استخراج دانش چیست و اجرای آن چگونه است؟

مراحل استخراج

رویکردهای استخراج و جمع آوری دانش معمولاً از هفت مرحله پیروی می کنند که پیچیدگی ها و منابع مورد نیاز آنها لزوماً به هدف و مقیاس تعداد دفعات انجام آن بستگی دارد:

• تمرکز

 جمع آوری و انتقال هر چیزی که افراد می دانند غیرممکن است. مگر اینکه یک سازمان تعیین کند که می‌خواهد با چه دانش مهمی ارتباط نزدیک‌تری برقرار کند و در مورد مزایای انتقال آن دانش شفاف باشد. در اینجا این سوال مطرح می شود که یک سازمان ، بخش عمده ای از منابع خود را در کجا خرج می کند؟ برای دستیابی به اهدافش به چه چیزی نیاز دارد تا بهتر انجام دهد یا به عملکرد خود به بهترین نحو ادامه دهد؟ دانش ضمنی چه نقشی در کمک به دستیابی به آن دارد؟ در پاسخ باید گفت که تمرکز بسیار مهم است: زیرا تنها افرادی برای انتقال دانش توجیه می شوند که احتمالاً می دانند چه دانش می‌تواند به نحو سودآوری منتقل شود و مشارکت داده شود ، همچنین ان ها از سرمایه‌گذاری زمان و استعدادی را که استخراج دانش به آن نیاز دارد، مطلع هستند. بدیهی است که این یک موضوع جدایی ناپذیربا جویندگان دانش نیز می باشد چرا که این موضوع که آنها چه کسانی هستند، نیازهای خاص آنها چیست و چگونه از اطلاعات تولید شده استفاده خواهند کرد؟ هم بسیار اهمیت دارد. سپس سازمان می تواند با استفاده مجدد از دانش انتقال داده شده  و یادگیری  در چشم اندازهای توسعه، به طور آگاهانه برداشت کند.

• کشف موقعیت های جدید

سازمان ها باید موقعیت‌های حیاتی را که در آن جمع‌آوری دانش، بیشترین مزایا را ایجاد می‌کند، یا جایی که از دست دادن دانش بزرگ‌ترین تهدید محسوب می شود را پیدا کنند و دانش در معرض خطر را شناسایی و اولویت‌بندی کنند. (به طور منطقی، همچنین چیزی مستلزم بررسی اسناد موجود است.) برنامه ریزی در این مرحله به شناسایی نیاز دارد. اطلاعات مربوط به داده‌هایی از جمله درجات مهارت، تحصیلات و آموزش، سابقه کار، شرح شغل، نقش‌ها و مسئولیت‌ها، جزئیات تجربه کاری باید جمع‌آوری شود.

توانمندسازها و بازدارنده‌های دانش ضمنی شامل فرهنگ، خط‌مشی‌ها، ساختارها، فرآیندها، فناوری‌ها، ترتیبات کاری و فعالیت‌های سازمان می‌شوند و افراد و عناصری که می توانند  بطور بالقوه  بر جریان‌ استخراج دانش و در نتیجه بر ذخایر دانش تأثیر بگذارند همیشه مهم انگاشته می شوند.

• تشویق به استخراج دانش

بطور مثال ایجاد فضای رقابتی بین مشارکت کنندگان دانش و جویندگان آن می تواند تناسب خوبی بین آنچه مورد نظر و آنچه ارائه می شود ایجاد کند. همچنین برای کسانی که خواهان هرچه بیشتر انتقال دانش توسط جویندگان دانش هستند، مناسب است. البته، کلید موفقیت در گرو جمع‌آوری‌ فزاینده دانش مؤثر است. که بدین منظور باید مهارت‌های ارتباطی در سازمان را از طریق هوش هیجانی بالا رود.

• سازماندهی

دانش استخراج شده باید از نظر حس، الگوهای تکرارشونده و همچنین شکاف ها و ناسازگاری ها بررسی شود و سپس برای سهولت دسترسی به صورت اشکال منسجم و سیستماتیک در دسترس قرار بگیرد.

• یکپارچه سازی

پس از سازماندهی، دانش باید در قالب های مرتبط برای یادگیری و توسعه قابل تحویل و استفاده شوند.

• ارزیابی بر اساس بازخورد جویندگان دانش

غنی‌سازی بیشتر دانش حاصل از ارتباط، کارایی، اثربخشی، پایداری و تأثیر باید پایش و ارزیابی شود. سازمان ها همچنین باید ارزش دانش را در طول زمان در نظر بگیرند: دانشی که در اسناد ثابت کدگذاری شده است می تواند تاریخ گذاری شود.

• انطباق سازی

 به معنای مناسب سازی دانش یا تغییر متناسب با هدف جدید . همانطور که دارایی های دانش به اشتراک گذاشته می شوند و به کار می روند، الزامات جدید ناگزیر پدیدار خواهند شد. سازمان‌ها باید نمونه‌های یادگیری را تسهیل، توانمند و مستند کنند تا دارایی‌های دانش حیاتی بی‌وقفه تکامل یابند.

تا اواسط دهه 1990، مدیریت دانش مترادف با مهندسی مجدد فرآیند بود و زیربنای کامپیوتری کردن برنامه های کاربردی ، کاری تجاری بود. پس از آن، تمایز بیش از حد بین ماهیت ضمنی و صریح دانش، تلاش‌های مفید اما محدودکننده برای ایجاد پلتفرم هایی که مجموعه‌ای از اطلاعات راهنمایی یا پشتیبانی را شامل می‌شود را تشویق کرد. و اکنون تأکید بر روایت محتوا و مدیریت زمینه است تا از دل تعاملات رسمی و غیررسمی، معنای جدیدی ظهور کند.

از انجا که انتقال دانش به عنوان یک پارادایم برای یادگیری و اقدام برای رفع شکاف های دانش در حال ظهور است، برای انتقال دانش مجموعه‌ای از منابع در نظر گرفته می شود،دانش مرتبط با  موضوعات و رویدادها. که می توان آن ها بر روی اسناد قرار داد تا آنها را توصیف کند و امکان مدیریت دانش را به طور جداگانه از آنچه اسناد توصیف می کند، فراهم شود.