اهمیت مدیریت دانش در سازمان چیست + روش پیاده سازی آن

مزایا و اهمیت مدیریت دانش در سازمان 

این روزها هر چقدر افراد تخصص و دانش بیشتری داشته باشند، قطعا موقعیت اجتماعی بهتری خواهند داشت یعنی می توان گفت موقعیت شما در محل کار یا سازمانی که هستید بر اساس تخصص هایتان تعیین می شود. هر چقدر دانش سازمانی شما بیشتر باشد، قطعا موقعیت بهتری در محل کار خود خواهید داشت و نیاز سازمان نیز به شما بیشتر می شود. اما فرض کنید به هر دلیلی شما نیاز به تغییر جایگاه شغلی، ارتقاء جایگاه یا تعویض شغل خود دارید، در این شرایط تکلیف دانش سازمانی شما چه می شود؟ شما در هر مقطعی که باشید چه رئیس و چه کارمند، به هر حال روزی شغل خود را تغییر یا جایگاه خود را تعویض می کنید، طبیعتا هیچکس دوست ندارد تا آخر عمر یک کارمند ساده در بخش مالی یا فروش یا…. باشد و به فکر پیشرفت است بنابراین باید کسی را جایگزین خود کنید و به فکر تغییر جایگاه خود در سازمان باشید. حال فرض کنید شما مدیر سازمان خود شدید، قطعا هیچ مدیری یک شبه مدیر نشده و برای رسیدن به جایگاه فعلی خود، چندین سال تجربه دارد، بنابراین برای اینکه کارکنان شما نیز مانند خودتان دلسوزانه کار کنند، دانش کافی داشته باشند و بتوانند به بهترین نحو از تجربیات و دانش شما در راستای پیشرفت سازمانتان اقدامات لازم را انجام دهند، نیازمند دانستن تجربه شما هستند. هر چقدر دانش کارکنان شما در رابطه با کسب و کارتان بیشتر باشد، سریعتر به اهداف خود میرسید و می توانید در کار خود پیشرفت کنید. بنابراین امروزه اشتراک گذاری دانش سازمانی برای هر شرکتی تبدیل به یکی از الزامات شده و می تواند کمک زیادی به پیشرفت کسب و کار داشته باشد اما خیلی از افراد هنوز مزایا و اهمیت مدیریت دانش در سازمان را نمی دانند و فکر می کنند اگر دانش تخصصی خود را بروز ندهند ارزش بیشتری دارند یا تقاضا برای آن ها بیشتر است! به همین دلیل ما در این مقاله از گروه نرم افزاری داتیس تصمیم گرفتیم درباره ضرورت و اهمیت مدیریت دانش در عصر اطلاعات و اهمیت مدیریت دانش در سازمان ها اطلاعاتمان را در اختیار شما عزیزان قرار دهیم تا بتوانید برای موفقیت در کسب و کار خود از آن ها استفاده کنید. با ما همراه باشید.

مدیریت دانش چیست؟

ابزارها، اطلاعات و دانشی که نوعی دارایی برای شرکت شما محسوب می شود و اشتراک گذاری آن ها منجر به ارتقاء عملکرد کارکنان شما خواهد شد، دانش سازمانی نامیده می شود و اشتراک گذاری این داده ها بین افراد سازمان، مدیریت دانش نام دارد. شما ابتدا باید دانش موردنیازتان را جذب کنید و تجربیات لازم را کسب کنید، سپس آن را به اشتراک بگذارید و در نهایت با به کارگیری دانش کسب شده، فرآیند مدیریت دانش خود را تکمیل کنید. شما ابتدا باید برای کسب دانش جدید و یا حفظ دانش قدیمی خود تلاش کنید و اقدامات لازم را انجام دهید، سپس آن را ذخیره سازی و یکپارچه سازی کنید، سپس برای اشتراک گذاری و در اختیار دیگران گذاشتن دانش خود اقدام کنید. در نهایت استفاده و بکارگیری از دانش سازمانی، می تواند منجر به بهبود عملکرد سازمان شما شود و در تصمیم گیری های مهم به شما کمک کند. در ادامه به معرفی مزایا و اهمیت مدیریت دانش در سازمان ها می پردازیم.

مزایا واهمیت مدیریت دانش در سازمان ها

دانش و تجربه ای که شما دارید، می تواند قلب اصلی تمام تصمیم گیری های شما در سازمان باشد اگر شما در کسب و کار خود، دانش کافی داشته باشید می توانید از تجربیات و اطلاعاتی که در اختیار دارید برای توسعه محصول یا خدمات خود، بهینه سازی عملکرد سازمان و کارکنان، ارتباط برقرار کردن با مشتریان و…. استفاده کنید. شما برای سازماندهی فرآیندها و عملکرد سازمان خود، نیازمند مدیریت دانش در سازمان خود خواهید بود. مدیریت دانش می تواند مزایای زیادی برای سازمان شما داشته باشد برای مثال شما می توانید دانش و تجربیات خود را ذخیره سازی و هدفمند کنید و با اشتراک گذاری دانش خود در سازمان، علاوه بر بهبود روابط بین کارمند و کارفرما، فرآیندهای سازمان خود را استانداردسازی کنید. برای مثال اگر شما چندین سال است که مشتریان خود را میشناسید، بهتر است مسئول فروش شما نیاز مشتریان سازمان را بداند تا بهتر بتواند برای ارتباط برقرار کردن با آن ها اقدام کند و بر اساس نیازی که دارند، بهترین گزینه را به آن ها پیشنهاد دهد.

همچنین شما با اشتراک گذاری داده ها و تجربیات خود، به کارمندان خود می فهمانید که سازمان شما، استانداردهایی در رابطه با برقراری ارتباط با مشتریان، توسعه محصول و خدمات و… دارد و افراد باید بر اساس این استانداردها عمل کنند تا اعتبار سازمان شما خدشه دار نشود.

• صرفه جویی در زمان و تمرکز بر امور مهمتر

یکی دیگر از مزایای مدیریت دانش در سازمان صرفه جویی در زمان است، فرض کنید شما یک مسیر را قبلا رفتید و اطلاعات لازم را درباره نتیجه آن عملکرد دارید، اگر تجربیات خود را در اختیار بقیه افراد سازمان قرار دهید، دیگر نیازی به صرف کردن زمان کارکنان در مسیری اشتباه نیست و با علمی که از شما دریافت می کنند، زمان خود را برای هدف های مهمتری صرف می کنند.

• عدم نیاز به تخصص خاص در سازمان

یکی از مهمترین مزایا و اهمیت مدیریت دانش در سازمان ها هم می تواند عدم نیاز سازمان به حضور یک فرد خاص باشد! اگر شما کارمندی داشته باشید که در یک زمینه تخصص دارد و اطلاعاتی در اختیار دارد که بقیه افراد ندارند، با از دست دادن نیروی موردنظر یا مرخصی رفتن فرد، ممکن است خطرات زیادی سازمان شما را تهدید کند. بنابراین با اشتراک گذاری تجربیات خود در سازمان، بین کارمندان خود فرهنگی رواج دهید تا اطلاعات و دانش خود را به بقیه افراد هم بیاموزند تا در صورت از دست دادن یک شخص، سازمان شما با بحران اطلاعاتی مواجه نشود.

بنابراین می توان گفت مدیریت دانش در سازمان می تواند یک منبع متمرکز و مفید برای کارمندان شما باشد تا تمام کارمندان قدیمی و جدید شما بتوانند از آن استفاده کنند و به طور مداوم آن را به روزرسانی کنند. حتی اگر کارمندی دیگر با شما همکاری نداشته باشد، شما دانش او را از دست نمی دهید و مابقی افراد می توانند از آن علم استفاده کنند پس با مدیریت دانش دیگر خطر از دست دادن اطلاعات سازمانی را نخواهید داشت و بدون هیچ گونه نگرانی می توانید تمرکز خود را بر سایر امور شرکت منعطف کنید.

• کسب مزیت رقابتی بازار با کمک مدیریت دانش در سازمان

شما می توانید علاوه بر اشتراک گذاری تخصص ها، اطلاعاتی که از سایر رقبا، همکاران و حتی بازار رقابتی خود به دست می آورید را ثبت کنید، مسیر پیشرفت سایر رقبا را ثبت کنید، آن ها را تحلیل کنید و با ایجاد مزیت رقابتی برای خود در بازار، رهبر صنف خود شوید. داشتن اطلاعات و دانش کافی در رابطه با سازمان های رقیب، می تواند به تصمیم گیری های شما در کیفیت محصول یا خدمات و همچنین ایجاد مزیت در محصولات و خدماتتان کمک کند.

• صرفه جویی در زمان و هزینه استخدام و آموزش نیرو

همچنین علاوه بر اینکه مدیریت دانش در سازمان می تواند بهره وری کارکنان را افزایش دهد، فرآیند استخدام را نیز ساده تر می کند. چون کارکنان جدید شما با خط مشی های سازمان شما آشنا می شوند و دانشی که برای شروعی موثر در سازمان شما نیاز دارند را کسب می کنند. بنابراین لازم است دانش سازمانی شما همیشه به روز باشد و همه کارکنان و رئیسان در سازمان شما دانش خود را در اختیار بقیه قرار داده باشند تا ورود به سیستم شما راحت تر باشد و عملکرد شما بهینه تر باشد.

• کاهش استرس در سازمان و بهبود عملکرد

از دیگر مزایای مدیریت دانش در سازمان می توان به افزایش امنیت روانی در سازمان اشاره کرد. با اشتراک گذاری داده ها و اطلاعات می توانید به راحتی به تمام منابع دسترسی داشته باشید، بنابراین کارکنان شما نیز بدون هیچ نوع نگرانی می توانند به پیشرفت کار فکر کنند و دیگر نگران نداشتن اطلاعات کافی نباشند.

بهترین روش مدیریت دانش در سازمان کدام است؟

با توجه به تمام مطالبی که گفته شد، با مزایا و دلایل اهمیت مدیریت دانش در سازمان تا حدودی آشنا شدیم. اما سوالی که پیش می آید این است که چگونه می توان دانش سازمانی را مدیریت کرد؟ اصلا این مزایا چطور به دست می آید؟ چگونه می توانیم دانش سازمانی را به اشتراک بگذاریم؟ چگونه مدیریت دانش را اجرا کنیم ؟ و یا روش اجرایی مدیریت دانش چگونه است؟ این سوالات جزء پرتکرارترین سوالات سازمان هاست به همین دلیل ما در گروه نرم افزاری داتیس تصمیم گرفتیم مراحل پیاده سازی مدیریت دانش در سازمان را برای شما ساده تر کنیم. اما چگونه؟

با کمک نرم افزار مدیریت دانش و یا سیستم مدیریت دانش سازمانی شما می توانید به راحتی به تمام این مزایا دست پیدا کنید و دانش کارکنان و مدیران را در سازمان یکپارچه کنید. کاربری نرم افزار مدیریت دانش داتیس بسیار ساده است و تمام کارکنان شما با هر نوع سطح دانشی می توانند به خوبی از آن استفاده کنند. شما با کمک این نرم افزار می توانید مراحل و فرآیند مدیریت دانش را در سازمان خود در قالب یک فرآیند طراحی و پیاده سازی کنید و به صورت سفارشی سازی شده تحویل بگیرید. مدیریت دانش یک فرآیند بین مدیران، رهبران و کارمندان است و همگی باید در آن مشارکت داشته باشید تا به بهترین نحو بتوانید تاثیر آن را مشاهده کنید. در واقع مدیریت دانش یک امر مستمر است که باید به صورت مداوم به روزرسانی شود بنابراین اجرای آن به صورت سنتی امکان پذیر نیست و شما نیازمند یک سیستم مدیریت دانش یا نرم افزار مدیریت دانش خواهید بود تا افراد تازه وارد هم بتوانند از دانش و تجربیات شما استفاده کنند و با مشکلات پرتکرار سازمان خود آشنا شوید همچنین نیازی به هزینه برای آموزش نیروهای جدید نداشته باشید و با کمک مدیریت دانش بتوانید به صورت مکانیزه اطلاعات را به سایر افراد منتقل کنید.

مزایای نرم افزار مدیریت دانش داتیس

سیستم مدیریت دانش داتیس امکان ثبت انواع بسته های اطلاعاتی، طبقه بندی و دسته بندی اطلاعات سازمانی، ثبت دانش در قالب های مختلف مانند WIKI ، pdf ، صفحات وب و…. ، تولید و مدیریت محتوای سازمانی به صورت شخصی سازی شده، شناسایی انجمن ها، گیمیفیکیشن و…. را در اختیار شما قرار می دهد و مدیریت دانش را در 7 مرحله به صورت کاملا حرفه ای پیاده سازی می کند. در صورت تمایل به کسب اطلاعات بیشتر شما می توانید با همکاران و مشاوران ما در گروه نرم افزاری داتیس تماس بگیرید و یا به صفحه اصلی سیستم و نرم افزار مدیریت دانش داتیس مراجعه کنید و اطلاعات موردنیازتان را درباره این نرم افزار کسب کنید.