مدیریت دانش در سازمان چیست و چه مزایایی دارد؟
مزایای مدیریت دانش سازمانی
هر سازمانی برای اینکه بتواند بهترین بهره وری و بالاترین پتانسیل را داشته باشد، باید از تمام تخصص های کارکنان سازمان خود استفاده کند. هر نیرویی در هر سازمان می تواند تخصص هایی داشته باشد، که ممکن است هیچوقت از آن ها استفاده نکرده باشد. اگر سازمان شما ساختار مدیریتی خوبی داشته باشد می توانید با کمک مدیریت دانش در سازمان تخصص کارکنان خود را پیدا کنید، اقدامات لازم برای پرورش نیروی خلاق در سازمان را انجام دهید، امکانات موردنیاز آن ها را فراهم کنید تا در نهایت بتوانید از تخصص کارکنان خود استفاده کنید و بهره وری کارکنان را در سازمان افزایش دهید. اما چگونه می توان تخصص کارکنان را شناخت و بهره وری را در سازمان افزایش داد؟ اگر تعریف مدیریت دانش را بدانید، با مزایای سیستم مدیریت دانش آشنا می شوید و می توانید از مدیریت دانش سازمانی بهترین استفاده را برای شناخت نیروی سازمانی خود داشته باشید. در ادامه این مقاله از گروه نرم افزاری داتیس به معرفی مزایای مدیریت دانش در سازمان و ویژگی های بارز آن می پردازیم. با ما همراه باشید.مدیریت دانش سازمانی چیست؟
به نظر من بهتر است ابتدا با تعریف مدیریت دانش آشنا شوید تا درک بهتری از این موضوع داشته باشید، مدیریت دانش فرآیندی آگاهانه برای حفظ و به اشتراک گذاری دانش و تجربه کارکنان در هر سازمان است. زمانی که شرکت ها پیشرفت می کنند، گسترش پیدا می کنند و اهداف کسب و کار خود را تعیین می کنند، در واقع در حال گسترش دانش سازمان خود هستند که این اطلاعات برای سازمان ها ارزش بسیار زیادی دارد و اگر بتوانید این اطلاعات را به کارکنان جدید خود یا کسانی که تجربه زیادی ندارند هم منتقل کنید نتیجه بهتری دریافت می کنید. فرض کنید یکی از کارکنان شما در زمینه مشتری مداری ضعیف است، اگر شما دانش خود را در اختیار او قرار دهید می توانید با کسب تجربیات جدید بهترین عملکرد را در سازمان شما داشته باشد اما اگر دانش خود را صرفا برای خودتان حفظ کنید، کارکنان شما نمی توانند عملکرد خوبی در سازمان شما داشته باشند، بنابراین برای افزایش بهره وری کارکنان و بهبود عملکرد سازمان خود بهتر است تمام فوت و فن های لازم را در اختیار کارکنان خود قرار دهید تا سریعتر به اهداف کلی شرکت خود برسید.مزایای مدیریت دانش در سازمان چیست؟
مدیریت دانش در سازمان شما می تواند مزایای زیادی داشته باشد، برای مثال:- ارتباط بین کارکنان جدید و قدیمی شما بیشتر خواهد شد چون کارکنان قدیمی تر موظف هستند اطلاعات خود را در اختیار کارکنان جدیدتر بگذارند بنابراین طی جلساتی که برگزار می شود، ارتباط بین کارکنان بیشتر می شود.
- همچنین کارکنان شما به بهترین نحو می توانند برای سازمان شما کار کنند، به هر حال هرچقدر هم فرد با تجربه ای استخدام کنید، باز هم فوت و فن هایی در کار و بیزینس شما وجود دارد که فرد استخدام شده نمی داند، بنابراین بهتر است اطلاعات خود را با آن ها به اشتراک بگذارید.
- اما گاهی اوقات هم فردی که شما استخدام می کنید، طی تجربیاتی که قبلا به دست آورده، اطلاعات خوبی در زمینه نوع فعالیت شما دارد و شما می توانید طبق مراحل مدیریت دانش در سازمان خود، از تجربیات نیروی خود استفاده کنید و بهترین بازدهی را دریافت کنید.
- اگر از مدیریت دانش به صورت عملی استفاده کنید، می توانید از اطلاعات یکدیگر استفاده کنید، دانسته هایتان را گسترش دهید و کارایی افراد سازمان یا تیم های خود را افزایش دهید.
- چرخه مدیریت دانش شامل ایجاد، اشتراک گذاری، ساختاردهی و حسابرسی دانش برای به حداکثر رساندن اثربخشی تخصص جمعی در هر سازمان است.
مراحل مدیریت دانش در شرکت ها
به طور کلی هر سازمانی، می تواند سرشار از اطلاعات و تخصص هایی باشد که هر کدام به صورت آزاد بین کارکنان سازمان وجود دارد، اینکه شما بتوانید از این اطلاعات به نحو احسن استفاده کنید یا نه بستگی به سازمان و شرایط شما دارد. اما در کل زمانی که بخواهید از مدیریت دانش برای بهبود عملکرد سازمان خود استفاده کنید بهتر است ابتدا دانش را شناسایی کنید، قطعا هر شخصی در شرکت شما یک استعداد یا دانش نهفته دارد که ممکن است بتواند در رسیدن به اهدافتان به شما کمک زیادی کند، حتی شما می توانید استعدادیابی کنید و اگر فکر می کنید شخصی در سازمان شما استعدادی دارد که می توانید آن را پرورش دهید و به صورت تخصصی از آن فرد استفاده کنید، می توانید شرایط لازم برای کسب دانش و تجربه کافی را برای افراد سازمان خود فراهم کنید، مانند کلاس ها یا دوره های آموزشی و…. در نهایت با فراهم کردن شرایط لازم برای ارتقاء تخصص کارکنان سازمانتان، شما می توانید افرادی متخصص داشته باشید که با ایده ها و پیشنهادات و تجربیات خود، به شما در رسیدن به اهدافتان کمک می کنند. همچنین بهتر است شما این اطلاعات را حفظ کنید، دانش سازمان خود را ذخیره کنید و برای افراد جدیدی که وارد سازمانتان می شوند هم به کار بگیرید تا از تجربیات چندین ساله شما استفاده کنند، بنابراین با دسته بندی و طبقه بندی دانش سازمانی می توانید نتیجه بهتری دریافت کنید، برای مثال اگر شما دستاوردی در رابطه با بازاریابی، فروش یا مشتریان خود دارید می توانید این دانش را طبقه بندی کنید تا اگر نیروی جدیدی به بخش فروش شما اضافه شد، بتواند با اطلاعات کسب و کار شما و علایق مشتریانتان آشنا شود و بتواند خدمات بهتری ارائه کند، دسته بندی اطلاعات و دانش سازمانی به شما کمک می کند سریعتر بتوانید به آن ها دسترسی داشته باشید و برای دسترسی به آن ها زمان زیادی لازم نباشد. در نهایت با اشتراک گذاری اطلاعات سازمان خود بین کارکنانتان می توانید علاوه بر آموزش به کارکنان جدید و قدیمی، ایده های آن ها را نیز دریافت کنید و در صورت نیاز با توجه به انتقادات و پیشنهاداتی که از کارکنان دریافت می کنید، اقدامات اصلاحی را برای بهینه سازی سازمان خود انجام دهید. در نهایت می توان گفت استفاده از دانش سازمانی می تواند یک مزیت رقابتی پایدار برای سازمان شما ایجاد کند تا تمام کارکنان قدیمی و جدید بتوانند به صورت حرفه ای کار کنند و بهترین بازدهی را داشته باشند. همچنین شما پس از استفاده از دانش سازمانی می توانید با ارزیابی عملکرد سازمان خود می توانید میزان تاثیرگذاری دانش سازمانی را ارزیابی کنید و در صورت نیاز تغییرات لازم را ایجاد کنید. شرکت ها، اطلاعات و تجربیاتی که طی سال ها کسب کردند، حفظ می کنند، این اطلاعات را با سایر افراد به اشتراک می گذارند و کارکنان را از رویکردهای گذشته آگاه می کنند با این اقدامات می توانند عملکرد سازمان خود را بهینه تر کنند و استراتژی های جدیدی برای بهینه سازی عملکرد سازمان خود پیاده سازی کنند. بنابراین شرکت ها برای اینکه به مدیریت دانش برسند، باید یادگیری را در شرکت خود فعال کنند و محیطی ایجاد کنند که در آن کارکنان تشویق شوند تا اطلاعات را برای بهبود نیروی کار جمعی به اشتراک بگذارند.انواع مدیریت دانش در شرکت ها
مدیریت دانش اطلاعات به طور کلی شامل موارد زیر است: 1.دانش صریح یعنی اطلاعاتی که به راحتی قابل تدوین و آموزش باشد- دانش ضمنی دانشی است که نحوه اجرای دانش صریح را به بهترین شکل توضیح می دهد. به عنوان مثال، بحث در مورد یک کار را با یک همکار با تجربه در نظر بگیرید. آنها ممکن است مراحل صریح را در مورد نحوه تکمیل کار ارائه دهند. اما ممکن است از درک خود از موقعیت استفاده کنند تا گزینه های مختلف را در نظر بگیرند و بهترین رویکرد را برای شرایط خاص شما انتخاب کنند. کارمند با تجربه از دانش ضمنی خود برای بهبود نحوه عملکرد تیم استفاده می کند و به اشتراک می گذارد. دانش ضمنی دانشی است که از طریق تجربه به دست می آید. بنابراین، به اشتراک گذاری آن با دیگران سخت تر است. نمونه هایی از دانش ضمنی عبارتند از: دانش، تفکر خلاقانه و درک زبان بدن. در حالی که اجرای مدیریت دانش برای دانش ضمنی دشوارتر است، اما با وجود رویه‌های صحیح، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعات مرتبط در سراسر شرکت به اشتراک گذاشته می‌شود و بین کارکنان جدید و قدیمی حفظ می شود. استفاده از تمام تخصص در شرکت شما به نفع کل کسب و کار است، ایجاد بهترین شیوه ها برای کارهای روزمره، بهبود آگاهی موقعیتی، توسعه کارکنان برای اصلاح دوره ها، و افزایش ظرفیت سازمانی در نهایت سبب پیشرفت سازمان شما خواهد شد.
