چگونه اهداف و مقاصد مدیریت دانش خود را بشناسیم؟

4 مرحله  هدف گذاری پلتفرم مدیریت دانش شما

برای اینکه شما بتوانید مقاصد و اهداف مدیریت دانش خود را  در سازمانتان بشناسید در ابتدا باید از یک طرح کلی برای ساده‌سازی مسیر خود هنگام ارزیابی پلت‌فرم‌ مدیریت دانش استفاده کنید. در این فرآیند، نمایندگانی از هر گروهی که  فناوری مدیریت دانش جدید بر آنها تأثیر خواهد گذاشت، شرکت دهید. مطمئن شوید که آن ها شامل سازندگان محتوا و مصرف کنندگان محتوا، و همچنین مدیران بخش های مختلف هستند که با مدیریت دانش در ارتباط هستند. چرا که  هر دیدگاه از سمت آن ها، بینش مهمی را به فرآیند و تصمیم نهایی شما اضافه می کند.

1. برای حل مسئله، آن را تعریف کنید

اولین گام این است که مسائل فعلی اشتراک دانش را شناسایی کنید که شرکت شما با چه مشکلاتی که بر همه بخش های مربوطه تأثیر می گذارند، سر و کار دارد. تا زمانی که ندانید حوزه های مشکل شما چیست، نمی توانید راه حل های فناوری را با اهداف و مقاصد تجاری خود هماهنگ کنید.

یکی از راه‌هایی که می‌توانید این تجزیه و تحلیل را انجام دهید این است که از کارمندان بخواهید در مورد شیوه‌های اشتراک دانش فعلی یک نظرسنجی انجام دهند. به عنوان مثال، می توانید از آنها بخواهید که باامتیازدهی مثلا از 1 تا 5 عباراتی زیر را مقیاس بندی کنند:

من همیشه می دانم منابعی را که برای انجام کارم نیاز دارم کجا پیدا کنم.

هر بار که پروژه جدیدی را شروع می کنیم، تیم من باید از صفر شروع کند.

دشوار است که بفهمیم آیا شخص دیگری قبلاً کار مشابهی انجام داده است یا خیر.

همچنین می توانید با کارمندان مصاحبه کنید تا داده هایی که در مورد اشتراک دانش در شرکت خود جمع آوری می کنید از کیفیت بیشتری برخوردار شوند. این مصاحبه ها فرصت خوبی است تا از کارمندان بپرسید که چه چیزی خوب کار می کند و چه چیزی می تواند بهبود یابد. این به شما کمک می کند منابعی را که ارزش سرمایه گذاری در آنها را دارند و فرآیندهایی که ارزش پالایش را دارند شناسایی کنید.

2. محتوای فعلی که مورد استفاده قرار می گیرد را ارزیابی کنید

تنوع و کمیت اطلاعاتی را که سازمان شما قبلاً در پایگاه های داده و در وب ذخیره کرده است. همچنین دانشی که کارکنان خاص از طریق تجربیات و دانش شخصی خود دارند، ارزیابی و مستند کنید. توجه داشته باشید که هر بخش از اطلاعات در کجا ذخیره می شود و در حال حاضر در چه قالبی وجود دارد.

همچنین باید به نحوه استفاده کارمندان از دانشی که در حال حاضر در دسترس قرار گرفته است، توجه کنید. اگر پلتفرم اشتراک‌ گذاری دانش ،بصورت داخلی تجزیه و تحلیل می شود، می‌توانید آن تجزیه و تحلیل‌ها را بررسی کنید تا ببینید کاربران اغلب چه چیزی را مشاهده می‌کنند، به اشتراک می‌گذارند و درباره آن نظر می‌دهند. اگر این نوع پلتفرم را ندارید، ممکن است لازم باشد از یکسری نظرسنجی ها برای درک بهتر استفاده از اطلاعات در شرکت خود، استفاده کنید.

همانطور که استفاده از اطلاعات را ارزیابی می کنید، از خود بپرسید: آیا قادر خواهیم بود که هر تنگنایی را که بر سر راه اشتراک  گذاری دانش قرار دارد، شناسایی کنیم؟ پاسخ ها شما را به تعیین اهداف مدیریت دانش واضح و در نهایت نتیجه مطلوب هدایت خواهد کرد.

3. نرخ بازگشت سرمایه (RIO) را در فناوری مدیریت دانش ،برآورد کنید

سخت است که ارزش مالی دقیقی ،برای مدیریت دانش موثر تعیین کنیم زیرا متغیرهای زیادی در این فرایند وجود دارد. با این حال، شما می توانید با یک آموزش ارزیابی ،ارزش مالی فناوری و فرآیندهای جدیدی که به شما کمک می کنند را تخمین بزنید.

یکی از راه های برآورد بازگشت سرمایه(ROI) در فناوری مدیریت دانش، صرفه جویی در هزینه است. به عبارت دیگر، اگر بتوانید هر هفته یک ساعت (یا بیشتر) از وقت هر کارمند شرکت خود را با کاهش زمانی که برای جستجوی اطلاعات صرف می کند، صرفه جویی کنید، شرکت شما بر اساس میانگین حقوق کارمندانتان چقدر پس انداز می کند؟ و اینکه بتوانید ارزش پولی تخمینی را به تلاش های مدیریت دانش خود گره بزنید، نه تنها به شما در تعیین اهداف مشخص کمک می کند، بلکه به شما کمک می کند بودجه ای را برای فناوری ها و منابع خاص بصورت قابل قبول تر در نظر بگیرید.

4. تعیین کنید که موفقیت مورد نظر شما به چه شکل است

برای نهایی کردن نتایج و اهداف مدیریت دانش، تیم شما باید گرد هم آیند تا همه گزینه ها را بررسی کرده و نتایج نهایی را تعیین کنند. هنگامی که بر روی مجموعه ای از اهداف به توافق رسیدید، باید معیارهای مرتبط با اهداف را برای اندازه گیری پیشرفت خود دنبال کنید. ردیابی این معیارهای اشتراک دانش به شما کمک می کند تا بازگشت سرمایه خود را تعیین کنید تا بتوانید استفاده از فناوری مدیریت دانش را تأیید کنید.

در حالی که اولین گام در مسیر انتخاب و راه‌اندازی یک پلتفرم مدیریت دانش جدید، تعیین هدف است، تلاش برای دستیابی  به آن هدف ارزش آن را دارد. دانستن اینکه در ابتدا اهداف و مقاصد شما چیست، تضمین می کند که بهترین فروشندگان ممکن را برای بررسی انتخاب کنید. و در پایان، راه حل استفاده از فناوری مدیریت دانش را انتخاب کنید که به بهترین وجه با نیازهای سازمان و کارمندان شما سازگار است.

به طور مختصر ، مدیریت دانش به نحوه آموزش کارکنان خود و نحوه یادگیری آنها در سازمان اشاره دارد. دانش به گونه ای ایجاد می شود، حسابرسی می شود، به اشتراک گذاشته می شود که رشد و اثربخشی را در سازمان تضمین کند. مدیریت دانش همچنین تضمین می کند که کارکنان درون سازمان جویای دانش هستند.

اگر مدیریت دانش در سازمانی موفق باشد به رشد سازمان کمک می کند. به این ترتیب، کارمندانی که دانش تخصصی دارند، شرکت را از تجربه خود در هنگام رفتن به شرکت های دیگر یا بازنشستگی رها نمی کنند. همچنین سایر کارکنان نیز در حضور یا غیاب خود می توانند از این دانش استفاده کنند. این امر همچنین باعث ایجاد آگاهی بهتر از وضعیت می شود و درها را برای یادگیری و بهبود سازمانی باز می کند