سازمان ها و شرکت ها دانش و اطلاعات ارزشمندی دارند که هویت حیاتی آنها را تضمین می کند. تمامی جوامع علمی و تجاری از سال 1990 توجه ویژه ای به مدیریت دانش داشته اند. زیرا به تاثیر دانش در رشد و پیشرفت سازمان آگاه شده اند. اما این موضوع با چالش های بسیاری از جمله حفظ صحیح و بهینه دانش روبروی شده است. برای آنکه دانش را به طور موثر ثبت کرد تا بتوان از آن در بهبود مستمر سازمان بهره برد، سازمانها مستلزم راه حلی قدرتمند هستند. ترسیم درخت دانش راه حلی است که دانش را در سطوح مختلف دسته بندی می کند و این چالش مهم را کنار می زند.
ما در این مقاله از گروه نرم افزار داتیس به تعریف درخت دانش، مزایا و کاربرد آن می پردازیم.
درخت دانش چیست؟
درخت دانش به صورت تصویری و شفاف حوزه ها و فرایندهای دانشی در سازمان را با یک درختواره قابل فهم نشان می دهد.
این درختواره یک ساختار سلسه مراتبی و منبع باز از دانش سازمان است و به کارکنان در دسته بندی، ذخیره و اشتراک گذاری دانش کمک میکند. درخت دانش یک نموداری است که به صورت شماتیک ارتباطات و وابستگی حوزه های دانشی در سازمان را نشان میدهد. این نمودار به صورت چند لایه ترسیم می شود و دانش های موجود در سازمان را با تمامی موارد مرتبط به آن نشان می دهد. زمانی که دانش سازمان به کمک تکنیک های مدیریت دانش در حال ثبت و ذخیره سازی است، بسیار مهم است که اطلاعات به طور منظم و مرتب دسته بندی شود. اینگونه دسترسی به آن راحتر خواهد بود.
این درختواره جستجوی دانش و منابع را در چارچوبی مشخص، ساده می کند و ارتباط دانشی میان فرایند، حوز ها و بخشهای مختلف را به ما نشان می دهد. درخت دانش از سه بخش مهم تشکیل شده است.
- تنه: تنه بخش اصلی درخت دانش در سازمان است. همان پایگاه داده ای است که ستون فقرات سازماندهی دانش در سازمان است.
- شاخه ها: شاخه ها فرعی و اصلی در درخت دانش همان دسته بندی های دانش است. فرد دانشهای مختلف سازمان را متناسب با موضوع آن در شاخه مرتبط پیدا می کند. باید توجه داشت، شاخه ای زیاد باعث پراکندگی می شود و شاخه های کم هم باعث کلی گویی و عدم تفکیک دانش در سازمان می شود.
- برگ: برگ ها همان نقاط نهایی دانش هستند که افراد با دنبال کردن شاخه ها به آن می رسند. برگ ها همان اطلاعات و آیتم های دانش هستند که کاربر به دنبال آن است.
انواع درخت دانش؟
در ترسیم این درختواره دو دیدگاه مختلف وجود دارد. دیدگاه شی گرا و دیدگاه فرایند گرا. سازمانها بر اساس فرایند ها و محصولاتی که ارائه میکنند نیاز دارند تا درخت دانشی متناسب با فعالیت خود داشته باشند.
- درخت شی گرا: در ترسیم درخت دانش با دیدگاه شی گرا، به جزییات محصول توجه می شود. این دیدگاه مناسب شرکتهایی هست که تکنولوژی بالایی در ساخت محصولات به کارگرفته شده باشد. در این شرکتها مهم است جزییات محصول ثبت و نگهداری شود.
- درخت فرایند گرا: در ترسیم درخت فرایند گرا، به مهارت و تخصص انجام کار توجه می شود. سازمانهایی که محصولات متنوعی دارند مهم است که فرایند و مهارت ساخت محصولات ثبت و نگهداری شود.
کاربرد
مهم ترین کاربرد این درختواره این است که اطلاعات و دانش به طور اصولی و منظم ثبت، ذخیره و دسته بندی شود. با انشعاب شاخه ها از اصلی به فرعی، کاربر به سمت دانش مورد نیاز هدایت می شود. اینگونه فرد به سرعت به دانش دسترسی پیدا میکند و لذت یادگیری را بالا می رود. با دسترسی درست و سریع، زمان و هزینه هدر نمی رود.
شما یک کمد بزرگ را در نظر بگیرید، این کمد تعدادی کشو دارد. داخل این کشو ها زونکن های مختلفی است. درون این زونکن ها پروند هایی با اطلاعات مهم است. این همان ساختار سلسه مراتبی درخت دانش است. کمد همان تنه درخت (موضوع اصلی دانش در سازمان)، کشو ها شاخه های اصلی (واحدهای سازمان)، زونکنها شاخه های فرعی (فرایند ها) و پرونده ها همان دانش های ثبت شده هستند. با استفاده از درخت دانش تگ زونکنها شناسایی میشود و افراد به پروندها دسترسی پیدا خواهند کرد.
مزایا
- به کمک درخت دانش فرایند هایی که دانش در آنها است شناسایی می شود
- دسترسی به آخرین دانش و تفکر در سازمان
- اطلاعات و دانش با نظم دسته بندی ثبت و ذخیره می شود.
- تجسمی واضح و شفاف از دانشی که کارکنان از آنها استفاده میکنند.
- ترسیم نقشه دانشی سازمان
- صرفه جویی در زمان و هزینه دستیابی به دانش و آموزش
- شناسایی حوزه های پربار و کم تراکم دانشی
- جلوگیری از دوباره کاری و ثبت داده ای تکراری
- مدیریت بهتر ریسک
- می توان بدون محدودیت و متناسب با نیاز سازمان شاخه ایجاد کرد.
می توان دانش های شناسایی شده را در سطح های مشابه همتراز کرد.
این مطلب را از دست ندهید : مزایای مدیریت دانش چیست؟
ضرورت درخت دانش در سازمان چیست؟
ترسیم این درختواره از اقدامات اولیه و راهبردی در زمان پیاده سازی مدیریت دانش است. پیش نیاز مدیریت دانش و نقشه دانش، درخت دانش است. فرایند ها و حوزه های دانشی سازمان با نظم و ترتیب در درخت دانش به صورت شماتیک قابل مشاهد است. همینطور ارتباط حوزه ها و فرایند ها را با یکدیگر بصورت واضح نشان می دهد.
تفاوت درخت دانش با نقشه دانش
درخت دانش و نقشه دانش هر دو در مدیریت دانش بسیار نزدیک به هم عمل می کنند.
اما درخت دانش ساختار سلسه مراتبی دانش در سازمان را با نظم به ما نشان میدهد. درخت دانش حوزه های دانشی سازمان را نشان میدهد که به کمک آن سازمان می تواند به اهداف خود برسد که شامل تمام حوزه های دانشی، فنی تا ستادی در یک سازمان می شود.
نقشه دانش ابزاری هست که به شما می گوید در سازمان چه کسی چه چیزی می داند و در کجا قرار دارد. در واقع تمام اطلاعات مربوط به محل قرار گرفتن دانش ها و یا منابع دانشی در یک سازمان با این نقشه نمایش داده می شود و می توان مسیر رسیدن به نیازهای دانشی افراد را نمایش داد.
برای آنکه نقشه دانش سازمانی را ترسیم کرد به درخت دانش نیاز است. اطلاعات یا تگ ها و نامگذاری ها در درخت دانش دسته بندی می شود و در نقشه دانش مورد استفاده قرار می گیرند.این درختواره ما را به سمت اطلاعات هدایت می کند. اما نقشه دانش فرد متخصص را شناسایی میکند و نشان می دهد در مسیر موفقیت چه دانش هایی داریم و به کدام دانش های جدید نیاز داریم.
حرف آخر
ترسیم این درختواره یک ایده نو نیست. از سالهای دور ساختار سلسله مراتبی و دسته بندی در زمینه های مختلف درحال استفاده بوده است. اما امروزه به کمک تکنولوژی ها و متدهای جدید بیشتر مورد توجه قرار گرفته است. همینطور اهمیت و ضرورت این مسئله بیشتر آشکار شده است. این نکته بسیار مهم است دانشی که به دنبال آن هستیم را به سرعت پیدا کنیم و زمانی که یافتیم بدانیم از کجا به آن رسیدیم.
همانطورکه میدانیم دانش به یک متغیر محرک رشد و پیشرفت در سازمانها تبدیل شد است. پس بسیار مهم است این متغیر به درستی حفظ شود. اگر درخت دانش بهینه و درست ترسیم شود تا سالیان مورد استفاده قرار می گیرد.
گروه نرم افزاری داتیس نرم افزار مدیریت دانش را با رویکرد هوش مصنوعی طراحی و پیاده سازی کرده است. نرم افزار مدیریت دانش پندار درخت دانش را در چند لایه مختلف ترسیم میکند و با درختواره به صورت شماتیک دانش سازمان را به تصویر می کشد.
در این مطلب تلاش شد به بیان ساده گفته شود درخت دانش چیست و چه ضرورتی دارد. امیدواریم توانسته باشیم بینش جدیدی در این زمینه به شما داده باشیم.