مزایای مدیریت دانش برای کسب و کارها

1. افزایش نرخ بهره وری و بهبود عملکرد

زمانی که کارکنان به تمام دانش مورد نیاز خود در سازمان دسترسی داشته باشند، مفیدتر و موثر وظایف خود را عهده دار خواهند بود. افزایش سطح دانایی و تخصص کارمندان  منجر به توانمند سازی کارکنان می شوند و کارکنان تمرکز بیشتری روی امور و تحقق اهداف استراتژیک خواهند داشت. در نتیجه شاهد بالا رفتن عملکرد و بهره وری خواهیم بود.

2. جلوگیری از هدر رفت هزینه ها و زمان

یک از از اصلی ترین مزایا مدیریت دانش، کاهش هزینه هاست. این صرفه جویی در ابعاد مختلفی رخ می دهد. با مدیریت دانش دارایی در سازمان هزینه اموزش نیرو های جدید به طور چشمگری کاهش می یابد. از طرفی با بهبود فرایند ها هزینه هایی پنهانی که باعث ضرر می شدند از بین می رود. بعلاوه با ارتقای سطح مهارت و افزایش عملکرد کارکنان، فعالیت های روزمره موثرتر و سود آورتر خواهد بود.

3. افزایش مشارکت کارکنان و بهبود فرهنگ سازمانی

عدم مشارکت کارکنان باعث عقب ماندن از پیشرفت می شود. سیستم مدیریت دانش برای ثبت و استفاده کارکنان از دانش ،آنها را بهم نزدیکتر می کند. تعامل بین افراد و تبادل دانش مشارکت را افزایش می دهد و روابط سالم و قوی ایجاد می کند که در کار تیمی آنان را موفق می کند. کارکنان با همفکری و اشتراگ گذاری دانش خود، احساس مفید بودن و رضایت شغلی نیز خواهند داشت.

4. حفظ منابع دانش و دانایی

همیشه دیدن مرخصی یک کارمند کلیدی سخت است.این سختی با بازنشستگی آنان بیشتر هم می شود. وقتی آنها از سازمان خارج می شوند، تخصص و دانشی را که در طول سال ها به دست آورده اند و انباشته کرده اند با خود می برند. وقتی زمان و منابع صرف شده برای هر فرد را نیز در نظر بگیرید، بیشتر متوجه ارزش دانش در نزد افراد می شوید. اما مرخصی، باز نشستگی یا جابجای نیرو ها در شرکت اجتناب ناپذیر است.

این همان نقطه تلاقی است که، سیستم مدیریت دانش می تواند از هدر رفتن دانش با خروج کارکنان جلوگیری کند و اطمینان حاصل کند که دانش متخصص در کسب و کار شما باقی می ماند. کارمندان باقی مانده یا جدید می توانند به تخصص و تجربه آگاه ترین کارکنان سازمان چه در گذشته چه در حال دسترسی داشته باشند.

5. تصمیم گیری سریعتر، همسوتر و قاطعانه تر

تصمیمات آگاهانه بهترین تصمیم هستند. با مدیریت دانش، تصمیم گیرندگان می توانند تصمیمات بهتری بگیرند زیرا آنها دیدگاهی جامع از داده ها و بینش هایی دارند که در سراسر سازمان وجود دارد. از طرفی محیط کاری مبتنی بر یادگیری و مدیریت دانش، کارکنانی توانمند پرورش می دهد که در موقعیت های لازم تصمیمات مهم را با داشتن تجربیات واقعی بگیرند. این تصمیات قاطعانه بر محور دانشی که از گذشته تا حال ثبت شده است، با توجه به استراتژیک سازمان کارآمدتر خواهند بود.

6. افزایش نرخ نوآوری و خلاقیت

با رشد صنایع و افزایش رقابت، کسب درآمد بیشتر برای کسب و کارها چالش برانگیزتر می شود. از طرفی نیاز های مشتریان در حال تغییر هستند و رشد روز افزون تکنولوژی نیاز های جدیدی به وجود می آورد. کسب و کارها برای همسو شدن با این سرعت تغییرات مستلزم خلاقیت هستند. ایجاد دانش جدید از طریق اشتراک گذاری صحیح دانش، همکاری و ارائه اطلاعات می تواند به تحریک نوآوری کمک کند. با تبادل دانش و یافته ها خلاقیت در پاسخ به نیاز های مشتریان و انجام فرایند ها به طور چشمگیری افزایش پیدا می کند.

7. جلوگیری از دوباره کاری و تکرار اشتباهات

در نظر بگیرید که در یکی از شعبه های کسب وکارتان مشکلی برای شبکه توزیع پیش آماده باشد و یکی از نیرو ها با دانش و مهارت خود این مشکل را حل کرده است. پس از گذشت مدتی همان مشکل در یکی دیگر از مراکز رخ داده است. کارکنان به دنبال راه حلی برای مشکل تکراری هستند، زمان و انرژی زیادی صرف یافتن پاسخ می شود. با پیاده سازی سیستم مدیریت دانش، راه حلی که در مرکز اولی، مشکل را حل کرده است در پایگاه دانش ثبت می شود و دیگر زمانی برای یافتن پاسخ دوباره هدر نمی رود و از دوباره کاری جلوگیری می شود.

در سیستم مدیریت دانش نه تنها راه حل مشکل وجود دارد بلکه روشهایی که امتحان شده، اما اشتباه بوده هم ثبت می شود. اینگونه افراد اشتباهات یکدیگر را نیز تکرار نمی کنند. بعلاوه، اجتناب از تلاش مضاعف باعث صرفه جویی در زمان و هزینه می شود، روحیه کارکنان را بالا نگه می دارد و کار را ساده می کند. با صرف نکردن زمان برای یک کار تکرار، می توان زمان بیشتری کارهای مهم تر داشت.

8. ارائه خدمات با کیفیت و افزایش رضایت مشتریان

به اشتراک گذاری دانش و همکاری متقابل محصول یا خدمات با کیفیت تری خواهیم داشت که باعث ارائه ارزش در کنار محصول می شود. همینطور، سازمان می تواند پاسخ های سریع تری بدهد یا زمان بهبود یک محصول یا خدمات را کوتاه کند. یک مشتری در مورد یک محصول سوالی می پرسد و یک کارمند رو به مشتری به پایگاه دانش شرکت خود دسترسی پیدا می کند و به سرعت اطلاعات مورد نیاز مشتری را به دست می آورد. مدیریت دانش کارکنان را قادر می سازد تا اطلاعات و راه حل های به موقع و ثابت را به مشتریان ارائه دهند یا در صورت بروز مشکل، به درستی و با سرعت مشکل را حل کنند.

9. تسهیل دسترسی به دانش سازمان و استفاده حداکثری در طول عمر دانش

با توجه به پیشرفت روزافزون تکنولوژی و به سبب آن بروزرسانی دانش، مهم است که پیش از منقض شده دانش از آن بهره مند شد. چابکی به دستیابی دانش کمک می کند تا در طول عمرمفید یک دانش، حداکثر استفاده از آن شود. مدیریت دانش عملیات یافتن اطلاعات مورد نیاز شما یا افرادی که آن را در اختیار دارند، ساده می کند. در سازمان هایی که دانش زیادی را جمع آوری و پردازش می کنند، دسترسی، جستجو و استفاده از آن برای کارکنان همیشه آسان نیست. با یک KM در کنار یک استراتژی مدیریت دانش قوی، به راحتی می توان به اطلاعات دسترسی پیدا کرد و کارمندان بر اساس آن عمل کنند. این سهولت دسترسی منجر به گردش کار بهینه و به اشتراک گذاری اطلاعات بین تیم ها می شود.

10. تسریع در آموزش نیرو های جدید و گسترش یادگیری

تصور کنید که مدیر جدید خدمات امور اداری استخدام شده است و مدیر جدید در تلاش است بداند باید کار خود را از کجا آغاز کند. یکی از چیزهایی که در اینجا کمک خواهد کرد این است که آن کارمند جدید دسترسی سریع به دانش مدیر بخش قبلی داشته باشد. اگر شرکت دارای یک سیستم دانش متمرکز باشد می توان به آن دست یافت در غیر اینصورت زمان و هزینه زیادی از سازمان هدر می رود تا نیرو جدید به امور و اطلاعات آگاه شود.

از طرفی یادگیری و توسعه کارکنان هرگز نباید متوقف شود. اگر کارکنان از سیستم مدیریت دانش بهره مند شوند به داده ها و اطلاعات مورد نیاز خود در سراسر سازمان دسترسی پیدا می کنند. آنها می توانند دانش خود را افزایش دهند و به تنهایی به دنبال توسعه بیشتر مهارت های خود باشند. افزایش مهارت و دانایی کارکنان باعث میشود کسب و کارمان در زمینه فعالیت خود حرفه ای شود.