مدیریت دانش سازمانی چه چالش هایی دارد؟
بررسی چالش های مدیریت دانش در سازمان
هر سازمانی برای اینکه بتواند موفق بشود باید از خلاقیت و ایده پردازی کارکنان خود استفاده کند. همانطور که می دانید کارکنان بهتر از مدیران با مشتریان سر و کار دارند و بیشتر از مدیران اصلی درگیر چالش های شرکت هستند بنابراین بهتر می توانند نیاز مشتریان را بشناسند و بر اساس نیاز کاربران می توانند بهترین پیشنهاد را برای بهینه سازی محصول و خدمات ارائه کنند. بنابراین ایده پردازی و خلاقیت کارکنان می تواند در رسیدن به اهداف سازمانی و کسب مزیت رقابتی بسیار موثر باشد. این خلاقیت و ایده پردازی کارکنان و استفاده از دانش و تخصص کارکنان و در کل همه افراد سازمان حتی مدیران، مدیریت دانش سازمانی نامیده می شود که در یک مقاله به صورت کامل به معرفی آن پرداختیم و مزایای آن را بررسی کردیم. اما پیاده سازی مدیریت دانش می تواند چالش های زیادی داشته باشد و کار ساده ای نیست. به همین دلیل در این مقاله از گروه نرم افزاری داتیس به بررسی چالش های مدیریت دانش پرداختیم و سعی کردیم راه حل مناسبی برای حل این چالش ها ارائه کنیم. با ما همراه باشید.
چالش های مدیریت دانش در سازمان
معمولا همه سازمان هایی که می خواهند از مدیریت دانش در سازمان خود استفاده کنند با چالش های مشابهی روبرو می شوند و راه حل آن ها معمولا یکسان است که شامل موارد زیر است:
بودجه بندی و اختصاص منابع برای اجرای مدیریت دانش
یکی از مشکلات و چالش هایی که سازمان ها در اجرای مدیریت دانش دارند، بودجه بندی و اختصاص منابع لازم برای سازمان هاست فرض کنید شما ایده ای دارید یا کارکنان شما ایده ای به شما می دهند که برای اجرای آن نیازمند منابع و یا بودجه ای هستند، اما شما منابع کافی یا بودجه کافی برای اجرای آن ایده ندارید یعنی شما با وجود اینکه می دانید یک روش یا ایده درست است نمی توانید آن را اجرا کنید چون منابع کافی برای اجرای آن ندارید. برای حل این چالش بهتر است شما از مدیران خود بخواهید یک بودجه اختصاصی برای مدیریت دانش سازمان اختصاص دهند، این بودجه باید در زمانی مناسب و در بهترین موقعیت خرج شود، بنابراین شما باید برای پیشبرد اهداف سازمانی خود، از ابزارهای مدیریت دانش استفاده کنید، اقدامات و هزینه ها را پیش بینی کنید، وقت کافی برای برگزاری جلسات مختلف داشته باشید و از اینکه می توانید ایده موردنظرتان را اجرا کنید مطمئن شوید، یعنی اگر قرار است برای یک ایده وقت، بودجه و منابعی را در نظر بگیرید باید بتوانید در نهایت آن را اجرا کنید چون در صورت انجام نشدن یا کارآمد نبودن آن ایده برای شما، ضرر می کنید. همچنین بهتر است کسانی که ایده های خوب و خلاقانه ای ارائه می کنند، تشویق کنید تا بقیه کارکنان هم برای ایده پردازی تشویق شوند.
استفاده از منابع موجود نباید هدف شما باشد
یکی دیگر از چالش هایی که مدیران سازمان ها در مدیریت دانش با آن مواجه می شوند مربوط به منابعی است که در اختیار دارند. گاهی اوقات، یک سازمان یک وسیله یا منبعی را تامین کرده و توقع دارند که کارکنان بر اساس این شرایطی که الان برایشان فراهم است، ایده پردازی کنند، گاهی اوقات لازم است شما منابعی که دارید نادیده بگیرید یا فعلا با آن ها کاری نداشته باشید تا در زمان مناسب از آن ها استفاده کنید. یعنی منابع و فرآیند شرکت شما باید از کارکنان شما حمایت کند اما نباید تنها هدف شما از کار در سازمانتان استفاده از این منبع باشد، شما باید بر اساس نیاز سازمان خود ایده پردازی کنید ن اینکه به دنبال کاربرد ابزاری باشید که قبلا تهیه کردید.
همسو کردن اهداف مدیریت دانش با اهداف کلی سازمان
اگر اهداف مدیریت دانش در سازمان شما با اهداف کلی سازمان شما یکسان و همسو نباشد ممکن است شما بعد از یک مدت کار کردن روی مدیریت دانش سازمانی خود، دلسرد شوید و یا فرصت کافی برای آن نداشته باشید و در نهایت از اولویت شما خارج شود، بنابراین بهتر است مدیریت دانش سازمانی خود را با اهداف کلی سازمانتان همسو کنید تا برای آن هدف تلاش کنید و انگیزه لازم برای رسیدن به آن را داشته باشید و به دلیل ارزش بالایی که برای شما دارد، آن را ادامه دهید.
انگیزه دادن و هدف دادن به کارکنان برای به درستی انجام دادن کار
با انگیزه دادن به کارکنان، تشویق کارکنان و ارزش دادن به کاری که انجام می دهند، سعی کنید به آن ها انگیزه مثبت منتقل کنید تا بتوانند اهداف مدیریت دانش را بشناسند و در جهت رسیدن سازمان به اهداف، تلاش کنند.
ضعیف بودن هدف مدیریت دانش
یکی دیگر از چالش های مدیریت
دانش در سازمان ضعیف بودن هدف مدیریت دانش است ممکن است هدف مدیریت دانش به خوبی تعیین نشده باشد، در این شرایط بهتر است یک هدف خوب و معین برای مدیریت دانش سازمانی خود در نظر بگیرید و تعیین کنید، مسیر رسیدن به هدف خود را مشخص کنید و عملکرد سازمان خود را بر اساس هدفی که دارید تنظیم و تعیین کنید و شرایط سازمان خود را برای رسیدن به هدف نهایی بهینه سازی کنید برای مثال اگر هدف شما افزایش فروش است، بهتر است هدف خود و میزان فروش دلخواهتان را مشخص کنید، عوامل موردنیاز برای رسیدن به این مبلغ فروش را تعیین و فراهم کنید، روش های رسیدن به هدف را مشخص کنید و در جهت رسیدن به آن گام بردارید تا سریعتر به هدف خود برسید مثلا می توانید بازار رقابتی خود را مشاهده و بررسی کنید، پس از بررسی رقبا و ایجاد یک مزیت رقابتی برای سازمان خود، فروش خود را چند برابر کنید.
همکاری و مشارکت نکردن افراد در سازمان
اگر مزایای مدیریت دانش را برای کارکنان و مدیران بخش ها تعیین نکنید و آن ها ندانند که در پی انتقال تجارت خود به دیگران چه سودی می توانند دریافت کنند، قطعا سازمان شما با چالش روبرو می شود چون کسی انگیزه ای برای اینکه تخصص خود را به دیگری انتقال دهد ندارد، بنابراین سعی کنید آگاهی کارکنان را درباره مزایای مدیریت دانش سازمانی بیشتر کنید برای مثال می توانید از کارکنان خود بخواهید زمانی که با مشکلی مواجه شدند، تجارب خود را با دیگران به اشتراک بگذارند، سوال بپرسند، با هم گفتگو کنند، به یکدیگر پیشنهاد دهند و از تمام روش ها و ابزارهایی که می توانند برای بهینه سازی کار خود استفاده کنند. بنابراین اگر کارکنان شما تمایلی برای ارتباط با سایر اعضا ندارند و ترجیح می دهند کار خود را به تنهایی انجام دهند و مشکل خود را به تنهایی حل کنند، باید آن ها را به مشارکت در سازمان دعوت کنید با این کار، می توانید علاوه بر مدیریت دانش در سازمان خود، مشارکت کارکنان را نیز افزایش دهید و نتیجه بهتری دریافت کنید چون ایجاد هماهنگی و صمیمیت بین اعضای یک سازمان می تواند در رسیدن به اهدافتان کمک بیشتری برای شما داشته باشد.
همچنین شما می توانید افرادی را در سازمان خود به عنوان یک متخصص مشخص کنید، برای مثال اگر کسی در یک زمینه خاص تخصص دارد می توانید آن فرد را به بقیه معرفی کنید تا زمانی که کارکنان با مشکلی مواجه شدند، با مراجعه به این فرد متخصص مشکل خود را حل کنند و اطلاعات لازم را در این زمینه از او دریافت کنند.
ایجاد یک منبع معتبر در سازمان برای حل مشکلات سازمانی
یکی دیگر از چالش های مدیریت دانش در سازمان نداشتن یک منبع خوب برای ارتباط با سایر افراد است فرض کنید شما در سازمان خود چندین متخصص دارید که برخی به صورت دورکار کار می کنند و یا با چالش هایی روبرو می شوید که تکراری هستند مثلا در بخش فروش خود، به یک سری از اطلاعات دست پیدا می کنید که برای سایر افراد هم این مشکل بعدا به وجود می آید، اگر شما سیستم مدیریت دانش مکانیزه ای نداشته باشید، کارکنان هر بار باید برای رفع مشکل خود به فرد متخصص سر بزنند، با او صحبت کنند و …. به همین دلیل ممکن است تایم فرد متخصص شما گرفته شود و یا اصلا کارکنان شما که با این مشکل مواجه شدند حوصله یا وقت صحبت کردن و مراجعه کردن به فرد دیگری را نداشته باشند، به همین دلیل بهتر است شما در سازمان خود از سیستم مدیریت دانش پیشرفته ای استفاده کنید که امکان سرچ و جستجو کردن مسئله و مشکل در آن وجود داشته باشد، اگر روشی قبلا تست شده آن را تایید کنند تا بقیه کارکنان زمانی که آن را دیدند، بدانند این روش تایید شده و قبلا جواب داده بنابراین مجددا می توانند از آن استفاده کنند. همچنین می توانید مهمترین و بهترین روش ها را برای حل یک مشکلی که از چند روش حل می شود، برای بقیه افراد سازمان هم تعیین کنید تا زمانی که کسی با مشکلی مواجه شد بداند بهترین روش برای حل آن چیست.
این مطلب را از دست ندهید: استانداردهای ایزو 30401 مدیریت دانش چیست؟
اگر سیستم مدیریت دانش سازمانی شما به درستی کار کند، طبیعتا باید زمانی که یک فرد با مشکلی مواجه می شود، بتواند از طریق انجمن ها با افراد متخصص در همان زمینه ارتباط برقرار کند تا بتواند یک یا چند پاسخ دریافت کند و مشکلش را به بهترین شکل حل کند بنابراین امکان ارتباط با متخصصان از طریق انجمن ها هم باید یکی از ویژگی های سیستم مدیریت دانش شما باشد تا کارکنان مشارکت بهتری در این امر داشته باشند و از مشورت گرفتن دلسرد نشوند. اگر سیستم مدیریت دانش شما به روز باشد، استفاده از آن برای کارکنان شما به عنوان یک کار اضافه تلقی نمی شود و یک فرآیند جداگانه نیست، یعنی ابزارها و سیستم های کاری شما طوری تنظیم می شود که بدون نیاز به تلاش بیهوده در سازمان و در کمترین زمان ممکن کیفیت نتایج عملکرد شما بهتر شود. در واقع نرم افزار مدیریت دانش می تواند یک نظام اصولی از همفکری و همکاری بین کارکنان شما ایجاد کند که در نهایت مشارکت سازمانی را افزایش دهد.
با وجود تمام چالش های مدیریت دانش در سازمان که در این مقاله از گروه نرم افزاری داتیس ذکر کردیم، باز هم مزایای مدیریت دانش بیشتر از چالش های آن است و استفاده از آن در سازمان شما، می توانید سبب بهینه شدن عملکرد سازمانی شود بنابراین توصیه می کنم با وجود سختی ها و چالش هایی که ممکن است با آن مواجه شوید حتما مدیریت دانش سازمانی را امتحان کنید و از مزایای آن بهره مند شوید. قطعا هر کاری با سختی هایی که دارد می تواند نتیجه مطلوبی برای شما به همراه داشته باشد، اما مدیریت دانش سازمانی مزایای زیادی در بهینه سازی عملکرد کارکنان و انتقال اطلاعات و حفظ اطلاعات سازمانی شما خواهد داشت. اگر سیستم مدیریت دانشی که در سازمان خود استفاده می کنید بر اساس استانداردها و اصول اصلی مدیریت دانش پایه گذاری شده باشد، قطعا خیلی بهتر می تواند به شما کمک کند، به همین دلیل ما در گروه نرم افزاری داتیس سعی کردیم سامانه مدیریت دانش داتیس را بر اساس استاندارد ایزو 2018 30401 مدیریت دانش تولید کنیم و امکانات کاربردی را به آن اضافه کنیم تا طی مراحل مدیریت دانش، بتوانید بهترین نتیجه را در شرکت خود دریافت کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره سیستم مدیریت دانش داتیس می توانید به صفحه اصلی محصول ما مراجعه کنید و اطلاعات تکمیلی را درباره آن مطالعه فرمایید یا در صورت نیاز می توانید با کارشناسان ما در مجموعه داتیس تماس حاصل فرمایید و سوالات و نیازهای خود را بیان کنید. اگر در بحث مدیریت دانش با چالش های دیگری هم روبرو شدید که به دنبال راه حلی برای آن هستید می توانید در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید تا کارشناسان ما در اسرع وقت پاسخگوی شما باشند.
مشاهده سیستم مدیریت دانش در سازمان داتیس بر اساس اصول استاندارد ایزو 2018 30401
