کایزن چیست؟
کایزن 改善
کایزن ( KAI + ZEN = KAIZEN )ترکیبی دو کلمه ای از یک مفهوم ژاپنی است که تعریف آن تغییر به سمت بهتر شدن یا بهبود مستمر و تدریجی است. در واقع کایزن بر این فلسفه استوار است که برای ایجاد بهبود در سازمان ها لازم نیست به دنبال تغییرات انفجاری یا ناگهانی باشیم . هر نوع بهبود یا اصلاح به شرط آنکه پیوسته و مداوم باشد، ارتقای بهره وری را در سازمان ها به ارمغان خواهد آورد؛ بهبود مستمر و تدریجی با بهره گیری از مشارکت کارکنان .
بهبود مستمر با ریشه در تولید ، روشی است که به دنبال یافتن فرصت هایی برای اطمینان از کارآیی ، به طور مداوم است. این شامل ارزیابی فرآیندها ، محصولات و خدمات فعلی است تا اطمینان حاصل شود که خروجی به حداکثر می رسد و ضایعات به حداقل می رسد.
کایزن به شما کمک می‌کند تا تمامی کارهایی را که انجام می‌‌دهید، سازمان‌دهی کنید. معنی آن به طور خلاصه، «پیشرفت دائمی و مداوم» است . طرز‌فکری به شما می‌دهد که می‌توانید در هر زمینه‌ای و در هر شغلی به‌کار ببرید.
کایزن بیشتر تفکری فلسفی است، روشی برای تفکر و نظم بخشیدن به همه چیز است، و به فلسفه‌ای اشاره دارد که در آن تمرکز بر روی بهبود مستمر فرایند تولید، مهندسی یا مدیریت کسب و کار است. کایزن با بهبود فعالیت‌ها و فرایندهای استاندارد تلاش می‌کند اتلاف را از بین ببرد ( تولید ناب).
به بیان ساده، تمامی قسمت‌های سازمان باید همواره سعی کنند که فعالیت‌هایشان را بهتر از قبل انجام دهند. این فلسفه برای اولین بار زمانی شکل گرفت که بعد از جنگ جهانی دوم، تعداد زیادی از شرکت‌های ژاپنی به این نتیجه رسیدند که انجام کارها به روش‌های پیشین فکر خوبی نیست.خصوصا وقتی گزینه‌های بهتری وجود دارند که امکان انجام کارها به روش‌های رقابتی‌تر را فراهم می‌کنند.
ایده‌ی کایزن که از رقبای غربی و روش‌های تولیدی گرفته شده بود، به معنای تلاش‌های همه جانبه‌ی سازمان در جهت پیشرفت در روش‌های تولید و فعالیت‌های تجاری با محترم شمردن محصول و صنعت یا افرادی است که در تهیه‌ی آن دخالت دارند. وقتی هدف رشد، ترقی و توسعه سازمان به صورت تدریجی ولی پایدار و نتیجه بخش باشد، می توان از چرخه ی (PDCA) یا دمینگ استفاده کرد که یکی از روش های ساده ولی دائمی و کارامد برای ایجاد تحولات ثمر بخش و بهبود مستمر است و توسط دکتر ادوارد دمینگ ارائه شده است.
این مطلب را از دست ندهید:ابزارهای استفاده از کایزن
چرخه ی PDCA را می توان در بخش های مختلف همچون بازاریابی، توسعه محصول جدید، افزایش فروش و رضایت مشتری، بهبود کیفیت، سیاست گذاری های بلند مدت و … به کار برد.
این چرخه به دلیل اینکه به صورت مستمر می تواند تمامی بخش های کوچک و بزرگ کسب و کار را به صورت دائمی مورد بررسی قرار دهد؛ روشی کارامد برای اجرایی کردن هر تغییر و ارزیابی فعالیت های سازمان است. همچنین به دلیل داشتن سیکل بهبود برای شروع یک پروژه نیز مناسب است. زیرا با جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه وتحلیل آن ها به منظور بررسی و اولویت بندی مشکلات و تعیین علل زیربنایی، به بهترین واکنش ممکن و رفع مشکلات منجر می شود.
هیچ رهبر تجاری وجود ندارد که به بهبود کسب و کار خود نه بگوید. پیشرفت های تجاری نه تنها به نفع بهبود محصول است ، بلکه کیفیت ، ایمنی و رضایت کارکنان و مشتریان را نیز بهبود می بخشد. 54 درصد از پیشرفت ها رضایت مشتری را افزایش می دهد. بهبود مستمر به نفع ذینفعان داخلی و خارجی است ، از کارکنان گرفته تا مشتریان و سرمایه گذاران. اما ، بهبود مستمر یک معامله یک کاره نیست که یک شرکت انجام دهد و سپس آن را فراموش کند. یک روش پیوسته است و پایان ندارد. روشی است که بخشی از عملیات جاری یک کسب و کار می شود. شما می توانید آن را بعنوان یک شیوه زندگی در نظر بگیرید ، نه چیز جدیدی که ممکن است یکبار امتحان کنید. اگرچه بخشی از تجارت شما می شود ، اما برای تأثیر بر تغییر به استراتژی و روش نیاز دارد.
از آنجایی که بهبود مستمر به یک روش کار تبدیل می شود ، این بدان معناست که همه باید در مسیر بهبود باشند. بنابراین ، ایجاد فرهنگ بهبود در اولویت کار آن قرار دارد. این را می توان با توانمندسازی همه افراد در یک سازمان انجام داد تا درک کنند که آنها می توانند مکان هایی را برای توسعه ایجاد کنند تا تغییرات مثبت ایجاد شود.
لازم است اشاره کنیم که مفهوم کایزن به هر تغییری اطلاق نمی‌شود. بلکه کایزن پیشرفتی آگاهانه و مداوم است و تغییراتی که فایده‌ای برای شما ندارند، نباید اتفاق بیفتند. به هر حال، بهره‌وری شمشیری دولبه است. گاهی به جای اینکه برای انجام کار اصلی تان وقت بگذارید، باید برای امتحان چیزهای تازه و پیدا کردن ابزار جدید وقت بیشتری بگذارید. وقتی در جست‌وجوی راهکارهایی برای بهینه‌سازیِ کارتان هستید، به یاد داشته باشید که بهترین روش برای رسیدن به بهره وری، روشی است که باعث شود کارها را بهتر انجام دهید. ممکن است در ابتدا خسته‌کننده و وقت‌گیر به‌نظر برسد ولی بعد از مدتی این کار بخشی از رویکرد فکری شما یا جزئی از فرهنگ تیمی یا سازمانی‌تان خواهد شد.
ایده‌های سنتی ژاپنی درباره کایزن از پنج اصل اساسی پیروی می‌کنند:
پیشنهاد بهبود
اگر می خواهید پیشرفت مستمر را در تیم یا واحد خود شروع کنید باید بتوانید ایده ها ، مشکلات و پیشنهادات بهبود را جمع آوری کنید. به کارکنان به خاطر مشارکت آنها پاداش دهید. این به تقویت و تداوم تلاش کمک می کند ، و آن را عملیاتی می کند. به طور کلی مشارکت کارکنان ، سنگ بنای مهم هر فرآیند بهبود مستمر است و باید بخشی از جعبه ابزار هر شرکتی باشد که به دنبال بهبود مستمر است. به طور گسترده ای در صنعت رایج است که 80 درصد از همه پیشنهادات معتبر و مفید بهبود همیشه از سوی کارکنان خط مقدم ارائه می شود.
کیفیت بهتر
يکي از عوامل موثر در موفقيت سازمان‌ها در رسیدن به اهداف رضايتمندي مشتري، بهبود در کيفيت خدمات ارائه شده به آنهاست. از سوي ديگر در دنياي رقابتي امروز، کيفيت خدمات يکي از زمينه‌هايي است که سازمان‌ها مي‌توانند از طريق آن به مزيت رقابتي دست يابند. دو اصل مهم و بنیادی در مدیریت خدمات، رضايت مشتري و کيفيت خدمات می باشد. رضايت مشتري، تاثيري عمده بر حفظ مشتريان و در نتيجه سودآوري و موفقيت شرکت در عرصه رقابت دارد، زیرا هزينه جذب يک مشتري جديد، 5 برابر هزينه نگهداري يک مشتري قديمي است .اگر از همان آغاز به نيازهاي مشتريان توجه نشود، به‌کارگيري ابزار بهبود کيفيت منجر به توليد محصولات و خدماتي خواهد شد که کسي آنها را نمي‌خرد.
روحیه بهتر کارکنان
همه ی پیشنهادات باید توسط مدیریت بررسی و ارزیابی شوند، در این صورت فرهنگی که در آن نظرات و پیشنهادات کارمندان ارزشمند است ایجاد می شود. به کارکنان به خاطر مشارکت آنها پاداش داده می شود. که به تقویت و تداوم تلاش کمک می کند و همچنین باعث انگیزه بیشتر و روحیه بهتر کارکنان می شود.
نظم شخصی و سازمانی
ایده اصلی این است که بر تمیز و منظم بودن محل کار تمرکز کنید. در عمل ، این بدان معناست که همه چیزهایی را که لازم نیست حذف کنید . اطمینان حاصل کنید که همه چیز به وضوح ارائه شده و به خوبی نگهداری می شود ، همه اقدامات استاندارد شده است. هدف از نظم و انضباط کارمندان، ارتقا سازگاری در بین کارمندان است به طوری که آنها بتوانند خود را مطابق با نیاز سازمان تنظیم کنند. همچنین کارمندان بتوانند به روشی مطلوب رفتار کنند، تولید را با حداقل هزینه افزایش دهند، روحیه کارمندان را تقویت کنند، تا آنها احساس اطمینان بیشتری داشته باشند.
یکی از مهم ترین عوامل رشد و موفقیت کسب و کارها، توانایی عملکرد کارکنان به عنوان تیم است. با افزایش رقابت میان کسب و کارها، تشویق روحیه خلاقانه در محل کار برای افزایش تولید و بهره‌وری و ایجاد ارتباطی سالم میان کارکنان، اهمیت خاصی پیدا کرده است.
کارتیمی
کار کردن در شرایط گروهی کمک می‌کند که کارکنان سریع‌تر و موثرتر باشند. همکاری تیمی همچنین باعث می‌شود که اعضا مسئولیت پذیرتر باشند و این امر به افزایش انگیزه آنها و بالا رفتن سطح درگیری شغلی کمک می‌کند. با پیشرفت فناوری، استفاده از برنامه‌های ابری برای به اشتراک گذاشتن فایل‌ها و تعامل میان افراد مورد استفاده قرار می‌گیرد.
اهمیت کار تیمی در کسب و کارها :
- همفکری
- ایجاد ارزش و هدفمندی
- سهم برابر برای ابراز نظر
- کمک به حل مشکلات
- کار گروهی آموزنده است
- تجمیع استعداد و توانایی‌ها
- بهبود مهارتهای اعضا
- یافتن راهکار در زمان کمتر
- افزایش حس رضایت از کار و تمایل به ادامه همکاری
چگونه می توان بهبود مستمر فرآیند را پیاده سازی کرد؟
بهبود مستمر فرآیند همیشه آغاز و پایان روشنی ندارد. در عوض ، زمانی بهترین عملکرد را دارد که بخشی از فرهنگ شرکت باشد و همه افراد درون یک سازمان را درگیر کند. در اینجا ملاحظاتی در مورد چگونگی بهبود مستمر فرآیند در مشاغل آورده شده است:
بهبودهای قابل مدیریت:
اهداف معقول تعیین کنید. هنگام پیشرفت ، می خواهید پروژه های بزرگتر را به قطعات کوچکتر و قابل اندازه گیری تقسیم کنید. این کار به کاهش فشارهای روانی و همچنین حفظ همه افراد در مسیر صحیح برای موفقیت کمک می کند.
بازخورد را جلب کنید:
شما باید در طول عملیات خود به طور مداوم از مشتریان ، ذینفعان و کارکنان بازخورد بگیرید. این بازخورد نه تنها به یافتن فرصت های بهبود کمک می کند ، بلکه می تواند دیدگاه های جدیدی را ارائه دهد و ایده های جدیدی را ایجاد کند.
ایجاد انگیزه در کارکنان:
نه تنها زمانی باید فرهنگ را پرورش دهید که هر کارمند احساس کند به ناکارآمدی ها توجه کرده و راه حل هایی را ارائه می دهد ، بلکه باید یک فرهنگ پاداش برای ایجاد انگیزه ایجاد کنید. به عنوان مثال ، می توانید پاداش یا یک سیستم قابل دسترس برای کارکنان ایجاد کنید تا بازخورد را به طور مداوم به اشتراک بگذارند.
این مطلب را از دست ندهید:اصول مدیریت در کایزن
