راهنمای گام به گام تدوین نقشه دانش در سازمان

چگونه یک نقشه دانش بسازیم

یک شرکت را در نظر بگیرید که حوزه فعالیت آن یافتن و پرورش ایده های جدید و نو است. اسم این شرکت “ایده پردازان”  است. این شرکت در جشنواره ای برای یافتن سرمایه گذار ایده‌ی نوآورانه خود و معرفی آن شرکت خواهد کرد. تیم های مختلف شرکت در این جشنواره فعالیت خواهند داشت. «حامیان مالی»، «برندینگ»، «تولید»، «برنامه»، «داوطلبان» و … . هر کدام از گروه ها وظایف تعریف شده ای دارند. به عنوان مثال تیم حامیان مالی در این جشنواره باید اسپانسر های بالقوه ای بیابند. ما با تیم حامیان مالی پیش خواهیم رفت تا گام به گام تدوین نقشه دانش یا همان گراف دانش برای رسیدن به اهداف برنامه ریزی شده و کسب دانش بلند مدت را با هم انجام دهیم.

به یاد داشته باشید، هنگامی که شروع به جذب دارایی های دانش می کنیم، توجه ویژه ای به انجام آن داشته باشیم به گونه ای که یافتن و استفاده مجدد توسط تیم حامیان سال آینده آسان باشد.

قدم اول: موضوع نقشه دانش خود را مشخص کنید

تیم یک نقشه اولیه کاملاً باز می کند که آن را “حامیان مالی” می نامیم. حوزه تمرکز این نقشه دانش های مرتبط با معامله با حامیان مالی خواهد بود و ما انتظار داریم سایر تیم ها نیز همین کار را با دامنه های خود انجام دهند. فعلاً ما فقط بر روی نقشه خود تمرکز خواهیم کرد و در مرحله بعد شروع به اتصال این دانش با سایر نقشه ها خواهیم کرد.

قدم دوم : اولین گره خود را آماده کنید

قبل از شروع پروژه می توان اضافه کردن گره ها را به نقشه اولیه شروع کرد. میتوان پیش از ایجاد و تدوین نقشه دانش، مشخص کرد که چه گره هایی داریم، اما ممکن است در ابتدای کار ندانیم که چه گره هایی خواهیم داشت. برای این کار میتوانیم با یک گره اصلی شروع کنیم و گره ها رو به ترتیب اضافه کنیم.

به عنوان مثال، در اولین جلسه خود در مورد جمع آوری حامیان مالی، می توانیم برخی از کارهایی را که انتظار داریم به زودی انجام دهیم را تعریف کنیم. می‌توانیم تصور کنیم که امکان دارد ارائه‌ای را به حامیان مالی بالقوه ارائه دهیم. این ارائه توضیح خواهد داد که ماموریت ایده پردازان چیست، ایده در مورد چیست، و چرا آنها باید با ما همکاری کنند. برای این کار، می‌توانیم گره ای را به نقشه اضافه کنیم و آن را «اولین ارائه به حامیان مالی» بنامیم. این اولین نود دانش ماست.

بیایید اکنون چند گره دیگر را پیدا کنیم که پیش‌بینی می‌کنیم به آن‌ها نیاز خواهیم داشت:

با فرض اینکه اسپانسر ایده ما را جالب بداند، از ما خواسته می شود که یک پروپوزال ارائه دهیم. در اینجا ما به طور مفصل ارزشی را که باید ارائه بدهیم و مقدار پولی که می‌خواهیم  را توضیح می دهیم. اگر اسپانسر پیشنهاد ما را دوست داشته باشد، باید قرارداد یا توافقی بین طرفین داشته باشیم. و پس از انجام توافق، ما شروع به تحویل آن ارزش به حامیان مالی خواهیم کرد، هر چه که باشد. در حال حاضر، ما آن گره را «فعالیت با حامیان مالی» می نامیم.

قدم سوم:  اولین دانش گره ها را بدست آورید

ما فهرستی از حامیان مالی نسخه قبلی و همچنین فهرستی از شرکت‌هایی که در فهرست نهایی قرار گرفته‌ا ند  اما هنوز آن ها را ملاقات نکرده‌ایم را داریم. اولین کاری که انجام می دهیم این است که ایمیل را برای حامیان مالی پیش نویس می کنیم. در این ایمیل، ما خودمان را معرفی می‌کنیم و جلسه‌ای را پیشنهاد می‌کنیم تا درباره جشنواره و فرصت‌های موجود برای حامیان مالی احتمالی به آن ها توضیح دهیم.

بنابراین این اولین دانش گره ایمیل است که ما در واقع تولید کرده ایم: ایمیل مقدماتی.

این گره ای است که ما در ابتدا در نقشه پیش بینی نکرده بودیم، اما اکنون معتقدیم ارزش گنجاندن آن را دارد. از آنجایی که افراد مختلف در تیم با حامیان مالی احتمالی ( از جمله تیم‌های نسخه‌های آینده ) ارتباط برقرار می‌کنند، ارزش ثبت و اشتراک‌گذاری را دارد.

توجه داشته باشید که ما به خاطر ساختن گره ها ، دانشی تولید نمی کنیم. ما در حال انجام کارهای عادی روزانه خود هستیم و به محض اینکه دانش در دسترس قرار می گیرد، آن را ثبت می کنیم. بنابراین، ما به نقشه می رویم و محل اضافه کردن دانش را انتخاب می کنیم. ما میتوانیم اگر گره ای داشتیم که این قابلیت را داشته باشد که گره هایی را زیر مجموعه خود داشته باشد، این تغییر را ایجاد میکنیم. به عنوان مثال “ایمیل مقدماتی” و “اولین ارائه به حامیان مالی مقدماتی” زیر مجموعه گره بالاسری با عنوان «نزدیک شدن به حامیان مالی» باشند. این تغییرات به خوانایی و پیمایش سریعتر نقشه دانش کمک میکند، همچنین نقشه مرتب تر خواهد بود. همانطور که در تصویر زیر می بینید، ما یک گره بالاسری جدید به نام “نزدیک شدن به حامیان” ایجاد کرده ایم. ما همچنین “ایمیل مقدماتی” و “اولین ارائه به حامیان مالی” را به داخل آن منتقل کرده ایم.

قدم چهارم:  دانش را از طریق اسناد ضمیمه کنیم

اکنون که مکانی برای “ایمیل مقدماتی” داریم، فقط باید یک کپی از ایمیل الگو را در پوشه گره ذخیره کنیم. اسناد الزاما متن نخواهند بود. فایل با قالب های مختلف، لینک محتوا، دسترسی به google drive و … باشد.

قدم پنجم: در صورت نیاز، گره خود را به مکان های دیگر اضافه کنید

برخی از گره ها فقط به یک دامنه یا حوزه دانشی خاص تعلق ندارند. به عنوان مثال، موقعی که زمان آماده سازی اولین ارائه فرا رسید، از یکی از گره های کلیدی که توسط هماهنگ کننده عمومی تهیه شده است استفاده خواهد شد. با استفاده ازاین ارائه کلی به عنوان مبنای کار خود، نه تنها در زمان صرفه جویی می کنیم، بلکه از ثبات در کل تیم نیز اطمینان حاصل می کنیم. در واقع ما نقشه دانش را برای منعکس کردن این موضوع تطبیق دادیم. با ارتباط گره ها با یکدیگر قدرت پیماشی درنقشه دانشی بیشتر می شود و افراد به دانش های بیشتری دسترسی پیدا خواهند کرد.

این گره، “ارائه عمومی”، نمونه کاملی از گره ای است که نه تنها دربخش “حامیان مالی” در بسیاری از حوزه های مختلف دیگر هم وجود دارد که بسیار ارزشمند است زیرا این بهترین راه برای اطمینان از اینکه همه اعضای تیم آخرین نسخه دانش آن را دارند، می باشد.

قدم ششم: حوزه های دانشی مختلف را متصل کنید

همانطور که گفته ایم، نقشه های اولیه به ما این امکان را می دهند که یک مسیریابی  فلسفی که مبنی بر هستی/ شناختی است را از حوزه های مختلف دانش ایجاد کنیم. در مسیری که برای دستیابی یک دانش طی میکنیم گره ها و دانش های که با موضوع مد نظر ما منطبق هستند را می یابیم. و با ارتباط حوزه های دانش با یکدیگر، نقشه دانش چند بعدی خواهیم داشت. به پیمایش گره ای به گره ی دیگر دانش هایی را خواهیم یافت از وجودشان بی خبر بودیم و از تاثیر آنها در کارهایمان بی اطلاع بودیم.

در مثال ما، چند طراح روی برندسازی و طراحی کنفرانس کار می کنند. آنها نیز نقشه های دانش را برای به دست آوردن دانش مفید توسعه می دهند، و این نقشه دانش  تحت عنوان”منابع طراحی” در کل تیم استفاده می شود.

این یک حوزه بسیار ارزشمند است، زیرا همه اطلاعاتی که توسط این تیم تولید میشود و به عنوان دانش در نقشه دانش خود می گذارند، برای سایر تیم ها مهم است. نقشه دانش منابع طراحی باید با سایر حوزه های دانشی متصل شوند تا سایرسن بتوانند با پیمایش به دانش های مورد نیاز خود دست یابند.

قدم هفتم:  دانش خود را از راه دور در دسترس قرار دهید

نقشه دانش را بر روی بستری باید ایجاد کنیم که افراد در مکانها و موقعیت های مختلف به دانش دسترسی داشته باشند. اعضا باید بتوانند در خارج از شرکت (جشنواره)، داخل شرکت، جلسات، منزل(در زمان دور کاری) و شعبه های دیگر به آن دسترسی داشته باشد. همچنین از آنجایی که نقشه‌های دانش را با سایر اعضای سازمان و کاربران گوناگون به اشتراک می‌گذاریم، باید به افراد دسترسی های تعریف شده بدهیم. برای حفاظت از دانش باید تعریف کنیم، چه افرادی میتوانند مستندات را ویرایش دهند یا چه اعضایی فقط میتوانند آن را مشاهده کنند.