث بهبود روابط کارکنان و مدیران می شود. در این نظام کارکنان با اندیشیدن و کسب علم، برای حل چالش ها، راه کاری مناسب ارائه میدهند و همچنین سطح علمی خود را نیز بالا می برند. این روند باعث می شود بهبود وضعیت سازمان بر اساس فرهنگ سازمانی ایجاد شده صورت گیرد و همواره موفقیت های زیادی در رزومه سازمان ثبت شود.
نقش نیروي انسانی در پیشبرد اهداف نظام پیشنهادات
برای شناسایی و حل مشکلات باید سازمان بیش از پیش به کارکنان خود تکیه کند. به این علت که کارکنان در فعالیت های روزمره خود به صورت عینی با مشکلات برخورد می کنند و شناخت دقیق و عملی تری نسبت به وظایف دارند. افراد با مشاهده اینکه، به نظر و پیشنهاد آنها احترام گذاشته می شود و برای بررسی آنها زمان گذاشته می شود، دلگرم خواهند شد و این انگیزه را پیدا خواهند کرد که برای پیشنهادات بعدی متفکرانه تر و خلاقانه تر عمل کنند تا پیشنهاد آنها به مرحله اجرا برسد.
اگر پیشنهادات ارائه شده قابل اجرا نباشد باعث می شود که شناخت کارکنان از محیط کار بیشتر شود و به درک و بینش بالاتری برسند. به کمک نظام پیشنهادها ذهن هایی که می توانند طوفانی از خلاقیت را ایجاد کنند، به حرکت بیفتند و از حالت سکون خارج شوند. این کار موجب رشد، توسعه و افزایش توانایی های کارکنان می شود. این نظام همچنین فاصله ی بین کارکنان و مدیران را از بین می برد و باعث بهبود روابط در سازمان می شود.
این مطلب را از دست ندهید: اهمیت دریافت بازخورد کارکنان
پیش نیاز اجرای نظام پیشنهادها
هدف اصلی نظام پیشنهادها ایجاد فضای کاری مشارکتی، برای پیشبرد اهداف سازمان است. نظام پیشنهادها بر مبنای پیشنهاد و نظر خواهی از اعضای سازمان است. این نظر خواهی در جهت بهبود عملکرد، بهبود بهره وری، بهبود وضعیت سازمان، کاهش هزینه ها، افزایش سود و افزایش رضایت مندی مشتریان است. در ادامه به برخی از این مقدمات اشاره می کنیم:
- اقدامات فرهنگی جهت آماده سازی ذهن
- وجود فضاي سالم براي اظهار نظر منتقدان
- وجود روحیه پیشنهاد پذیري در مدیران
- شایسته سالاري در انتصاب مدیران
- توجه به پیشنهادات مالی و رفاهی کارکنان
- صرف هزینه براي تحقیقات موردي
- پرداخت پاداش متناسب با اهمیت پیشنهاد و زحمات پیشنهاد دهنده
- پیش بینی اعتبارات لازم در ردیف بودجه برای اجرای پیشنهاد
نتایج مورد انتظار از اجراي نظام پیشنهادات
هدف اصلی نظام پیشنهادها ایجاد فضای کاری مشارکتی، برای پیشبرد اهداف سازمان است. نظام پیشنهادها بر مبنای پیشنهاد و نظر خواهی از اعضای سازمان در جهت بهبود عملکرد، بهبود بهره وری، کاهش هزینه ها، افزایش سود و افزایش رضایت مندی مشتریان است. استقرار نظام پیشنهادات در سازمان دستاوردهای بسیار مهمی دارد که به طور خلاصه شامل موارد زیر می شود:
- افزایش کمیت و کیفیت کالا و خدمات تولید شده
- کاهش ضایعات، صرفه جویی و کاهش هزینه ها
- افزایش در آمد سازمان و سودهی کلا
- ارتقاي بهره وري در سازمان
- بهبود روشهاي انجام کار و فعالیت ها
- ابداع روشهاي تازه و یا تولیدات تازه
- افزایش رضایت مندي کارکنان و مشتری
- پیاده سازی بهبود مستمر یا همان کایزن
- شناسایی کارکنان خلاق، خوش‌فکر و جستجوگر در سازمان
- بهبود در فرآیندها، ماشین آلات و ابزار تولید
- ایجاد و تقویت فرهنگ همكاري، مسئوليت پذيري، حس تعلق سازمانی و مشارکت کارکنان در تصمیم گیری
- ایجاد محیط خلاق در تمامی سطوح سازمان و افزایش خلاقیت و نوآوری
- مشارکت کارکنان در تصمیم سازی ها و بهبود ارتباط میان کارکنان و سازمان و ایجاد حس اعتماد و وفاداری
ویژگی هاي نظام پیشنهادها موفق
زمانی می توان گفت یک نظام پیشنهاد موفق است که بتواند بستر حضور اعضای سازمان را به طور فعال به مشارکت فراهم آورد و باعث افزایش بهبود وضعیت سازمان، افزایش دانش و فرهنگ شود. برای موفقیت نظام پیشنهادها باید به آیین نامه نظام در سازمان توجه شود که سعی بر آن باشد که عدالت رعایت شود و توجه ی یکسان به پیشنهادات ارائه شده از جایگاه های متفاوت باشد. همچنین در زمانی که زمینه برای مشارکت اعضا در تصمیم گیری ها فراهم می شود، مسئولیت ها و اختیارات مدیریت تضعیف نشود. از همه مهم تر اینکه برای مشارکت تمامی افراد از سیستمی به روز در سازمان استفاده شود. به طور کلی برای ویژگی های نظام پیشنهادها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- شرکت فعال کلیه کارکنان سازمان در ارایه پیشنهاد
- به حداقل رساندن بروکراسی و سهولت ارائه پیشنهادها از طریق فرم هاي مخصوص
- سهولت روشهاي ارزیابی و تعیین پاداشها
- سهولت و ساده بودن آیین نامه ها و دستور العملهاي پرداخت جوایز
- شامل شدن پیشنهادهاي ارایه شده توسط کارکنان در تمامی زمینه ها
- سمت گیري پیشنهادهاي ارایه شده به سمت پیشنهادهاي گروهی
- کم بودن زمان ارزیابی و دادن جواب به پیشنهاددهنده
- مشارکت پیشنهاددهندگان در اجراي پیشنهادها
- هم راستا بودن پیشنهاد با اهداف، وظایف و اختیارات سازمان و امور کاري پیشنهاددهنده و یا واحدهاي مرتبط
- صرفه جویی در هزینه ها، بهبود کیفیت خدمات و یا بهبود سیستمها در اثر اجراي پیشنهاد
- ایجاد اشتیاق به یادگیری، آموزش و تحقیقات در کارکنان برای یافتن فرصتهای بهبود و ارائه پیشنهاد
این مطلب را از دست ندهید: 8 دلیل اهمیت فرهنگ سازمانی
برداشت هاي نادرست مدیران از نظام پیشنهادها
نظام پیشنهادات در مسیر خود چالش هایی دارد که یکی از مهم ترین آن، برداشت های نادرست مدیران است که می تواند مخرب باشد. از آنجا که مدیریت از ارکان اساسی نظام پیشنهاد ها هستند. برای موفقیت و تحقق اهداف، نظام پیشنهادها به حمایت قدرتمند و همه جانبه مدیریت نیاز دارد. این را باید در خاطر داشت نظام برای اثر بخشی خود نیاز به بازه زمانی 5 الی 10 ساله دارد. اگر مقدماتی که گفته شد مهیا باشد این مدت زمان کاهش می یابد.
در ادامه به بررسی تعدادي از این انتظارات و برداشت هاي نادرست مدیریت از نظام پیشنهادها می پردازیم:
- اثربخشی نظام پیشنهادها در کوتاه مدت ! :
تعدادی از مدیران این انتظار را دارند که پس از استقرار نظام پیشنها ها، با سیل ایده ها و پیشنهادهای سازنده روبرو شوند و تحولی شگرف در مدت زمان کوتاه رخ دهد. این راه باید دانست که یک نظام فرهنگی برای اثر بخشی به مدت زمان 5 الی 10سال نیاز دارد تا به نتایج مطلوب برسد. با برنامه ریزی دقیق و فراهم کردن مقدمات فرهنگی پیش از نظام پیشنهادها بهبود وضعیت سازمان در مدت زمان کمتری اتفاق خواهد افتاد.
- نظام پیشنهادها، نظامی براي حل تمام مسائل سازمان است ! :
برای بهبود مستمر و حل مشکلات، نظام ها و تکنیک های مختلفی وجود دارد که مورد استفاده قرار می گیرد. برای بهبود در سازمان چهار روش میتوان در نظر داشت. 1: بهبود های کوچک در واحد کاری 2:بهبود های بزرگ توسط اختراعات 3:بهبود های کوچک در کل سازمان توسط تیم های حل مسائل 4: بهبود های بزرگ در حوزه مدیران و هیئت مدیره. به همین دلیل نباید توقع داشت که نظام پیشنهادها تمام حوزه ها را پوشش دهد و تمامی گره ها را باز کند. این نظام در ایجاد بهبود های کوچک در واحد هایی کاری بهترین عملکرد را دارد.
- نظام پیشنهادها، نظامی براي تصمیم گیري است ! :
نظام پیشنهادها، یک نظام فرهنگی است و با درگیری فکری اعضا و مشارکت آنها کمک به ارائه راه حل میکند. کارکنان با نظرات و ایده هایی که ارائه می کنند در پیشبرد اهداف و افزایش کارایی نقش دارد. افراد با مشارکت یکدیگر و تبادل نظرات یک نظر خام را از جوانب مختلف بررسی می کنند و مواردی را به آن اضافه و کم می کنند تا در نهایت با هم یک پیشنهاد جامع را می سازند. در واقع می توان گفت که تصمیم ساز است نه تصمیم گیر.
سخن پایانی
همان طور که گفته شد نظام پیشنهادها تکنیک و ابزاری است که این امکان را فراهم می کند تا از فکر و ایده کارکنان برای حل مسائل، ایجاد فرصت جدید، بهبود وضعیت سازمان و افزایش بهره وری بهره مند شد. ایده ها و پیشنهادها میتوانند درمورد مسایل ساده ای مثل، جابجایی قهوه ساز باشد که باعث بهبود کیفیت زندگی کاری می شود و حتی می توانند در مورد سیاست و استراتژی سازمان باشد که باعث نوآوری و سود کلان خواهد شد. از دیرباز به این تکنیک توجه ویژه ای بوده است و برای آنکه بتوان از این تکنیک به طور صحیح در تمامی سطوح استفاده کرد و خروجی مطلوبی داشت، باید از تکنولوژی های امروزی استفاده کرد.
گروه نرم افزاری داتیس پس از مطالعات بسیار در این زمینه، نرم افزار جامع نظام پیشنهادات را طراحی و پیاده سازی کره است. این نرم افزار با امکانات بی شماری که در اختیار مدیریت قرار می دهد، سازمان را در راه رسیدن به اهداف خود در بازارهای رقابتی یاری می کند.
