ابزارهای استفاده از کایزن
کایزن با ریشه در تولید ، فرآیندی است که به دنبال یافتن فرصت هایی برای اطمینان از کارآیی ، به طور مداوم است. این روش شامل ارزیابی فرآیندها ، محصولات و خدمات فعلی است تا اطمینان حاصل شود که خروجی به حداکثر می رسد و ضایعات به حداقل می رسد. داشتن یک فرآیند در محل بسیار عالی است ، اما شما باید مطمئن شوید که پیشرفت در عمل اتفاق می افتد.
آنچه در زیر می آید لیست کوتاهی از انواع مختلف ابزارها ، روش ها و شیوه هایی است که ما یا مشتریانمان برای حمایت و ایجاد بهبود مستمر مفید دانسته ایم.
گوشه کایزن
اولین و رایج ترین روش استفاده از گوشه کایزن است. این به سادگی مکانی است که کارکنان می توانند برای ارائه ایده ها و پیشنهادات بهبود به آنجا مراجعه کنند. این واژه بدیهی است که از زمانی آمده است که تنها راه انجام این کار ، جعبه پیشنهاد در گوشه اتاق استراحت بود. صرف نظر از ابزاری که برای این کار استفاده می کنید ، اصول کلیدی یکسان هستند.
کارمند پیشنهادی می دهد. در حالت ایده آل این می تواند از طریق ابزاری باشد که به طور شفاف برای همه قابل مشاهده باشد ، زیرا این امر ارتباطات و اشتراک دانش را بهبود می بخشد. همه پیشنهادات باید توسط مدیریت بررسی و ارزیابی شوند. این یک هدف دوگانه دارد: اول از همه ، این فرهنگ را ایجاد می کند که در آن کارکنان می دانند که نظرات آنها ارزشمند است. دوم ، کارکنان بازخورد خواهند گرفت که چرا ایده آنها تأیید شده یا نشده است ، که به آموزش کارکنان بیشتر کمک می کند. در آخر، کارکنان باید در مورد نحوه عملکرد این فرآیند و در مورد نحوه مشارکت بهتر آنها آموزش ببینند. همچنین به یاد داشته باشید که چرا مشارکت آنها برای آنها مهم است.
تا آنجا که ممکن است ایده های عملی را اجرا کنید. همانطور که قبلاً در بالا بحث کردیم ، شما همیشه نمی دانید که بهترین ایده ها یا راه حل ها از قبل چیست.ممکن است منجر به ایده های جدید و حتی بهتر در راه شود. و مهمتر از همه ، مزایای هر یک از این موارد در طول زمان افزایش یافته و ترکیب می شود. بنابراین ، منابع کافی را برای پیاده سازی ذخیره کرده و سعی کنید تا آنجا که ممکن است بسیاری از آنها را انجام دهید.
به کارکنان به خاطر مشارکت آنها پاداش دهید. این به تقویت و تداوم تلاش کمک می کند .بنابراین آن را عملیاتی می کند. ما به ایده های موفق و ارزشمند پاداش می دهیم . همچنین برای کارمندانی که نگرش درست را نشان می دهند و تلاش می کنند ، حتی اگر شکست بخورند ، زیرا این امر به ایجاد نوع مناسب فرهنگ کمک می کند. در حالی که پاداش های مالی می تواند ایده خوبی باشد ، مطمئن شوید که از پاداش هایی که بر انگیزه ذاتی تأثیر می گذارند ، مانند تحسین و قدردانی در حضور همکاران نیز استفاده کنید.
Kaizen Corner و به طور کلی مشارکت کارکنان ، سنگ بنای مهم هر فرآیند بهبود مستمر است و باید بخشی از جعبه ابزار هر شرکتی باشد که به دنبال بهبود مستمر است. به طور گسترده ای در صنعت رایج است که 80 درصد از همه پیشنهادات معتبر و مفید بهبود همیشه از سوی کارکنان خط مقدم ارائه می شود.
Gemba Walks
در فرآیندهای ناب ، پیاده روی منظم Gemba یکی از روشهای کلیدی است که مدیران باید انجام دهند. این واژه از کلمه ژاپنی Gemba به معنای “مکان واقعی” گرفته شده است. بنابراین ، پیاده روی در Gemba به این معنی است که مدیریت به خط مقدم شرکت می رود ، جایی که کار واقعاً در آن اتفاق می افتد . چه در طبقه تولید کننده و چه در هر کجا که خدمات مشتری اتفاق می افتد . در اطراف قدم می زند ، نحوه انجام کارها را مشاهده می کند و سوالات می پرسد.
به طور دقیق تر ، ایده این است که این بازدیدها باید بدون نسخه باشند . شما نباید سعی کنید هر زمان که کارکنان را ملاحظه می کنید مسائل را به آنها گوشزد کنید ، بلکه یاد بگیرید که بفهمید واقعاً چه اتفاقی می افتد ، اطلاعات کارکنان را جمع آوری کرده و با آنها درگیر شوید. پس از پایان پیاده روی ، می توانید افکار خود را جمع آوری کرده و با کارکنان همکاری کنید تا مشکلات را حل کرده و نحوه انجام کارها را بهبود بخشید. این امر نه تنها می تواند مسائل آشکاری را که از اتاق کنفرانس یا دفتر گوشه ای نمی دیدید آشکار سازد و به شما کمک می کند تا آنها را برطرف کنید ، بلکه به شما کمک می کند تا در خط مقدم با افراد درگیر شوید . فرهنگی را ایجاد کنید که در آن پیشرفت و نوآوری واقعاً رشد می کند.
این مطلب را از دست ندهید: مدیریت تجربه مشتری چیست و چه مزایایی دارد؟
هر زمان در کار خود با مشکلی روبرو می شوید ، اغلب آسان است که راه حل سریع و آسان و واضح آن را انجام دهید. اغلب این یک تصمیم خوب است ، اما در تعدادی از موارد ، ممکن است به کاهش علائم برای مدتی کمک کند ، ولی علت اصلی را برطرف نمی کند! آنچه شما واقعاً باید انجام دهید این است که علت اصلی ایجاد کننده مشکل را برطرف کنید . در حال حاضر ، یکی از ساده ترین و پرکاربردترین ابزارها برای این منظور ، تکنیک پنج چرا است.
بسیار ساده ، اما موثر است. هر زمان که مشکلی را تشخیص می دهید ، فقط پنج بار پشت سر هم دلیل آن را می پرسید صرف نظر از اینکه پاسخ قبلی چه بوده است. پس از اتمام کار ، تقریباً همیشه علت اصلی را شناسایی کرده اید. برای بهبود مستمر ، این امر از اهمیت ویژه ای برخوردار است ، زیرا بسیاری از مسائل ، ایده ها یا پیشنهادات مربوط به همان علت اصلی باشد .در این صورت با پرداختن به علت اصلی می توانید نتایج بهتری را بسیار سریعتر و ارزان تر بدست آورید. بنابراین ، سعی کنید استفاده از این چارچوب را به یک عادت تبدیل کنید.
چارچوب 5s
چارچوب 5S روش دیگری است که ممکن است برای شناسایی پیشرفت در محل کار استفاده کنید. همانند بسیاری از شیوه های دیگر که ذکر کرده ایم ، این نیز ریشه در فعال کردن تولید در زمان ژاپن دارد .هر یک از پنج عمل با یک کلمه که با S شروع می شود نشان داده شده است. (که ترجمه این کلمات در زیر آمده است)
اینها به ترتیب:
- Sort : مرتب سازی
- Set in order : به ترتیب تنظیم کنید
- Shine : بدرخشید
- Standardize : استانداردسازی کنید
- Self-discipline (sustain) : نظم و انضباط شخصی (پایدار)
همانطور که از خود اصطلاحات متوجه شده اید ، چارچوب 5S در درجه اول برای محیط های فیزیکی کار ، مانند کف کارخانه طراحی شده است ، اما همان اصول هنوز در محل کار مدرن ، که اغلب بخشی فیزیکی و بخشی مجازی است ، هنوز هم صادق است. ایده اصلی این است که بر تمیز و منظم بودن محل کار تمرکز کنید. در عمل ، این بدان معناست که همه چیزهایی را که لازم نیست حذف کنید . اطمینان حاصل کنید که همه چیز به وضوح ارائه شده و به خوبی نگهداری می شود ، همه اقدامات استاندارد شده است و به کارکنان آموزش داده می شود که خودشان تمرینات را حفظ کنند.
مثال بهبود مستمر
اکنون که فهمیده اید بهبود مستمر فرآیند چیست ، مشاهده نظریه ای که در محیط کسب و کار به کار می رود ، مفید خواهد بود. در اینجا نگاهی به پنج نمونه از بهبود مستمر فرآیند می اندازیم و اینکه در کجا می توانید از آن در تمرینات روزانه خود استفاده کنید:
ایده پردازی و اتاق فکر:
شروع به کار اتاق فکر و جلسات ایده پردازی می تواند به نفع سازمان شما باشد. شما می توانید با در دستور کار قرار دادن اتاق فکر یا حداقل ، حضور پرسنل کلیدی را انتخاب کنید تا ایده های ارزشمند مورد بحث قرار گیرند. در طول این جلسات ، می توانید نحوه اجرای فرآیندها را توضیح دهید تا ببینید آیا مکانهایی وجود دارد که باید بهبود یابند یا تغییراتی ایجاد شود. غالباً ، از آنجا که فناوری با اکثر فرایندهای تجاری بسیار آمیخته است ، نقطه شروع بحث در مورد به روز رسانی و راه حل های فناوری جدید است که به منظور بهینه سازی است. به عنوان مثال ، راه حل های اتوماسیون برای رقابت بیشتر مشاغل ضروری می شود.
نظرسنجی:
افرادی که در سازمان شما کار می کنند ، ماهرترین افراد هستند که می دانند کجا می توان پیشرفت هایی انجام داد. نه تنها کسب بازخورد از مشتریان و فروشندگان مهم است ، بلکه بازخورد کارکنان مهم و اغلب نادیده گرفته می شود. با نظرسنجی از تیم خود ، می توانید نقاط دردناک آنها را دریابید و مکان هایی برای بهبود پیدا کنید. شما به عنوان یک رهبر کسب و کار ، بیشتر وقت خود را صرف تصویر بزرگ می کنید .بنابراین جزئیات کوچکتر که بر خروجی های کسب و کار شما تأثیر می گذارد ، بدون چنین بینشی قابل توجه نیست.
آموزش ماهانه:
به ویژه در مشاغل بزرگ ، معمول است که هر کارمند در یک سیلو یا “خط شنا” کار می کند. اما ، هر دو نرم افزار آموزش متقابل و اتوماسیون می توانند به بهبود فرایند کمک کنند. به عنوان مثال ، اگر می توانید کارکنان را آموزش دهید که چگونه چندین کار را انجام دهند ، در صورت عدم حضور فردی به دلیل بیماری یا تعطیلات ، یک روند صدمه ای نمی بیند. ایده دیگر پیاده سازی یک ابزار اتوماسیون در سازمان شما برای کاهش وابستگی به پرسنل کلیدی است. ابزارهای اتوماسیون به گونه ای طراحی شده اند که فرآیندها در سیستم ذخیره می شوند و تقریباً هر کسی که دسترسی داشته باشد می تواند آنها را اجرا کند. فرآیند نه تنها ذخیره می شود و به طور خودکار اجرا می شود ، بلکه با اجرای این فرایند ، سیستم مراحل را که برای تولید خروجی خود انجام می دهد ، مستند می کند.
ممیزی های زمانی:
یکی از مهمترین منابع هدر رفته در یک کسب و کار زمان است. این که بتوانید مدت زمان یک پروسه را از طرف کارکنان خود به دقت اندازه گیری کنید ، می تواند بینشی را برای بهینه سازی فرآیند ارائه دهد. به سادگی استفاده از نرم افزار برای زمان بندی یک فرآیند ساده است. سپس ، می توانید مدت زمان فرآیندها را تجزیه و تحلیل کرده و راه هایی برای از بین بردن زمان تلف شده بیابید. در نتیجه از وقوع تنگناها و تاخیرهای احتمالی جلوگیری شود.
کچ بال: (گرفتن توپ)
در سازمانها ، فرآیندها به ندرت توسط یک فرد واحد شروع و تکمیل می شود. به این ترتیب ، هر فرآیندی نیاز به شخصی دارد که می تواند مسئول اجرای آن باشد . اما همچنان به کمک چندین نفر نیاز دارد. کچ بال روشی برای بهبود مستمر است که مستلزم آن است که شخصی که فرایندی را آغاز کرده است ، هدف و نگرانی های خود را به طور واضح برای سایر افراد درگیر بیان کند. به این ترتیب ، آنها می توانند آن را برای بازخورد و ایده هایی برای بهبود به گروه بیندازند .
موارد فوق تنها ایده هایی برای بهبود مستمر در سازمان شما هستند. اکنون که فهمیده ایم تصویر کلی پیشرفت های مستمر معمولاً چگونه به نظر می رسد ، زمان آن فرا رسیده است که عمیق تر به موارد کاربردی بپردازیم. نرم افزار نظام مدیریت دانش پندار، به کمک ثبت طبقه بندی و استفاده از دانش در سازمان، موجب بهبود مستمر در کل سازمان می شود. شما می توانید در صفحه نرم افزار مدیریت دانش پندار، با این نرم افزار بیشتر آشنا شوید.
