اصول مدیریت در کایزن

ابزارهای دیجیتال CI

همانطور که قبلاً در Kaizen Corner بحث کردیم ، ابزارهای دیجیتالی می توانند ارزش زیادی برای بهبود مستمر ایجاد کنند. ابزار مناسب نه تنها می تواند مشارکت افراد را آسان کند و شرکت نیز بتواند ایده ها ، مشکلات و پیشنهادات بهبود را جمع آوری ، مدیریت و اولویت بندی کند، بلکه می تواند بسیاری از کارهای دستی که در این فرایند دخیل هستند را حذف کرده و تجزیه و تحلیل ارائه دهد. علاوه بر این ، با مجموعه ابزارهای مناسب ، می توانید پیشرفت مستمر را فراتر از کارکنان خود به مشتریان ، شرکا و سایر ذینفعان خود گسترش دهید . که همه آنها منابع مهم بینش و پیشنهادات بهبود هستند.

• چالش های کلیدی در بهبود مستمر

قبل از اینکه این راهنمای کاملاً گسترده برای بهبود مستمر را به پایان برسانیم ، هنوز مهم است که چالش های کلیدی مربوط به بهبود مستمر را بررسی کنیم ، و اینکه در کجا ممکن است اشتباه کنید تا بتوانید موارد بیشتری را به دست آورید. اشتباهات متداول.

اولین و احتمالاً رایج ترین اشتباه این است که فقط از پیشرفت مداوم هیجان زده شوید . از همه ایده های خود را بخواهید و سپس متوجه شوید که کارهای زیادی وجود دارد که باید روی آنها کار کرد ، اما شما منابع لازم برای پیاده سازی هر یک از آنها را ندارید. و اگر ایده ها را اجرا نکنید یا مشکلات را برطرف نکنید ، بدیهی است که هیچ اتفاقی نمی افتد. بنابراین ، اگر به فکر بهبود مستمر در مقیاس کل سازمان هستید ، مطمئن شوید که مدیریت روی کار است و متعهد به این فرایند است . شما واقعاً منابع کافی در سراسر سازمان برای اجرای بسیاری از پیشنهادات ایجاد شده دارید.

اگر می خواهید پیشرفت مستمر را در تیم یا واحد خود شروع کنید ، همان اصول هنوز هم بسیار کاربرد دارد . مگر اینکه در حال حاضر فقط به تأیید درون تیم خود نیاز داشته باشید، به همین دلیل است که ما اغلب شروع کوچک و اثبات ارزش بهبود مستمر را قبل از افزایش تلاش در سطح شرکت توصیه می کنیم.

• نقشها و مسئولیتهای نامشخص

چالش دیگر ناشی از داشتن نقش ها و مسئولیت های نامشخص است. اگر فرایند روشنی ندارید که در آن افراد نقش خود را بدانند و متعهد به مدیریت مسئولیت های خود باشند ، به احتمال زیاد شما شروع به مشاهده ی ایده های زیادی در بین شکاف ها خواهید کرد . این امر منجر به هیچ نتایج ملموسی نمی شود.

آنچه ما معمولاً توصیه می کنیم این است که پیشاپیش با ابتکار در مورد اینکه چه کسی مسئول و برای چه چیزی مسئول است ، توافق کنیم. این شامل انواع مختلفی از ایده ها ، ارزیابی و تصمیم گیری مربوط به آنها ، بلکه ارتباطات و مدیریت جامعه است. انجام این کار بسیار ساده است و می تواند شما را از بسیاری از مشکلات و ناامیدی ها نجات دهد.

• چرخه بازخورد بسیار کند است

همانطور که در بالا بحث کردیم ، بهبود مستمر یک فرایند تکراری است. بنابراین ، همانطور که مدام پیشرفت می کنید ، هرچه تعداد بیشتری از آنها را بتوانید در همان زمان انجام دهید ، نتایج معمولاً بهتر خواهد بود. با این حال ، یک مسئله حتی بزرگتر برای اکثر سازمانها زمان چرخه فرآیند است. این مدت زمان لازم است تا پیشنهاد بهبود واقعاً اجرا شود. هرچه زمان چرخه شما سریعتر باشد ، می توانید به توان بیشتری نیز دست پیدا کنید.

با این حال ، نکته بسیار مهمتر این است که تنها پس از اجرای بهبود ، می توانید نتایج را تجزیه و تحلیل کرده و از آنها درس بگیرید. و همانطور که آموخته ایم ، اولین نسخه از هر پیشرفتی استثنائات بسیار کمی دارد ، اما بسیار دور از بهترین نسخه ممکن است. بنابراین ، هرچه زمان چرخه شما سریعتر باشد ، سریعتر یاد می گیرید . سریعتر می توانید پیشرفت های بیشتری را انجام دهید ، که دوباره چرخه بهبود را تقویت می کند. از سوی دیگر ، اگر برای مثال تصمیم گیری برای همیشه طول بکشد ، یا اگر یک نفر تنگنای اجرا باشد ، نتایج بهبود مستمر شما ممکن است فلج شود. بنابراین ، به زمان متوسط چرخه فرآیند خود توجه ویژه ای داشته باشید!

شامل همه کارکنان در این فرایند نمی شود

همانطور که تا کنون تصور کرده اید ، غیرممکن است که بدانید بهترین ایده ها از قبل از کجا می آیند. بنابراین ، اگر تصمیم بگیرید برخی افراد را از این روند حذف کنید ، ممکن است ایده های ناب را از دست بدهید بدون این که کمترین نکته ای در این مورد وجود داشته باشد.

آنچه اغلب اوضاع را بدتر می کند این است که افرادی که حذف می شوند معمولاً کسانی هستند که در خط مقدم شرکت هستند، آنجاست که اکثریت قریب به اتفاق ایده های خوب و پیشنهادات بهبود (که قبلاً اجرا نشده است) وجود دارد. و دلیل آن نیز بسیار طبیعی است: اگر مدیریت از مسئله مهمی آگاه باشد ، احتمالاً به آن رسیدگی خواهد کرد و هرچه مدیریت از موضوعی دورتر باشد ، احتمال اطلاع از آن کمتر است. به علاوه ، با مشارکت همه در این فرایند ، نشان می دهید که به بینش ها و تخصص افراد اهمیت می دهید و می توانید فرهنگ فعال و فعال تری را شکل دهید.